フォルダの作成・変更

システム管理者やフォルダを作成する権限を割り当てられた社員は、フォルダの作成が可能です。
フォルダ作成時には、権限の設定を行います。

フォルダを作成・変更する

  1. image10> ファイル管理 をクリックします。

  2. 左ペインの「ファイル管理」パネルまたは一覧からフォルダを作成する上位フォルダのファイル一覧画面を表示します。

    image11 frame

  3. フォルダ管理一覧画面の image12 をクリックします。

    image13 frame

    現在表示しているフォルダに対して、フォルダを作成する権限がある場合、image12 が表示されます。

  4. フォルダの追加・変更画面の以下の項目を入力します。作成済みのフォルダを変更する場合は、一覧から選択してください。

    image14 frame

    項目名 説明

    フォルダ名 *

    フォルダの名称を入力します。

    表示順

    登録するフォルダのファイル一覧を表示した時の初期表示順を指定します。

    コメント

    コメントの入力を許可するかしないかを指定します。コメントを"許可する"とした場合、コメントの入力と登録済コメントに対してリアクションを行うことが可能になります。

    評価

    評価を行うかどうかを指定します。

    版数管理

    版数管理を行うかどうかを指定します。版数管理を行う場合、何版まで管理するかを選択します。

    公開範囲

    作成するフォルダに対する権限を設定します。以下の4種類の権限を割り当てられます。

    • 公開しない

    • 登録・変更・フォルダ作成可

    • 登録・変更可

    • 参照可

    image15 をクリックし、アクセス権限を設定します。
    アクセス権限の設定については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「権限設定」の項を参照してください。
    なお、配下フォルダがあるフォルダを変更時、image15 から公開範囲の設定を変更すると、「配下のフォルダも同じアクセス権で変更する。」のチェックボックスが表示されます。配下フォルダの公開範囲も同じアクセス権限で変更する場合はチェックします。

    image16 frame

    備考

    フォルダ利用時の運用ルールなどを入力します。入力した内容は、このフォルダのファイル一覧画面の上部にある説明欄に表示されます。

    上位フォルダ

    作成するフォルダの上位フォルダを指定します。なお、フォルダ作成権限のあるフォルダのみ選択可能となります。変更時のみ選択可能です。

    image8 ファイル管理拡張オプションが登録されている場合

    PDF変換欄が表示されます。対象フォルダで管理するファイルのPDF変換に関する設定を行います。PDF変換欄以外の項目は標準の場合と同様です。

    image17 frame

    項目名 説明

    変換

    このフォルダで管理するファイルをPDF変換するかどうかを指定します。

    オプション:印刷禁止

    変換PDFファイルを印刷禁止にする場合はチェックします。

    オプション:コピー・編集禁止

    変換PDFファイルをコピー・編集禁止にする場合はチェックします。

    オプション:ウォーターマーク

    変換PDFファイルにウォーターマーク(社外秘、部外秘などの透かし)を付加する場合はチェックして、ウォーターマークに使用する文字列と色を選択します。
    “直接入力”を選択すると、文字列を直接入力することができます。image18 をクリックすると色の候補から選択できます。

    原本のダウンロード

    変換PDFファイルの原本のダウンロードを許可するかどうかを指定します。
    “許可する”を指定した場合、ファイル参照時に変換元の原本もダウンロードすることができます。

    image8「オプション:印刷禁止」、「オプション:コピー・編集禁止」を有効にしたフォルダに登録されたファイル情報を参照する場合、以下の制限事項があります。

    • 変換PDFファイルを開くとブラウザ内に表示されますが、この時、印刷禁止やコピー・編集禁止の設定が無視されます。ダウンロードしたPDFファイルでは設定が有効になります。

  5. image19をクリックします。登録済みのフォルダの変更を行う場合は、image20をクリックします。

    image8 以下の変更を行った場合は対象フォルダに含まれる添付ファイルのPDF変換が行われます。

    • “変換しない”→“変換する”に変更した場合

    • 変換オプションのいずれかを変更した場合

    • 対象フォルダとPDF変換設定(変換有無、変換オプション)が異なる上位フォルダに変更した場合

    ただし、対象フォルダにロック状態のファイルがある場合は、上記の変更は行えません。

  • 削除する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックし、image21 をクリックします。なお、配下にファイルがある場合や、配下フォルダにファイルがある場合は、削除できません。配下のフォルダが空の場合は、配下フォルダも削除されます。

  • 一覧のラジオボタンをクリックし、内容を変更後、image19をクリックすると、入力した内容をもとに新規登録(参照作成)が可能です。

  • image22をクリックすると、新規入力状態に戻ります。編集中の情報はすべて消去されます。

一覧のラジオボタンをクリックし、image23 をクリックすると、選択したフォルダを閲覧可能な社員を強制的に更新チェック状態にします。なお、組織変更等で新たに参照可能になったユーザーは、自動的に更新チェック状態になりません。

権限情報をCSVファイルに出力する

フォルダに設定されている権限情報をCSVファイルに出力しダウンロードすることができます。

個人設定にて出力ファイルの文字コードを指定できます。設定については ユーザーズマニュアル 基本編「共通設定」 を参照してください。

  1. ファイル管理一覧の左ペインの「ファイル管理」パネルまたは一覧から対象フォルダの上位フォルダのファイル一覧画面を表示します。

  2. フォルダ管理一覧画面の image12 をクリックします。

    image13 frame 2

  3. フォルダの追加・変更画面でimage24をクリックします。

  4. CSVダウンロード画面からファイルをダウンロードします。

    image25 frame