ファイル管理
ファイル管理では、当システムを利用している社員同士でファイルの共有を行えます。
ファイル管理機能には、主に以下の機能があります。
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フォルダの作成と権限
フォルダを作成し、ファイルを分類できます。フォルダには権限を設定できます。
フォルダの作成は、システム管理者およびフォルダ作成権限をもつ社員が行えます。 -
コメントの登録
添付されたファイルに対してコメントを登録できます。添付したファイルに対して質問したり、補足情報などを追加したりできます。 -
ファイルに対する評価
添付されたファイルに対して評価の点数を登録できます。 -
フォルダの更新チェック
指定したフォルダに対してファイルが登録されたり、コメントが入力されたりしたときに、NaviViewのファイル管理タブに表示し、新着を確認できます。
また、個人設定により、アシストメッセージに新着の件数を通知できます。 -
ファイルの履歴管理
添付されたファイルの変更履歴を管理できます。各フォルダ単位で履歴保持の有無、保持件数を指定できます。 -
アクセス数
ファイルのアクセス数が表示されます。 -
ファイルの管理
システム管理者は、フォルダの権限に関係なくすべてのファイルの管理が行えます。 -
ファイル管理拡張オプション
オプション製品「ファイル管理拡張オプション」が導入されている場合、PDFファイルへの自動変換機能を利用できます。
具体的には、以下のことが行えます。-
PDFファイルで保管可能
登録されたファイルが自動的にPDFファイルに変換されるので、各種文書をPDFファイルで保管することが可能です。これにより、文書を開くためのアプリケーションがインストールされていないタブレットやスマートフォンなどの端末からも閲覧が可能になります。 -
変換されるPDFファイルに対してセキュリティ属性の付加が可能
事前に印刷禁止、編集・コピー禁止、「社外秘」、「部外秘」などのウォーターマークを設定しておくことで、変換されるPDFファイルにセキュリティ属性が付加されます。 -
PDFファイルをキーワード検索済みの状態で表示可能
ファイル検索機能でキーワードを指定して検索した場合、検索対象になったPDFファイルをキーワード検索済みの状態で表示できます。
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ファイル管理に関するアシストメッセージ通知の有無を、各個人で設定できます。 |