概要
汎用申請を申請(起案)したり、その申請を審議者が承認したり、申請に関する通知を確認したりする際に利用する画面、さらに、審議・決裁に関する主な用語についてご説明します。
(1)一覧画面
各種画面は、以下から起動できます。
①~④の各画面は、上部のタブで切り替えができます。
-
> 汎用申請 をクリック
①の画面が初期表示されます。 -
> 案件検索・決裁 または
をクリック
③の画面が初期表示されます。 -
NaviViewに通知された各種アシストメッセージをクリック
④の画面でメッセージに応じた一覧が初期表示されます。
- ① 申請書一覧(申請タブ)
-
申請者が利用する画面です。新規に汎用申請を起案する際に、申請書を選択します。
汎用申請以外の申請書では利用できません。 - ② 一時保存一覧(一時保存タブ)
-
申請者が利用する画面です。汎用申請の入力中に一時保存したデータが表示される画面です。ここから編集して申請したり、削除したりします。自分で一時保存したデータのみが表示されます。
汎用申請以外の申請書では利用できません。 - ③ 案件一覧(案件検索タブ)
-
過去に自分が処理した(申請や承認などを行った)申請を照会できる画面です。
また、汎用申請で、管理者によって「部外秘」または「社外秘」の参照権限が設定されている申請書については、その権限範囲で、他者が申請したデータもこの画面で検索できます。 - ④ 各種通知一覧(通知タブ)
-
自分宛てに通知されている申請が確認できる画面です。通知内容を確認して処理します。
承認が必要な申請やコメントが登録された申請などはアシストメッセージに通知されます。
それぞれのメッセージをクリックすると、この画面で各種一覧が表示されます。
(2)申請内容表示画面
起案された申請の内容が確認できる画面です。審議者も、この画面で審議・決裁等の処理を行います。申請者や審議者など、社員の役割や権限によって、ボタンなどの表示は異なります。
以下は、審議者が承認を行う際の画面サンプルです。
- ① 各種ボタン表示
-
申請や権限に応じて各種ボタンが表示されます。審議者が審議を行う際には承認パスワードを入力し各ボタンをクリックして処理します。
|
- ② 申請情報
-
申請日や件名、状況など申請内容の基本情報が表示されます。
入力画面で入力した申請日と申請を実行した日が異なる場合、申請日の横に申請処理日が表示されます。 - ③ コメント
-
申請に対するコメント、リアクションの入力・表示を行う領域です。未読のコメントの先頭には、
が表示されます。
コメントの入力については「コメント入力」を、コメントに関する通知については「コメント通知の確認」を参照してください。 - ④ 申請内容
-
申請内容が表示されます。申請書によって項目やフォーマットが異なります。
- ⑤ 承認状況
-
申請の承認状況を確認できます。審議者の情報(社員名や権限など)が表示され、処理すると結果・処理日時、印影(管理者が印影表示を設定している場合)が表示されます。また、申請者や審議者にてルート追加・変更や同報追加が可能な場合は
または
または
が表示されます。ルート追加・変更の操作は「申請者によるルート変更」「審議者によるルート変更」を、同報追加の操作は「同報追加」を参照してください。
- ⑥ この情報のURL
-
この申請書を関連情報URLやブックマークに登録する際のURLが表示されます。
- ⑦ 履歴表示
-
再申請されている場合に表示されます。履歴の番号(版数)をクリックすると、再申請前の申請内容を参照できます。
- ⑧ 変更履歴
-
汎用申請の申請書の場合、画面右上に
が表示されます。クリックすると変更履歴が表示され、版数ごとの申請内容の変更履歴を参照できます。変更履歴の機能が利用できない申請書の場合は、ボタンは表示されません。また、変更履歴の機能が利用できる申請書でも、履歴がない場合はクリックできません。
審議者によって追記(起案内容変更)された内容は変更履歴として残りません。
|
※その他、審議者によって条件付決裁が行われた場合は”決裁条件”欄、途中の審議者に対して差戻しが行われた場合は”差戻状況”欄が表示されるなど、処理によって申請内容表示画面に表示が追加されます。
(3)決裁処理の用語
申請に対する審議者の処理権限には以下の種類があります。
自分の審議権限によって行う作業が異なります。以下に審議権限とその作業をまとめます。
審議権限 | 説明 |
---|---|
審議 |
審議(承認・否認・差戻し)を行います。承認を行うと次の審議者に回ります。 |
審議(並行) |
複数審議者が並行して審議(承認・否認・差戻し)を行います。並行審議者全員が承認を行うと次の審議者に回ります。並行審議者の誰か1人が否認・差し戻しを行うと、申請者または並行審議者のブロックより前の審議者に戻されます。 |
決裁 |
決裁(決裁・条件付決裁・否認・差戻し)を行います。その申請書に対する最終判断となります。 |
回覧 |
申請内容の確認を行います。確認することにより次の審議者に回ります。 |
同報 |
申請内容の確認を行います。 |
戻り |
申請した案件のすべての審議が終了し、申請者に戻した場合の権限です。内容の確認を行います。 |
受付 |
ルートの変更を行います。 |
合議受付 |
合議審議の場合の受付者となります。システムで設定されている合議候補者の中から合議者を選択します。 |
合議 |
その案件に対する審議の意見(承認・否認・差戻し)を述べます。合議者の場合の審議は意見であり、否認や差戻しを行っても、申請者に戻されるわけではありません。 |
合議審議 |
合議者の意見を参考に審議を行います。行う作業は、審議または決裁と同様です。 |
審議者が行う処理には以下の種類があります。
審議行為 | 説明 |
---|---|
承認・決裁 |
審議者が申請に対し承認する行為。最終審議者が承認すると、決裁となります。 |
否認 |
審議者が申請を却下する行為。 |
差戻し |
再申請または再審議を促す場合に使用します。差戻し時には、差戻し先を指定します。 |
条件付決裁 |
決裁時に条件の入力が可能となります。 |
決裁取消 |
決裁後の回覧者が決裁を取り消すことができます。 |
確認 |
内容の確認のみ行います。 |
決裁行為と権限の関係は以下の通りとなります(○:可能 ×:不可)
権限\行為 | 承認・決裁 | 否認 | 差戻し | 条件付決裁 | 決裁取消 | 確認 |
---|---|---|---|---|---|---|
審議 |
○ |
○ ※1 |
○ |
× |
× |
× |
審議(並行) |
○ ※2 |
○ ※1 |
○ |
× |
× |
× |
決裁 |
○ |
○ ※1 |
○ |
○ ※1 |
× |
× |
回覧 |
× |
× |
× |
× |
○ ※1 |
○ |
同報 |
× |
× |
× |
× |
× |
○ |
戻り |
× |
× |
× |
× |
× |
○ |
受付 |
× |
× |
○ |
× |
× |
○ |
合議受付 |
× |
× |
× |
× |
× |
○ |
合議 |
○ ※2 |
○ ※1 |
○ |
× |
× |
× |
合議審議 |
○ |
○ ※1 |
○ |
× |
× |
× |
※1:否認、条件付決裁、決裁取消については、使用が許可されている場合のみとなります。
※2:審議(並行)、合議については、決裁を行う権限を持たせることはできません。
申請書(案件)の決裁状況は以下の状態があります。
決裁状況 | 状態 |
---|---|
審議中 |
審議者が審議を行っている状態 |
取下げ |
申請者が審議・回覧中の申請書を取下げた状態 |
保留 |
申請を保留している状態を指し、審議者にはフローしていない状態 |
決裁 |
決裁(可決)された状態 |
否認 |
却下(否決)された状態 |
差戻し |
審議者が申請者に対して申請書を差し戻した状態 |
差戻し保留 |
審議者が自分より前の審議者に差し戻した状態 |
条件付決裁 |
決裁されたが条件がある場合 |
決裁取消 |
決裁が取り消された状態 |
回覧中 |
申請書のルート種別が「回覧・同報のみ」の場合の回覧中の状態 ※1 |
回覧完了 |
申請書のルート種別が「回覧・同報のみ」の場合の回覧が完了した状態 ※1 |
完結 |
申請書のルート種別が「審議・決裁を行う」の場合に、申請者が「戻り」の確認を行った状態 ※2 |
※1:ルート種別「回覧・同報のみ」とは、審議・決裁を伴わないルートを指します。
※2:ルート種別「審議・決裁を行う」とは、審議・決裁を伴うルートを指します。
(4)承認状況欄(ルート)の見かた
申請内容表示画面の「承認状況」欄にて、申請がどのようなルートでフローするか、どこまで審議が進んでいるか等を確認できます。
<例>
友野が、承認予定から申請内容を表示したときのサンプル
梨田は「代行依頼」を行い、自分の代わりに中西に審議を依頼している状態
上図のようなルートでは、申請後、上から順に以下のように審議を進めていきます。
※上記は、「審議・決裁を行う」タイプのルートの一例です。「回覧・同報のみ」タイプのルートの場合は、"審議"や"決裁"といった権限は登場せず、"回覧"や"同報"等の権限で構成されます。
- ① マーク
-
表示されるマークには以下のようなものがあります。
マーク 説明 審議済み(処理済み)をあらわします。
現在の審議者をあらわします。
自分をあらわします。審議者が審議・決裁や承認予定から申請を開くと表示されます。
後閲された状態であることを指します。"後閲"とは、途中の審議者の審議を飛ばし審議を先に進める行為を指します。このマークが表示されている場合は、"後閲"機能を使用し、審議を飛ばされた状態を指します。
- ② 各種チェック項目
-
審議時に、権限や処理にあわせた各種チェックボックスが表示される領域です。システム設定や権限、審議の状況などにより利用できる場合のみ表示されます。
項目 説明 差戻先
審議者が"差戻し"を行う場合に、差戻し先を指定するために使用する項目です。
"差戻し"とは、内容の不備などにより再申請または再審議を促す行為です。後閲
審議者が"後閲"を行う場合に、後閲する対象を指定するために使用する項目です。
"後閲"とは、途中の審議者の審議を飛ばし審議を先に進める行為です。承認
審議者が"同時承認"を行う場合に、まとめて審議したいものを指定するために使用する項目です。
審議時、承認状況欄のルートに審議者自身が連続してフローしている場合、それらを一度にまとめて承認・確認することができます。これを"同時承認"と呼びます。 - ③ 審議者・処理結果情報
-
申請に関する審議者の氏名や権限などの情報が表示されます。処理すると結果・処理日時、印影(管理者が印影表示を設定している場合)が表示されます。
以下に特徴的な表記についてご説明します。マーク・表現 説明 代理処理者をあらわします。
申請者に対して表示されている場合は、代理で申請した社員名が表示されます。
審議者に対して表示されている場合は、代行依頼により代理で審議を依頼されている、もしくは、すでに代理で審議を行った社員名が表示されます。[グループ1名]
グループに所属する社員のうち、誰か1名が審議(処理)することで、次の審議者へ回ります。実際に、所属社員のうち誰かが処理すると、処理した社員名が下段に表示されます。
[社員1名]
指定されている社員のうち、誰か1名が審議(処理)することで、次の審議者へ回ります。実際に誰かが処理すると、処理した社員名が下段に表示されます。
分岐ルート
途中でルートが分岐している場合は、”分岐ルート1-n”、”分岐ルート2-n”のようにブロックで表示されています。nは、同一の分岐ルートでの分岐数をあらわします。分岐したルートでは、それぞれで審議を並行して進めることができます。