DB定義情報の外部出力とデータベース作成

登録済みのデータベースからDB定義情報を出力し、出力されたZIPファイルを画面から取り込むことで新規にデータベースを作成します。
DB定義情報のみ出力・取り込みを行うか、登録済みのレコードも含めて出力・取り込みを行うかを選択できます。

なお、Webデータベースで出力したDB定義情報を汎用申請データベースへ取り込むなど、出力情報を種類の異なるデータベース作成に利用することはできません。
image8 レコードを含む出力・取り込み機能は、汎用申請データベースの場合は利用できません。DB定義情報のみが対象となります。

（1）データベース作成の手順

手順 作業名 説明

1

DB外部出力 *

登録済みのデータベースから、DB定義情報を外部出力します。
出力方法は以下の２種類から選択します。
出力を実行すると、ZIP形式のファイルをダウンロード可能となります。

定義のみ出力

：

DB定義のみ出力します。

定義とレコードを出力

：

DB定義と登録済みのレコードを出力します。

image8 なお、汎用申請データベースの場合、レコードの出力は使用できません。定義のみの出力となります。

レコードを出力する場合は、出力値として使用される外部会社コード、外部部門コード1、外部社員コード1 が当システムの組織情報に設定されているか事前に確認してください。設定されていない場合、2 の DB定義の取込 の際にレコードが正常に取り込まれません。

2

DB定義の取込 *

１でダウンロードしたZIPファイルの取り込み処理を実行します。
取り込み時には、DB定義情報と一緒にデータ（レコード）の取り込みも行うかどうかを指定できます。
ZIPファイルは、出力時にダウンロードしたものをそのまま取り込みに使用します。ZIPファイル内の定義ファイルのデータやレコード情報を編集して取り込むことはできません。

（2）制限事項

出力したDB定義情報を取り込む際には、以下のような制限事項があります。
取り込みの際には十分ご注意ください。

■DB定義情報について

  • 作成されるデータベースおよび各画面の権限設定情報は、すべてデフォルト権限となります。出力対象となるデータベースに設定されていたものは引き継がれません。取り込み後に再設定してください。

  • image7image9 作成されるデータベースの「変更履歴保持件数」は “使用しない” となります。出力対象となるデータベースの設定は引き継がれません。取り込み後に必要に応じて設定してください。

  • 「WebDB間連携項目」「WebDB参照項目」「WebDB参照コード入力」形式のフィールドを使用している場合、取り込み先の環境に、参照しているデータベースを先に取り込んでおく必要があります。参照しているデータベースが登録されていない場合、DB定義情報を取り込んでデータベースを作成することができません。

  • image7image9 「WebDB間連携項目」形式のフィールドによりデータベース間で連携を行っており、表示編集画面に連携先のデータベースの一覧表示画面 もしくは 表示編集画面のレイアウトを配置している場合、それらのレイアウトは取り込み対象外となります。取り込み後に再設定してください。

  • image7image9 リンク設定を行っている場合、取り込み先の環境に一致するものが存在しない場合、その設定は取り込まれません。取り込み後に再設定を行ってください。

  • 通知の設定にて通知先に設定されている社員や部門などの組織情報が取り込み先のものと一致しない場合、その通知先の明細は取り込まれません。

  • 表示編集画面の表示項目制御／必須項目制御の設定、絞り込み条件の設定、通知の設定、操作制限の設定にて、組織情報（会社選択、社員選択、複数社員選択、部門選択、申請者、申請部門、決裁者など）、お客様選択、商品選択、顧客リレーションなどの形式のフィールドを条件判定に使用していた場合、取り込み先の環境に一致するものが存在しない場合は、その条件の明細は取り込まれません。

  • 外部連携の設定を行っている場合、その設定は引き継がれません。取込み後に再設定を行ってください。

  • image9 CRMデータベース の場合、取り込み時に「顧客リレーション種別」は変更できません。出力対象となるデータベースと同じ設定となります。

取り込めない設定がある場合は、取り込み実行時に画面にメッセージが表示されます。必要に応じて再設定を行ってください。

■レコードの出力・取り込みについて

  • レコード出力時、登録されている全フィールドとシステム標準項目が出力対象となります。ただし、No、コメント、リアクション、関連情報URL、レコードの変更履歴は出力されません。

  • レコードの入力値に組織情報（会社、部門、社員など）、お客様情報、商品情報、WebDB参照などが含まれる場合、これらの項目は、DB外部出力時にコード値として当システムの組織情報の各種外部コード、内部ID、参照先WebDBのキー項目値などが出力されます。
    DB定義取込時には、コードにより取り込み先の環境に一致するデータが存在するかどうかチェックが行われます。一致するデータが存在しない場合、レコードは取り込まれません。
    コードが一致する場合はデータが存在するとみなして取り込まれます。出力元と取り込み先の環境で同じコードのデータが存在する場合、本来意図しないデータとして取り込まれる可能性があります。レコードの取り込みは、DB定義の出力元と同じ環境へ取り込む場合にご利用頂くことをお勧めします。

DB定義情報を外部出力する

  1. 定義を出力したいデータベースのデータベース設定画面を開きます。
    起動方法は、「データベースの新規作成」の「データベースをロック・ロック解除する」 の項を参照してください。

  2. image47をクリックし、定義のみ出力するか、定義とレコードを出力するかを選択します。

    image69 frame

    項目名 説明

    DB外部出力：
    定義のみ

    定義情報のみを出力します。
    実行すると、DB定義情報ファイルを含んだZIP形式ファイルが作成されます。

    DB外部出力：
    定義とレコード

    定義およびデータベースに登録されているレコードすべてを出力します。
    実行すると、DB定義情報ファイル および データCSVを含んだ ZIP形式ファイル が作成されます。
    image8 なお、この機能は、汎用申請データベースの場合は使用できません。

  3. ファイルダウンロード画面が表示されます。image70 をクリックし、ファイルを保存します。

    image71 frame

ダウンロードしたファイルはZIP形式となり、DB定義情報が記載された xmlファイル や csvファイル等が含まれます。
出力したDB定義情報より新規にデータベースを作成する場合は、ダウンロードしたZIP形式のファイルをそのままDB定義の取込画面より取り込みます。ZIPファイルを解凍し内容を変更することはできません。

DB定義情報を取り込む

DB外部出力機能にて出力したZIPファイルをそのまま取り込む必要があります。ZIPファイル内の xmlファイル や txtファイル、csvファイルなどを編集して取り込むことはできません。
編集した場合、正常に取り込めません。

  1. データベースの登録画面を表示します。

  2. 左ペインのフォルダ一覧からデータベースを作成するフォルダをクリックします。

    image22 frame

    image9 CRMデータベース の場合、参照権限のある管理単位のフォルダのみ表示されます。
    フォルダ一覧の最上位の階層には、各管理単位の名称のフォルダ（システム作成フォルダと呼びます）が表示されます。このシステム作成フォルダの直下にはデータベースを作成することはできません。

  3. image72をクリックします。

    image73 frame

  4. ファイル選択画面で以下を入力し、image55をクリックします。

    image74 frame

    項目名 説明

    ZIPファイル *

    「DB定義情報を外部出力する」で出力したZIPファイルを指定します。

    データの扱い

    データベースの定義情報と一緒に、レコード情報も取り込みを行うかどうか指定します。
    取り込みを行う場合は、“データの取込を行う” をチェックします。
    image8 なお、汎用申請データベースの場合は、使用できません。

  5. 取込確認画面が表示されます。必要に応じデータベース名・フォルダ名を変更し、image31をクリックします。
    このとき、取り込むデータベースに以下の形式のフィールドが存在する場合は、再設定画面が表示されます。参照先・連携先のデータベース情報を再設定してください。

    • WebDB間連携項目

    • WebDB参照項目

    • WebDB参照コード入力

    参照先のデータベースが取り込み先の環境に存在しない場合、再設定できません。参照先のデータベースが登録されていない場合は先に取り込みを行ってください。

    image75 frame

    • 同一フォルダ内に、同一名称のデータベースは作成できません。すでに登録済みのデータベースとフォルダ・データベース名ともに同じ場合は、いずれかを必ず変更する必要があります。

    • 本画面では、備考等のデータベースの設定項目の内容は変更できません。データベース作成後に、データベースの変更画面より修正してください。

    • image9 “顧客リレーション種別” は、変更できません。

    • image9 WebDB間連携項目などのフィールドが存在する場合、作成するCRMデータベースとフィールドで参照（連携）するCRMデータベースは同じ管理単位である必要があります。「フォルダ名」で選択されたフォルダとフィールドで参照（連携）するCRMデータベースの管理単位が異なる場合は、画面に表示されている参照先（連携先）のデータベースは一旦クリアされます。

  6. 確認メッセージが表示されます。内容を確認し、image49をクリックします。

  7. レコード情報の取り込みを行った場合は、実行結果を確認できます。以下から実行履歴の確認画面を表示します。

    • image7 Webデータベース の場合
      image14 ＞ Webデータベース管理業務 ＞ CSV取り込み をクリック

    • image9 CRMデータベース の場合
      image17 ＞ お客様情報の管理 ＞ CRMデータベースCSV取り込み をクリック

  8. image62をクリックします。実行結果を確認してください。

    image76 frame

    状態欄が、”実行待ち”、“実行開始” の場合は、左ペインのimage64をクリックし、一覧を更新してください。また、出力実行日を変更し検索することにより、過去に出力した情報を確認できます。
    ■正常終了の場合

    すべての取り込みが正常に終了した場合は、"正常終了" と表示されます。
    image65 をクリックすると、実行結果表示画面が表示され、取り込み時に指定した条件と取り込まれた件数を確認できます。

    ＜実行結果表示画面＞

    image77 frame

    ■警告終了の場合

    データ内に不備があり取り込みに失敗したデータがある場合は、"警告終了" と表示されます。警告終了の場合は、正常なデータは取り込まれ、不備のあるデータは取り込まれません。
    image67 をクリックし、原因を確認します。エラー内容の件数には正常に取り込まれた件数が表示されます。不備により取り込み件数が 0件 の場合も "警告終了“ となります。

    ＜実行結果表示画面＞

    image78 frame

    ■異常終了の場合

    必要な項目が存在しないなど取り込みファイルが正しくない場合や予期しないシステムエラーが発生した場合は、"異常終了" と表示されます。異常終了の場合は、全データが取り込まれません。image68 をクリックし、エラーの内容を確認します。

  • データの取り込み中は、作成するデータベースの使用区分は “CSV取込中” と表示され、データベースに関する設定変更は一切行えません。取り込みが完了したら、“仮運用中” となります。

  • データベースが作成された際、作成したデータベースの使用区分は “仮運用” となります。仮運用中は、データベース管理者のみデータベース一覧に表示されます。各種設定を確認・修正しユーザに公開する時に、“使用する” に変更してください。

  • 変更する場合は、データベース一覧画面のデータベース名をクリックしてください。なお、データベース管理者以外は選択できません。