ファイルの参照
フォルダに登録されたファイルを参照します。また、参照したファイルに対して、評価を登録したり、コメントを登録したりできます。
ファイルを参照する
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ファイル管理一覧の左ペインの「ファイル管理」パネルまたは一覧から参照するファイルが登録されているフォルダを選択します。
ファイル管理拡張オプションが登録されている場合
■「ファイル管理」パネルのフィルター フィルター 説明 新着文書
更新チェック中フォルダに登録されている未読のファイル一覧が表示されます。
PDF変換エラーがあるファイルは表示されません。未読コメント
更新チェック中フォルダに登録されているファイルに新規にコメントが追加されたファイルの一覧が表示されます。
更新チェック中フォルダ
更新チェックしているフォルダの一覧が表示されます。更新チェックについては、「ファイルの更新をチェックする」の項を参照してください。
PDF変換エラー
このフィルターはファイル管理拡張オプションが登録されている場合のみ表示されます。自分が登録したファイルのうち、PDF変換エラーがあるファイルの一覧が表示されます。 -
フォルダを選択すると、選択したフォルダに登録されたファイルおよびフォルダの一覧が表示されます。内容を参照するファイルのタイトルをクリックします。
ファイル管理拡張オプションが登録されている場合
選択したフォルダがPDF変換対象フォルダの場合、変換中のファイルや変換エラーがあるファイルには添付ファイルのダウンロードリンクは表示されず、
、
と表示されます。■一覧に表示されるアイコン アイコン 説明 
フォルダを指します。配下にファイルを保存できます。
未読のファイルの場合に表示されます。
コメントが登録されている場合に表示されます。
１つの添付ファイルが登録されていることを指します。
PDFに変換済みの１つの添付ファイルが登録されていることを指します。
複数の添付ファイルが登録されていることを指します。
PDFに変換済みの複数の添付ファイルが登録されていることを指します。
他の社員がファイルをロックしている場合に表示されます。
自分がファイルをロックしている場合に表示されます。
■一覧に表示されるボタン ボタン名 説明 未読にする
選択したファイルを既読にします。
既読にする
選択したファイルを未読状態にします。
全て既読にする
現在一覧表示しているフォルダ内のファイルをすべて既読にします。
未読のみ表示
未読ファイルのみ表示します。なお、フォルダは常に表示されます。
未読のみ表示すると、ボタン名は”全てを表示”に変わります。”全てを表示”をクリックすると全件表示されます。ファイル名をクリックすると最新の添付ファイルをZIP形式でダウンロードできます。
複数のファイルが添付されている場合は、先頭のファイル名のみ表示され、“他○件”と表示されます。
複数のファイルが添付されている場合は、１つのZIPファイルとしてダウンロードされます。 PDF変換済みの添付ファイルについては、変換元の原本ではなく、PDFファイルがZIP形式でダウンロードされます。一覧のアクセス数、評価点（人数）の列は、システム設定にて表示すると設定している場合のみ表示されます。
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内容表示画面が表示されます。未読のファイルの場合、既読に変わります。
ファイル一覧には、履歴の最新のファイルが表示されます。ファイル名をクリックすると、ファイルをダウンロードできます。
また、
をクリックすると、最新のファイルすべてを一括でダウンロードできます。（ZIP形式のファイルとなります。） ファイル管理拡張オプションが登録されている場合
PDF変換列は、PDF変換対象フォルダのファイル情報の場合のみ表示されます。
PDF変換列には、変換結果および原本のダウンロードが許可されている場合は
が表示されます。
変換結果がエラーの場合、
をクリックすると、変換エラー詳細画面が別ウィンドウで表示されます。エラーがあった時の対処方法は「PDF変換エラーに対する対処方法（ ファイル管理拡張オプション）」を参照してください。
をクリックすると、PDF変換元の原本をダウンロードできます。 をクリックすると、PDF変換元の原本ではなく、変換済みのPDFファイルすべてをZIP形式でダウンロードできます。なお、すべての変換対象の添付ファイルが変換済みの場合のみ、一括でダウンロードできます。 変換PDFファイルのファイル名をクリックすると、ブラウザ内にPDFファイルが表示されます。
画面右上のダウンロードアイコン（
）からPDFファイルをダウンロードできます。
変換PDFファイルには以下の制限事項があります。-
格納フォルダのPDF変換の設定で、「オプション：印刷禁止」、「オプション：コピー・編集禁止」が指定されている場合、ブラウザ内に表示された変換PDFファイルでは設定が無視されます。ダウンロードしたPDFファイルでは設定が有効になります。
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変換PDFファイルのファイル名を右クリックし、「名前を付けてリンクを保存」メニュー（ご利用ブラウザによってメニュー名は異なります）を選択しても、PDFファイルをダウンロードできません。ファイル名をクリックして表示される画面にてダウンロードアイコンからダウンロードしてください。
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選択したファイルを保存したフォルダが版数管理を行う設定の場合、ファイル名横に履歴の件数が表示されます。
をクリックすると、ファイルの変更履歴を確認できます。
ファイル管理拡張オプションが登録されている場合
ファイルの評価を登録する
参照したファイルに対して評価を登録できます。
なお、ファイルが保存されているフォルダに対して、評価の入力が許可されていない場合は、表示されません。
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内容表示画面のこのファイルの評価欄の、あなたの評価の☆をクリックします。評価は5段階で選択します。
これまでの評価欄には、登録された評価の平均が表示されます。
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確認メッセージが表示されます。内容を確認し、
をクリックします。
評価が登録されます。登録した評価を取り消す場合は、
をクリックします。
コメントを登録する
ファイルが保存されているフォルダに対してコメント機能の利用が許可されている場合は、ファイルに対するコメントの登録やリアクションを行うことできます。
ファイルに関する質問を行ったり、間違いを指摘したりなど様々利用が可能です。
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コメント一覧の
をクリックします。また、登録済コメントに対してリアクションで応答することもできます。リアクション機能については ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「リアクション機能」を参照してください。
未読のコメントには、
が表示されます。また、未読コメントの数が画面上部に「未読コメントが○箇所あります。」と表示されます。 -
コメント一覧の下に入力域が表示されます。コメントの内容を入力します。
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をクリックします。コメント一覧に追加されます。
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自分が登録したコメントの場合、コメント一覧に |
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ファイルの更新をチェックする
指定したフォルダに対してファイルが新規に追加されるとNaviViewのファイル管理タブに新着情報を表示できます。また、個人設定により、アシストメッセージに新着の件数を通知できます。
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ファイルの更新をチェックしたいフォルダの一覧を表示します。
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をクリックします。
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更新のチェックを行う設定にした場合、
に変わります。更新のチェックを行わない場合は、 をクリックしてください。 -
左ペインの「ファイル管理」パネルから
をクリックすると、更新チェック中のフォルダの一覧が表示されます。
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更新チェックしたフォルダにファイルが追加されたり更新されたりすると、NaviViewのファイル管理タブに表示されます。
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NaviViewのファイル管理タブをクリックします。新着情報がある場合、タブに件数が表示されます。
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タイトルをクリックします。
別画面に内容表示画面が表示されます。
ファイルを検索する
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「ファイル検索」パネルに、条件を指定します。キーワードまたは更新者のいずれかは必ず指定してください。「ファイル検索」パネルが選択されていない場合は、
をクリックします。
項目名 説明 キーワード
検索キーワードを指定します。
検索対象
指定したキーワードの検索対象を選択します。キーワードを指定した場合、いずれか一つは選択する必要があります。
システム管理者が、添付ファイルの検索を許可していない場合、"添付ファイル"は表示されません。
参考：システム管理者は、システム環境の設定（共通操作）にて添付ファイル検索機能の使用有無を設定します。フォルダ
検索するフォルダを限定する場合に選択します。指定したフォルダ配下が対象になりなす。
登録期間
ファイルの登録された日、コメント登録日を条件にする場合に指定します。
更新者
ファイルの更新者を対象に検索する場合に指定します。
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をクリックします。指定した条件すべてに該当するファイルの一覧が表示されます。
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検索結果一覧からファイルのタイトルをクリックして内容表示画面を表示すると、検索キーワードに該当する文字列がハイライト表示されます。また、検索キーワードを含む添付ファイルの行全体がハイライト表示されます。 |
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