汎用申請の起案

(1)申請入力画面

汎用申請には、以下のような入力画面があります。

申請書の管理者が、業務内容に合わせて作成した入力画面です。申請書によって、入力項目や画面レイアウトが異なります。

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申請を掲示板へ連携できる形式の申請書の入力画面です。申請が決裁されたタイミングもしくは審議者全員に承認・確認されたタイミングで、掲示板に入力内容が連携(掲載)されます。
掲示板連携する申請書の場合、入力画面にはテキストエディタ(HTMLエディタ)を利用します。
なお、「掲示板」はグループウェアの機能となります。グループウェアライセンスを利用されている場合に、申請書の管理者が掲示板連携機能を設定できます。

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そのほか、汎用申請の申請書は、ご利用のライセンスや管理者の設定により、以下の機能に連携できるものがあります。

  • ファイル管理機能

  • Webデータベース機能(Webデータベースライセンスが利用できる場合のみ)

申請書の入力画面や連携等については、申請書の管理者へご確認ください。

(2)申請前の操作

申請書は、現在ログインしている会社・部門の社員として申請されます。
複数の会社・部門に兼務している場合は、まず、申請を行いたい所属に切り替えてから申請を行ってください。
所属の切り替えについては、ユーザーズマニュアル 基本編「所属の切替」を参照してください。

新規に申請する

汎用申請の申請書を新規に申請(起案)します。

  1. image5 > 汎用申請をクリックします。

  2. 申請書一覧画面で左ペインからフォルダを選択し、利用したい申請書の名称のリンクをクリックします。

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    左ペインのimage80をクリックすると、キーワードで申請書を検索できます。

    代理申請が許可されている申請書の場合は、本来の申請者に代わって別の社員が代理で申請することも可能です。代理申請を行う場合、依頼者(本来の申請者)を「申請者」欄に指定して検索することにより、依頼者が申請可能且つ代理申請が許可されている申請書が検索できます。

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  3. 入力画面が表示されます。申請内容を入力します。
    申請後に掲示板へ掲載を行う申請書については、「新規に申請して掲示板へ掲載する」の項を参照してください。

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    項目名 説明

    申請者 *

    申請者の名前が表示されます。
    代理申請が許可されている申請書の場合は、申請者を選択できます。代理申請の依頼者を選択することにより代理申請となります。なお、選択した社員に申請する権限がない場合は申請できません。

    ■代理申請が許可されている場合
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    代理申請を行った場合は、申請者に指定した社員に設定されているルートでフローします。代理申請を行った案件は、代理申請者および依頼者の両名が取下げやコメントの入力などを行えます。

    申請日 *

    申請日を入力します。指定した日時点でのルート情報にてフローします。

    件名 *

    件名を入力します。
    入力できるのは、最大400バイト(半角英数字で400桁)までとなります。
    管理者により件名を自動編集すると設定している場合、件名入力欄は表示されません。内容確認画面を表示時に、件名が自動編集されます。

    優先度

    優先度を選択します。
    優先度を"緊急"にすると、審議者の審議決裁一覧画面に image84 がつき、緊急であることを表します。また、審議決裁一覧画面の先頭に表示されます。

    (入力内容)

    申請書によって異なります。入力内容については、管理者にお問い合わせください。

    紙添付資料

    紙で回覧する資料がある場合に、その旨を連絡する内容を入力します。申請後、資料回覧用の表紙を印刷できます。表紙の印刷については「申請済みの案件に対する操作」の「紙添付資料回覧用の表紙を印刷する」の項を参照してください。

    添付ファイル

    ファイルを添付する場合は、image61 をクリックし、ファイルを添付してください。ファイル添付に関する詳細は、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「添付ファイル」を参照してください。

    関連情報URL

    image85 をクリックすると、別の情報のURLを指定して、リンクをつけることができます。関連情報URLに関する詳細は、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「関連情報URL」を参照してください。

    優先度、添付ファイル、紙添付資料、関連情報URLは、設定により表示されない場合があります。

  4. image86をクリックします。

    入力画面で、image87をクリックすると、申請せずに入力内容を一時保存できます。一時保存した内容を申請する場合は、「一時保存から申請する」の項を参照してください。

  5. 内容確認画面が表示されます。申請内容を確認し、image88をクリックします。

    • 申請がフローする「ルート情報」は、申請書の種類や入力内容などによって異なります。ルート変更が許可されている場合、内容確認画面にてルートの変更を行ってから申請できます。ルート変更の操作方法は、「申請者によるルート変更」を参照してください。

    • 管理者にてファイル管理連携を使用する設定がされている場合、申請確認画面にimage89 が表示されます。image89をクリックすることでファイル管理連携後にファイル管理に格納される申請内容のPDFファイルをダウンロードして、事前に内容やレイアウトを確認することができます。
      なお、申請確認画面で行ったルート変更はプレビュー時のPDFファイルの承認状況欄には反映されませんが、ファイル管理に格納されるPDFファイルには連携時点の承認状況が出力されます。

新規に申請して掲示板へ掲載する

管理者にて、申請書に掲示板連携が設定されている場合、汎用申請から申請を行い、ワークフロー機能にて承認の上、掲示板に掲載できます。掲示板への掲載のタイミングは、決裁時または全員が確認後の2種類があり、管理者が指定します。
なお、掲示板に掲載された後、汎用申請から内容の変更や削除は行えません。決裁後に、内容の変更(掲載期間の修正など)や削除が必要な場合は、掲示板の機能から行ってください。

  1. 申請書一覧画面で、申請書名称のリンクをクリックします。
    申請書の選択は「新規に申請する」と同様です。

  2. 入力画面が表示されます。申請内容を入力します。
    掲示板連携が設定されている場合、入力画面には、掲示設定項目が表示されます。

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    項目名 説明

    申請者 *

    掲示板への掲載者となります。
    代理申請が許可されている場合、社員を選択できます。代理申請の依頼者を選択することにより代理申請となります。なお、選択した社員に申請権限がない場合は申請できません。

    申請日 *

    申請日を入力します。指定した日付時点でのルート情報にてフローします。

    件名 *

    件名を入力します。掲示板掲載時の件名となります。
    入力できるのは、最大200バイト(半角英数字で200桁)までとなります。

    優先度

    優先度を選択します。
    優先度を"緊急"にすると、審議者の審議決裁一覧画面に image84 がつき、緊急であることを表します。また、審議決裁一覧画面の先頭に表示されます。

    HTMLエディタ

    掲示板掲載時の内容を入力します。文字装飾などの編集が行えるテキストエディタとなっています。テキストエディタの使用方法については、 ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「テキストエディタ」を参照してください。

    紙添付資料

    紙で回覧する資料がある場合に、その旨を連絡する内容を入力します。申請後、資料回覧用の表紙を印刷できます。表紙の印刷については「申請済みの案件に対する操作」の「紙添付資料回覧用の表紙を印刷する」の項を参照してください。

    添付ファイル

    ファイルを添付する場合は、image61をクリックし、ファイルを添付してください。ファイル添付に関する詳細は、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「添付ファイル」を参照してください。

    関連情報URL

    image85 をクリックすると、別の情報のURLを指定して、リンクをつけることができます。関連情報URLに関する詳細は、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「関連情報URL」を参照してください。

    ■掲示設定
    項目名 説明

    掲載責任者

    掲載責任者を指定します。社員を選択する方法と直接入力する方法があります。
    両方を指定した場合は、直接入力した内容が優先して表示されます。
    NaviView画面や掲示板掲載一覧画面では、掲載責任者が表示されます。

    掲示期間開始日時 *

    掲示板に保存する期間の開始日時を指定します。掲示期間が開始していないものは、掲載者以外の掲示板掲載一覧画面には表示されません。
    なお、掲示期間内であっても、未決裁(または全員の確認が完了していない)場合は、掲示板には掲載されません。

    掲示期間終了日時 *

    掲示板に保存する期間の終了日時を指定します。掲示期間が終了したものは掲示板掲載一覧画面に表示されなくなります。

    管理者にて掲示板に対する掲示期間最大月数が設定されている場合は、指定された最大月数を超える期間の設定はできません。

    NaviView通知期間

    掲載内容をNaviViewに通知するかどうかを指定します。
    “通知する”を選択した場合、通知先として“「掲示板」に通知する”、“イベントとして通知する”を選択してください。

    “「掲示板」に通知する”を選択した場合

    NaviView には「掲示板」「掲示板2」タブのいずれかへ掲載されます。どちらへ表示されるかは、掲載先の掲示板の設定によります。掲載先については掲示板の管理者にお問い合わせください。
    なお、システム管理者により「掲示板2」タブを利用しないと設定している場合はNaviView には表示されません。

    通知期間開始日時

    NaviViewの掲示板(または掲示板2)タブに表示する期間の開始日時を指定します。日付のみ指定した場合、時刻は00:00として登録されます。

    通知期間終了日時

    NaviViewの掲示板(または掲示板2)タブに表示する期間の終了日時を指定します。日付のみ指定した場合、時刻は23:59として登録されます。

    管理者にて掲示板に対するNaviView掲示板通知期間最大日数が設定されている場合は、指定された最大日数を超える期間の設定はできません。

    “イベントとして通知する”を選択した場合

    NaviViewのスケジュールタブのイベント欄に通知が表示できます。また、システム管理者によりNaviViewに「イベント」タブを表示するよう設定している場合は、イベントタブのフレームにも表示されます。

    通知期間開始日時

    NaviViewのスケジュールタブのイベント欄に表示する期間の開始日時を指定します。日付のみ指定した場合、時刻は00:00として登録されます。

    通知期間終了日時

    NaviViewのスケジュールタブのイベント欄に表示する期間の終了日時を指定します。日付のみ指定した場合、時刻は23:59として登録されます。

    管理者にて掲示板に対するNaviViewイベント通知期間最大日数が設定されている場合は、指定された最大日数を超える期間の設定はできません。

    開催期間

    開催期間を入力します。

    開催場所

    開催場所を入力します。

    • 優先度、添付ファイル、紙添付資料、関連情報URLは、設定により表示されない場合があります。

    • 申請日、優先度、紙添付資料は、掲示板には掲載されません。掲載日時は、決裁が完了し掲示板に掲載された日時となります。

    • 件名の修飾は行えません。(掲示板では可能)

  3. image86をクリックします。

    入力画面で、image87をクリックすると、申請せずに入力内容を一時保存できます。一時保存した内容を申請する場合は、「一時保存から申請する」の項を参照してください。

  4. 内容確認画面が表示されます。申請内容を確認し、image88をクリックします。

    • 申請がフローする「ルート情報」は、申請書の種類や入力内容などによって異なります。ルート変更が許可されている場合、内容確認画面にてルートの変更を行ってから申請できます。ルート変更の操作方法は、「申請者によるルート変更」を参照してください。

    • 管理者にてファイル管理連携を使用する設定がされている場合、申請確認画面にimage89 が表示されます。image89をクリックすることでファイル管理連携後にファイル管理に格納される申請内容のPDFファイルをダウンロードして、事前に内容やレイアウトを確認することができます。
      なお、申請確認画面で行ったルート変更はプレビュー時のPDFファイルの承認状況欄には反映されませんが、ファイル管理に格納されるPDFファイルには連携時点の承認状況が出力されます。

一時保存から申請する

入力中に一時保存したデータを編集して申請します。自分で一時保存したデータのみ参照や操作が可能です。

  1. image5 > 汎用申請 をクリックします。

  2. image91をクリックします。

  3. 一時保存一覧画面で、編集したい申請データを選択し、image92をクリックします。

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    image94をクリックすると、削除確認画面が表示され、一時保存データを削除できます。

  4. 入力画面が表示されます。申請内容を編集します。

  5. image86をクリックします。

  6. 内容確認画面が表示されます。申請内容を確認し、image88をクリックします。