決裁ルートの設定
「汎用申請」フォルダ直下の第一階層の申請書フォルダ(以後、トップフォルダ)ごとに、申請書のフローの順序を構成するルートを作成します。
トップフォルダに対して“登録・変更可”以上の権限を持つユーザが作成できます。
ルートは、組織図ルート、ルート部品、合議組織、申請者の所属部門全員、申請者で構成されます。
作成したルートを申請書の登録画面にて、申請書に対して割り当てます。ルートを作成したトップフォルダとその配下フォルダに登録されている申請書に対して割り当て可能です。
-
組織図
組織図の階層レベルを指定することにより作成します。
下位階層から指定されたレベルまでの部門審議者がルートの審議者として生成されます。
部門審議者は、システム管理者が組織図の登録にて設定します。部門審議者の登録は、管理者マニュアル「(9)部門審議者の登録」を参照してください。 -
ルート部品
組織図ルート(部門審議者)では構成できない場合に、ルート部品を作成します。
例えば、経理担当者、総務部長審議といった申請者から見た上位部門以外にフローする場合などの場合にルート部品を作成します。 -
合議組織
合議とは、複数の社員が意見を述べ、その意見を元に審議を行う機能です。
合議組織は、合議受付者、合議候補者、合議審議者で構成されます。
合議受付者が意見を述べる合議者を合議候補者の中から選択します。選択された合議者は承認/否認/差戻しを意見として処理します。合議審議者をその内容を元に審議を行います。
合議受付者を省略した場合は、合議候補者全員が合議者になります。 -
申請者の所属部門全員
申請者を除く申請者と同じ部門に所属する社員にフローする場合に使用します。 -
申請者
申請者本人を審議者としてフローに加えたい場合に使用します。
ルートは上記のルート種類を組み合わせて構成します。
以下のルートを作成する場合を例に説明します。
この場合、申請者の上位部門をたどると、(1)課長、(3)部長~(4)社長が組織図の部門審議者となり、組織図にて構成可能となります。
残りの(2)監査、(5)経理担当者をルート部品として登録します。
これらを組み合わせてルートの構成は以下のようになります。
順序 | 種別 | 詳細 |
---|---|---|
1 |
組織図 |
レベル3(審議) |
2 |
ルート部品 |
監査回覧 |
3 |
組織図 |
レベル1(審議) |
4 |
ルート部品 |
経理担当者回覧 |
申請書のトップフォルダごとに、ルートおよびルートで使うルート部品、合議組織の登録を行います。
登録したルートは、そのトップフォルダと配下フォルダに作成されている申請書に対して割り当て可能です。
- (1)ルートの登録 *
-
ルートを登録します。
ルート部品、合議組織を使用する場合は、事前に使用するルート部品、合議組織を作成してください。 - (2)ルート部品の登録
-
ルート部品を登録します。
ルート部品は、社員、グループ、申請部門で構成します。
グループを使用する場合は、事前にシステム管理者にて共通グループまたは会社グループを作成してください。
グループの登録については、管理者マニュアルの「共通グループの登録」または「組織図の作成」の「(7)グループの作成」を参照してください。 - (3)合議組織の登録
-
合議組織を登録します。合議は、合議受付者、合議候補者、合議審議者で構成されます。
(1)ルートの登録
ルートは、組織図ルート、ルート部品、合議組織、申請者の所属部門全員、申請者で構成されます。
作成したルートは、申請書の申請種別の設定にて各申請部門に対して割り当てます。
ルートは、会社および適用日で管理されます。組織改変に合わせて、事前にルートのメンテナンスを行うことができます。
ルートを新規作成する
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申請書一覧の左ペインの「会社」欄から対象の会社を選択します。
自分が所属する会社のみ選択可能です。 -
申請書一覧からルートを登録する申請書フォルダを選択します。
■一覧に表示されるアイコン アイコン 説明 申請書フォルダを指します。
その申請書フォルダに対して登録権限がある場合に表示されます。
対象の申請書フォルダに登録権限がある場合でも、そのトップフォルダに登録権限がない場合は、ルートの登録はできません。
登録権限のないトップフォルダとその配下フォルダを選択した場合、3のは表示されません。
-
申請書一覧画面の
をクリックします。
-
ルート一覧画面が表示されます。
をクリックします。
-
ルート編集画面に、以下の項目を入力します。
項目名 説明 ルート名称 *
ルートの名称を入力します。
使用区分
ルートを使用しなくなった場合は、"使用しない"を選択してください。
適用日 *
適用日を入力します。
組織改変に伴うルートの変更の場合、新しい組織図の発令日以降の日付を指定することにより、組織改変に合わせた事前ルート設定が行えます。
また、適用日は、ルートで使用するルート部品、合議組織を選択する際の適用日の基準となります。 -
をクリックします。
-
ルート構成欄が展開されます。挿入位置の
をクリックします。
-
ルート分岐数を選択します。
同時に複数のルートで並行してフローを進めたい場合、分岐数を2以上と指定します。
分岐数は最大5まで指定できます。■ルート分岐についてルート分岐数を2以上と指定することで、同時に複数のルートで並行して審議・確認を行うルート(分岐ルート)を作成することができます。
例)
上記のような分岐ルートを作成する場合は、順序2においてルート分岐数を3と指定します。
このルートで申請した場合、(1) グループ長が承認すると、(2) 課長、購買担当、経理担当に同時にフローし、分岐ルート1~3でそれぞれ並行して審議が進みます。すべての分岐ルートで承認されると、(3) 本部長にフローが進みます。なお、分岐の中で分岐するルート、分岐と合流のタイミングが一致しないルートは作成できません。
ルート分岐数が2以上の場合、ルートの構成において以下の制限があります。
-
ルートの構成要素として下記は使用できません。
“同報”、“受付”権限を含むルート部品
部品種類が「グループ並行審議」、「指定社員並行審議」を含むルート部品
合議組織 -
種別:組織図、申請者の所属部門全員、申請者の場合、権限は“審議”と“回覧”のみ指定可能です。
-
同じ順序の分岐ルートにおいて、種別:組織図、申請者の所属部門全員、申請者はそれぞれ1つのみ設定可能です。
また、ルート分岐について以下の制限があります。
-
ルート分岐数が2以上の明細を連続して設定することはできません。
-
最後の順序では、ルート分岐数は必ず1を指定する必要があります。
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同じ順序の複数の分岐ルートにおいて、最終審議者(決裁者)を設定することはできません。最終審議者は1名を特定できる状態で設定する必要があります。
-
-
ルートの分岐ごとに、組織図、ルート部品、合議組織、申請者の所属部門全員、申請者を組み合わせてルートを構成します。選択する種別により設定項目が異なります。
■種別:組織図の場合組織図の階層に従い、下位から上位階層へ順番にフローさせる場合に使用します。
種類 説明 レベル
組織図のどの階層までフローするかを指定します。下位階層から、指定したレベルまでフローします。
をクリックすると、レベル選択画面が開き、適用日時点の組織図(部門の階層情報)を参照できます。この画面で部門を選択して
をクリックすることでも、レベルを指定できます。
(権限選択)
指定したレベルまでの審議者の審議権限を選択します。
開始レベル
組織図のどの階層からフローするかを指定します。未指定の場合は、申請者の所属部門のレベルからフローします。
ルート内の最初の組織図でのみ指定可能です。
「レベル」と同様に、をクリックすると、適用日時点の組織図(部門の階層情報)の参照・レベルの選択ができます。
(審議者指定)
フロー対象の審議者を以下から選択します。
審議者全員
:
部門の審議者全員が処理する場合に選択します。部門の審議者全員が、承認順序の降順で展開された状態でルートが生成されます。
審議者1名
:
部門の審議者の内、一名が処理することにより、次の審議者にフローする場合に選択します。審議後に案件検索から処理できるのは、処理を行った本人のみとなります。
審議者1名の場合、代行は行えません。第1審議者のみ
:
部門の第1審議者のみが処理する場合に選択します。
部門が存在しない場合、上位部門を追加
指定したレベルに部門が存在しない場合に、上位部門を追加する場合は、"部門が存在しない場合、上位部門を追加"をチェックします。
部門および申請部門の決裁権限欄にて"この権限で上位部門に委譲する"を選択した場合は、当設定で"部門が存在しない場合、上位部門を追加"をチェックすることにより上位部門が追加されます。
チェックしない場合は、上位部門は追加されず、決裁権限欄を選択した部門にて決裁となる場合は、エラー「ルート内に必要な権限を持った人が存在しません」になります。■種別:ルート部品の場合ルート部品を使用する場合に選択します。ルート部品はあらかじめルート部品の登録にて登録してください。
種類 説明 (ルート部品選択)
使用するルート部品を選択します。
システム管理者によって
> 決裁ルートの設定 のルートの作成から登録されたルート部品はシステム共通で使用できます。
クリックすると、ルート部品の設定内容を確認できます。基準日を入力して表示ボタンをクリックすると、基準日時点でのルート部品の設定情報が表示されます。
■種別:合議組織の場合合議組織を使用する場合に選択します。合議組織はあらかじめ合議組織の登録にて登録してください。
種類 説明 (合議組織選択)
使用する合議組織を選択します。
システム管理者によって
> 決裁ルートの設定 のルートの作成から登録された合議組織はシステム共通で使用できます。
クリックすると、合議組織の設定内容を確認できます。基準日を入力して表示ボタンをクリックすると、基準日時点での合議組織の設定情報が表示されます。
■種別:申請者の所属部門全員の場合申請者を除く申請者の所属部門全員にフローする場合に選択します。
種類 説明 権限
審議権限を指定します。
部門種別
所属部門(組織図上の部門)の社員にフローするのか、所属申請部門(ワークフロー上の部門)の社員にフローするのかを選択します。
例)以下の組織図で、○○課の大木さんが申請した場合
○○部 ・・・今岡さん
└○○課 ・・・土井さん
├ ○○課の申請部門1 ・・・大木さん、清水さん
└ ○○課の申請部門2 ・・・植田さん
“部門”の場合は、土井さん・清水さん・植田さんにフローします。
“申請部門”の場合は、清水さんにのみフローします。■種別:申請者の場合申請者本人を審議者としてフローに加えたい場合に選択します。
なお、代理申請を行う場合は、申請者欄に指定した社員が対象となります(申請を実行した代理社員ではありません。)種類 説明 権限
審議権限を指定します。
-
をクリックします。
-
7~10を繰り返し、ルートを構成します。
-
変更・削除する場合は、一覧横の
、
をクリックします。
-
順番を入れ替える場合は、一覧横の
(下に移動)、
(上に移動)をクリックします。
-
-
ルートの構成が完了したら、
をクリックします。
ルートを変更する
組織の改変に伴う変更の場合は、新しい組織の発令日に合わせて、新しい適用日を作成します。
-
ルート一覧画面から対象のルートの名称をクリックします。
-
ルート編集画面が表示されます。
新しい適用日を作成する場合は、をクリックします。
作成済みの適用日の設定内容を変更する場合は、設定変更する適用日を選択します。 -
ルート名編集画面が表示されます。以降の操作は、新規にルートを作成する手順と同様です。
ルートに対して適用日が複数登録されている場合は、ドロップダウンリストから適用日を選択できます。
作成した適用日を削除する場合は、をクリックしてください。
作成したルートを削除する場合は、
をクリックしてください。
但し、削除するルートが使用されている場合は、削除できません。
ルートの構成を変更すると、そのルートを使用している申請種別のルートすべてに影響します。 |
ルートを参照作成する
作成済みのルートを利用して、新しいルートを作成できます。
-
ルート一覧画面から参照元のルートの名称をクリックします。
-
ルート編集画面が表示されます。
をクリックします。
-
ルート名編集画面が表示されます。以降の操作は、新規にルートを作成する手順と同様です。
をクリックすると、参照元のルート設定情報が複写された状態で表示されます。
(2)ルート部品の登録
組織図ルートでは構成できない部分をルート部品として作成します。
ルート部品は、社員、グループ(共通グループ、会社別グループ)、申請部門で構成されます。
また、ルート部品は適用日で管理されます。組織改変に合わせて、事前にルート部品のメンテナンスを行うことができます。
ルート部品を作成したトップフォルダとその配下フォルダに登録されているルートで使用できます。
なお、グループを使用する場合は、事前にシステム管理者にて共通グループまたは会社グループを作成してください。グループの登録については、管理者マニュアルの「共通グループの登録」または「組織図の作成」の「(7)グループの作成」を参照してください。
申請時に生成されるルート内に、申請日時点の所属と異なる社員が含まれていると申請できません。 |
ルート部品を新規作成する
-
ルート一覧画面の
をクリックします。
-
ルート部品一覧画面の
をクリックします。
-
ルート部品編集画面が表示されます。以下の項目を入力します。
項目名 説明 ルート部品名称 *
ルート部品の名称を入力します。
使用区分
ルート部品を使用しなくなった場合は、"使用しない"を選択してください。
ルート変更画面表示区分
ルート変更画面のルート部品選択肢に表示するかどうかを選択します。
適用日 *
適用日を入力します。
指定した適用日の組織図から社員や申請部門、会社別グループを選択します。
組織の改変に伴う変更の場合は、適用日に新しい組織図の発令日以降の日付を指定することにより、組織改変に伴う事前設定が行えます。 -
をクリックします。
-
権限、部品種類欄が展開されます。ルート部品を構成します。
■権限 *:部品種類で指定した社員などに対して割り当てる審議権限を選択します。 権限 説明 審議
審議(承認・否認・差戻しなど)を行う場合に使用します。決裁者の場合も”審議”を選択します。なお、申請書のルート種別が"回覧・同報のみ"の場合、ルート生成時には"回覧"権限に置き換わります。
回覧
申請内容の確認のみを行う場合に使用します。確認することにより次の審議者に回ります。
同報
申請内容の確認のみを行う場合に使用します。複数人に対して同時にフローします。
受付
申請内容に応じてルートの変更を行う場合に使用します。
■部品種類 * 種類 説明 社員
特定の社員を直接指定する場合に使用します。社員選択から社員を選択してください。
新規明細登録時は複数の社員を選択できます。複数の社員を選択し追加した場合、1名/1明細で登録されます。変更時は、単一社員選択となります。
指定社員1名
指定した社員の内、一名が処理することにより、次の審議者にフローする場合に使用します。社員選択から社員を選択してください。
指定社員1名の場合、代行は行えません。指定社員並行審議
指定した社員全員が同時に並行で審議する場合に使用します。社員選択から社員を選択してください。
指定社員並行審議を指定した場合、選択できる権限は“審議”のみとなります。指定された社員全員が、指定された順で展開された状態でルート生成されますが、その順でフローするのではなく、全員同時に審議可能な状態になります。
起案内容画面やルート追加・変更画面の承認状況欄では、権限:“審議(並行)”と表示されます。グループ1名
グループに所属する社員の内、一名が処理することにより、次の審議者にフローする場合に使用します。グループ選択からグループを選択します。
なお、審議後に案件検索から処理できるのは、処理を行った本人のみとなります。また、グループ1名の場合、代行は行えません。-
ルート部品で使用するグループは、グループ作成時に、ルート部品で表示欄を"表示する"に設定する必要があります。
-
申請後、承認依頼や承認予定の通知は、常に、システム日時点(通知がされる日付時点)の組織図で該当グループに所属する社員に行われます(「申請日」時点の所属ではありません)。
また、システム環境の設定で「旧組織の利用期間」が指定され、新旧の組織が並行運用されている期間は、そのすべての組織の該当グループ所属社員へ通知されます。
グループ全員
グループに所属する社員全員が処理する場合に使用します。グループ選択からグループを選択します。
グループ全員を指定した場合、申請時にグループに所属する社員全員が、社員名のフリガナ順で展開された状態で生成されます。申請部門審議者
申請部門の審議者を指定する場合に使用します。申請部門選択から申請部門を選択します。
申請部門審議者を指定した場合、申請部門の審議者に設定されている社員が、承認順序の降順で展開された状態で生成されます。申請部門全員
申請部門に所属する社員全員が処理する場合に使用します。申請部門選択から申請部門を選択します。
申請部門全員を指定した場合、申請部門に所属する社員全員が、承認順序の降順(審議者以外が先頭)+社員のフリガナ順で展開された状態で生成されます。
例:申請部門「○○」に所属する社員がAさん(審議者順序1)、Bさん(審議者順序2)、Cさん、Dさんの場合、Cさん→Dさん→Bさん→Aさんの順でフローします。グループ並行審議
グループに所属する社員全員が同時に並行で審議する場合に使用します。グループ選択からグループを選択します。
グループ並行審議を指定した場合、選択できる権限は“審議”のみとなります。
申請時にグループに所属する社員全員が、社員名のフリガナ順で展開された状態で生成されますが、その順でフローするのではなく、全員同時に審議可能な状態になります。
起案内容画面やルート追加・変更画面の承認状況欄では、権限:“審議(並行)”と表示されます。社員、会社グループ、申請部門の選択は、適用日時点の組織図から行います。
グループ全員・申請部門全員は、基本的に権限”同報”で利用する場合を前提としています。権限が"同報"以外の場合、処理(審議・確認)する順番がありますが、グループや申請部門に複数の社員が所属している場合の順番は指定できません。
ルート生成時に展開される社員の順番とフローさせたい順番が異なる場合は、ルート部品に社員を直接指定する必要があります。 -
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をクリックします。
-
5~6を繰り返し、ルート部品を構成します。
-
変更する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックします。クリックすると、入力域に内容が表示されます。内容を変更後、
をクリックします。
-
削除する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックし、
をクリックします。
-
一覧の順番がフローする順番となります。順番の変更については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「表示順の変更」を参照してください。
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-
ルート部品の構成が完了したら、
をクリックします。
ルート部品を変更する
作成済みのルート部品を変更する場合は、現在の設定を直接変更する場合と、新しい適用日を作成して、設定する方法があります。組織の改変に伴う変更の場合は、新しい組織の発令日に合わせて、ルート部品に対して新しい適用日を作成します。
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ルート一覧画面の
をクリックします。
-
ルート部品一覧画面から対象のルート部品の名称をクリックします。
-
ルート部品編集画面が表示されます。
-
新しい適用日を作成する場合は、
をクリックします。
-
作成済みの適用日の設定内容を変更する場合は、設定変更する適用日を選択します。
-
-
以降の操作は、新規にルート部品を作成する手順と同様です。
作成済みの適用日のルート部品を変更する際に、社員、グループ、申請部門選択で新規に追加された社員、グループ、申請部門が表示されないという場合があります。
これは、適用日時点での組織図から選択するためです。
このような場合は、選択したい社員、グループ、申請部門を追加した組織の発令日を確認してください。
例えば、新規に社員を追加した組織の発令日が2008/9/1の場合に、ルート部品の適用日が、2008/1/1となっていた場合は、ルート部品の適用日2008/1/1では、選択したい社員は所属していないため選択できません。このような場合は、をクリックし、選択する部品種類を登録した組織図の発令日2008/9/1以降の適用日を指定し、ルート部品に対して新しい適用日を作成してください。
ルート部品に対して適用日が複数登録されている場合は、ドロップダウンリストから適用日を選択できます。作成した適用日を削除する場合は、
をクリックしてください。
作成したルート部品を削除する場合は、
をクリックしてください。
但し、削除するルート部品が使用されている場合は、削除できません。
ルート部品の構成を変更すると、そのルート部品を使用しているルートすべてに影響します。 |
ルート部品を参照作成する
作成済みのルート部品を利用して、新しいルート部品を作成できます。
-
ルート一覧画面の
をクリックします。
-
ルート部品一覧画面から参照元のルート部品を選択し、
をクリックします。
-
ルート部品編集画面が表示されます。
参照元のルート部品情報から、複写の対象となる適用日の設定情報が表示されます。 -
「ルート部品名称」を変更し、
をクリックします。
画面起動時、ルート部品名称には、参照元のルート部品名称の先頭に“コピー”の文字列が自動的に編集された状態で表示されます。
-
新規にルート部品が登録され、引き続き、作成したルート部品の編集画面が表示されます。
以降の操作は、ルート部品を変更する手順と同様です。
必要に応じてルート部品の構成を変更し、をクリックします。
参照作成時に複写されるのは、以下の適用日の設定情報のみとなります。
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参照作成した日付以前での最新の適用日
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参照作成した日付より未来の適用日すべて
上記より古い適用日の設定情報は複写されません。
複写した設定情報の適用日およびその構成内容については、必要に応じて追加・修正・削除してください。 -
(3)合議組織の登録
合議とは、複数の社員が意見を述べ、その意見を元に審議を行う機能です。
合議受付者が合議候補者の中から意見を述べる合議者を選択します。選択された合議者は承認/否認/差戻しを意見として処理します。合議審議者はその内容を元に審議を行います。
合議組織は、上述の合議受付者、合議候補者、合議審議者で構成されます。
合議組織の構成には以下の3つのパターンがあります。
-
合議受付/合議候補者/合議審議者で構成
合議受付者が合議候補者から合議者を選択します。合議者には一斉にフローされ、合議者全員が審議後、合議審議者に順にフローします。 -
合議候補者/合議審議者で構成
合議候補者全員が合議者となり、一斉にフローします。合議者全員が審議後、合議審議者に順にフローします。 -
合議審議者のみで構成
合議審議者に順にフローします。通常の審議と同様のフローとなりますが、決裁権限に“合議審議”と表示されます。なお、合議審議者が決裁者となる場合の決裁権限は“決裁”となります。
合議組織は適用日で管理されます。組織改変に合わせて、事前に合議組織をメンテナンスできます。
合議組織を作成したトップフォルダとその配下フォルダに登録されているルートで使用できます。
申請時に生成されるルート内に、申請日時点の所属と異なる社員が含まれていると申請できません。 |
合議組織を新規作成する
-
ルート一覧画面の
をクリックします。
-
合議組織一覧画面の
をクリックします。
-
合議組織編集画面が表示されます。以下の項目を入力します。
項目名 説明 合議組織名称 *
合議組織の名称を入力します。
使用区分
合議を使用しなくなった場合は、"使用しない"を選択してください。
適用日 *
適用日を入力します。
指定した適用日の組織図から合議受付、合議候補者などの社員を選択します。
組織の改変に伴う変更の場合は、適用日に新しい組織図の発令日以降の日付を指定することにより、組織改変に伴う事前設定が行えます。 -
をクリックします。
-
種類欄が表示されます。受付者、合議候補者、合議審議者をそれぞれ追加します。
種類を選択し、選択した種類に割り当てる社員を選択後、をクリックします。
種類 説明 受付者
合議候補者から合議者を選択する社員を指定します。
受付者は1名のみ指定可能です。なお、省略することも可能です。合議候補者
受付者が選択する合議者(意見を述べる人)の候補を指定します。
合議候補者は複数人指定可能です。
受付者は合議候補者以外の社員を合議者に選択できません。
受付者が未設定の場合、合議候補者全員が合議者となります。合議審議者 *
合議候補者の意見を元に審議を行う社員を指定します。
合議審議者は複数人指定可能です。合議審議者は必ず指定してください。各社員を選択する際の組織図は、適用日時点の組織図から選択します。
-
受付者、合議候補者、合議審議者の指定が完了したら、
をクリックします。
合議組織を変更する
作成済みの合議組織を変更する場合は、現在の設定を直接変更する場合と、新しい適用日を作成して、設定する方法があります。組織の改変に伴う変更の場合は、新しい組織の発令日に合わせて、合議組織に対して新しい適用日を作成します。
-
ルート一覧画面の
をクリックします。
-
合議組織一覧画面から対象の合議組織の名称をクリックします。
-
合議組織編集画面が表示されます。
新しい適用日を作成する場合は、をクリックします。
作成済みの適用日の設定内容を変更する場合は、設定変更する発令日を選択します。 -
以降の操作は、新規に合議組織を作成する手順と同様です。
作成済みの適用日の合議組織を変更する際に、社員選択に新規に追加された社員が表示されないという場合があります。
これは、社員選択は適用日時点での組織図から選択するためです。
このような場合は、選択したい社員を追加した組織の発令日を確認してください。
新規に社員を追加した組織の発令日が2008/9/1の場合に、合議組織の適用日が、2008/1/1となっていた場合は、合議組織の適用日2008/1/1では、選択したい社員は所属していないため選択できません。
このような場合は、をクリックし、社員を所属させた組織図の発令日2008/9/1以降の適用日を指定し、合議組織に対して新しい適用日を作成してください。
合議組織に対して適用日が複数登録されている場合は、ドロップダウンリストから適用日を選択できます。
作成した適用日を削除する場合は、をクリックしてください。
作成した合議組織を削除する場合は、
をクリックしてください。
但し、削除する合議組織が使用されている場合は、削除できません。
合議組織の構成を変更すると、その合議組織を使用しているルートすべてに影響します。 |