通知の設定
データベースに関する通知設定を行います。
通知条件・通知先ユーザ・通知タイミングと、専用の通知メッセージ画面の編集内容を設定します。
通知タイミングには、データに変更があった場合に即時に通知を行うか、データが条件に一致した際に通知を行うかなどを設定でき、目的に合わせた設定が可能です。
設定条件に従い、通知先に設定したユーザの NaviView のデータベースタブへ通知が表示されます。
通知設定を作成する
-
通知設定を作成したいデータベースのデータベース設定画面を開きます。
起動方法は、「データベースの新規作成」の「データベースをロック・ロック解除する」の項を参照してください。 -
左ペインの
をクリックします。
-
通知の設定（一覧）画面の
をクリックします。
-
登録済みの通知設定のラジオボタンを選択し、
をクリックすることにより、登録済みの通知設定を複写して新規に通知設定を作成できます。 -
をクリックすると通知データ確認画面が表示されます。通知データ確認画面では、通知設定によって作成されている通知データを確認することができます。詳細は、「通知データを確認する」を参照してください。
-
-
通知の設定（登録）画面の上部に、通知名、通知条件などを入力します。
選択した通知条件により、以降の設定項目が一部異なります。最初に選択してください。
項目名 説明 通知名 *
通知設定の名称を入力します。
通知条件
通知の条件を指定します。
以下から選択してください。
“レコードの登録”、“レコードの更新”、“コメントの登録” を選択した場合は、“かつ指定レコード値” を同時に指定できます。“レコードの登録”
：
新規レコードが登録された場合
“レコードの登録（＋かつ指定レコード値）”
：
新規レコードが登録された場合 かつ レコードの項目値が指定した条件に一致した場合
“レコードの更新”
：
登録済みのレコードが更新された場合
“レコードの更新（＋かつ指定レコード値）”
：
登録済みのレコードが更新された場合 かつ レコードの項目値が指定した条件に一致している場合
レコードの項目値が指定した条件に一致しない状態から一致する状態に更新された場合にのみ通知する場合は、“はじめて条件を満たした場合のみ通知する” を選択します。“レコードの削除”
：
登録済みのレコードが削除された場合
“指定レコード値”
：
新規レコード登録 および 登録済みレコード更新時にレコードの項目値が指定した条件に一致している場合
なお、新規登録時にレコードの項目値が指定した条件に一致した場合 および 更新時にレコードの項目値が指定した条件に一致しない状態から一致する状態に更新された場合にのみ通知する場合は、“はじめて条件を満たした場合のみ通知する” を選択します。“コメントの登録”
：
登録済みのレコードにコメントが登録された場合
“コメントの登録（＋かつ指定レコード値）”
：
登録済みのレコードにコメントが登録された場合 かつ レコードの項目値が指定した条件に一致した場合
汎用申請データベース の場合、レコードの内容表示画面からコメントの登録は行えないため “コメントの登録” は使用できません。通知タイミング
通知のタイミングを指定します。
通知条件によって、選択できる内容が異なります。■通知条件：「レコードの登録」・「レコードの更新」・「レコードの削除」・「コメントの登録」の場合（“かつ指定レコード値” が選択されている場合も含む）
“即時”
：
通知条件に指定した操作（レコードの登録・更新・削除・コメント登録）が行われたタイミングで通知されます。
通知条件に “かつ指定レコード値” が選択されている場合は、上記のタイミングでレコードの登録値をチェックし、設定した条件を満たしていた場合のみ通知されます。■通知条件：「指定レコード値」の場合
“即時”
：
レコードが登録、更新された際に通知条件を満たしていた場合、即時に通知されます。
“通知条件を満たした日”
：
レコードが登録、更新された際に通知条件を満たしていた場合、通知条件を満たしたその日から n日前／n日後 に通知がされます。
なお、通知条件を満たした日から算出した通知予定日がすでに過ぎている場合は、即時に通知されます。（つまり、「n日前」を指定した場合は常に即時通知となります。）日付項目形式の
フィールド：
日付項目形式のフィールドを指定します。
レコードが登録、更新された際に通知条件を満たしていた場合、指定した日付項目の登録値から n日前／n日後 に通知がされます。
なお、日付項目の登録値から算出した通知予定日がすでに過ぎている場合は、即時に通知されます。
また、日付項目形式のフィールドにデータが登録されていない場合は、通知されません。“即時” 以外、すなわち、通知予定日が未来日の場合は、日次バッチ処理（夜間バッチ処理）にて該当日が来たら通知が行われます。
なお、通知予定日になり日次バッチ処理が実行された時点で、レコードの登録値が通知条件を満たしているかどうか再チェックが行われます。このタイミングで条件を満たしていなかった場合は、通知予定としていたデータも通知は行われません。メール送信
通知をメールにも送信する場合は、送信するメール（E-Mail、携帯メール）を指定します。「通知タイミング」に “即時” を指定した場合のみ送信が可能です。
なお、レコード登録・更新・削除の操作やコメント登録を行った本人には送信されません。
また、送信先の社員が個人の設定画面にて携帯メールを “受信しない” と設定している場合は、E-Mail、携帯メールともに送信されません。表示編集画面
通知から起動するレコード内容表示のデフォルト画面を指定します。
なお、スマートフォン版の通知からレコードを参照する場合は、このPC版用の表示編集画面では表示できません。スマートフォン用の表示編集画面の設定（一覧）画面のうちアクセス権限のある最上位の画面が使用されます。スマートフォンの設定については、「スマートフォン設定」を参照してください。使用区分
使用有無を選択します。“使用しない” を選択すると、この設定内容での通知はされません。
-
通知条件に “指定レコード値” や “かつ指定レコード値” を選択した場合、条件の設定を行います。
条件入力領域の
をクリックします。
条件入力欄が表示されますので、条件を指定します。選択する項目により、条件の指定方法が異なります。なお、画面の操作 および 項目・条件に指定できる内容は、「絞り込み条件設定」を参照してください。ただし、ブロックの追加は行えません。
詳細については、「絞り込み条件設定」の「絞り込み条件を作成する」の絞り込み条件設定の手順を参照してください。
-
引き続き、通知メッセージの設定欄を入力します。
項目名 説明 件名 *
通知の件名を入力します。
文字列とレコードの項目値を組み合わせて編集することができます。
レコードの項目値を編集する場合は、ドロップダウンよりフィールド名を選択し
をクリックします。
件名欄に、項目値を表す “{○○○}” が挿入されます。（○○○：選択したフィールド名）
ユーザの通知画面では、“{○○○}” の部分が実際のフィールドの登録値で表示されます。
なお、通知条件に “コメントの登録” を選択している場合は、コメントを登録した社員名も編集することができます。コメント登録社員名を編集する場合はドロップダウンから “Comment@Employee” を選択してください。文字列（複数行）、リッチテキスト、フラグ、チェックボックス、添付ファイル、イメージの項目値、レイアウトなど入力項目以外の値は編集できません。
本文 *
通知の本文を入力します。
文字列とレコードの項目値を組み合わせて編集することができます。
レコードの項目値を編集する場合は、ドロップダウンよりフィールド名を選択し をクリックします。
本文欄に項目名と項目値を表す
“[○○○]”
“{○○○}”
が同時に挿入されます。（○○○：選択したフィールド名）
ユーザの通知画面では、“[○○○]” はそのまま文字列として表示され、“{○○○}” の部分が実際のフィールドの登録値で表示されます。なお、通知条件に “コメントの登録” を選択している場合は、コメントを登録した社員名とコメント本文の内容も編集することができます。それぞれドロップダウンから以下を選択してください。
コメント登録社員名
：
Comment@Employee
コメント本文
：
Comment@Content
リッチテキスト、フラグ、添付ファイル、イメージの項目値、レイアウトなど入力項目以外の値は編集できません。
直接入力で項目値の編集 “{○○○}” を入力することも可能です。
なお、“{”、“}” は通常の文字列として使用できません。■通知メッセージの編集例（通知設定画面と通知内容表示画面）＜通知設定画面＞
＜通知内容表示画面＞
-
引き続き、通知先を設定します。レコード登録者に通知する場合は、“レコード登録者に通知” を選択します。レコード登録者以外に通知する場合は、
をクリックします。
汎用申請データベース の場合、“レコード登録者” は申請を実行した社員を指します。代理申請時の “申請者” は含まれません。 -
通知先設定画面が表示されます。以下を入力します。
項目名 説明 単位
通知先の単位を指定します。
以下の通知先単位を選択後、選択した単位に合わせた対象を選択します。■設定可能な通知先単位
“社員”
：
選択した社員が対象となります。特定の社員を指定する場合に選択します。
“特定部門”
：
選択した部門に対し、以下のいずれかの社員が対象となります。
-
部門に所属する社員
-
部門の審議者
“特定部門配下”
：
選択した部門 および その配下部門に対し、以下のいずれかの社員が対象となります。
-
部門に所属する社員
-
部門の審議者
“グループ”
：
選択したグループに所属する社員が対象となります。
“形式：社員選択”
：
以下のいずれかの社員が対象となります。
本人またはその上司を指定できます。-
“社員選択” 形式のフィールド値に登録された社員
-
レコードの登録者
-
レコードの最終更新者
“社員選択” 形式のフィールドを選択した場合は、レコード登録時に該当項目に指定された社員から、通知先社員が決まります。
“形式：部門選択”
：
“部門選択” 形式のフィールド値に登録された部門またはその配下部門の以下いずれかの社員が対象となります。
-
部門に所属する社員
-
部門の審議者
“形式：複数社員選択”
：
“複数社員選択” 形式のフィールド値に登録された社員すべてが対象となります。なお、レコードの更新・削除時には以下のどちらを対象とするか指定できます。
-
“複数社員選択” 形式のフィールドに登録されている社員全員
-
更新時に “複数社員選択” 形式のフィールドに追加された社員のみ
“形式：スタンプ”
：
“スタンプ項目” 形式のフィールドを利用していた場合に、そのスタンプを押下した社員またはその上司が対象となります。
（選択項目） *
選択した単位により、対象を指定します。
“社員” の場合
：
社員を選択します。
“特定部門” の場合
：
部門を選択し、“全員” または “審議者” を指定します。
“特定部門配下” の場合
：
部門を選択し、“全員” または “審議者” を指定します。
“グループ” の場合
：
共通グループまたは会社別グループから選択します。
“形式：社員選択” の場合
：
“社員選択” 形式のフィールド、登録者、最終更新者から選択します。登録値の本人または上司を指定します。“社員選択” 形式のフィールドを選択した場合は、レコード登録時に該当項目に指定された社員から、通知先社員が決まります。
“形式：部門選択” の場合
：
“部門選択” 形式のフィールドから一つ選択し、“全員” または “審議者” を指定します。指定部門の配下すべてを対象とする場合は “配下部門を含める” を選択します。
レコード登録時に該当項目に指定された部門から、通知先社員が決まります。“形式：複数社員選択” の場合
：
“複数社員選択” 形式のフィールドから一つ選択します。レコード更新・削除時の通知先として、“選ばれている社員全員” または “追加された社員のみ” を指定します。
レコード登録時は、設定に関係なく、選択されている全社員に通知されます。また、レコード削除時は社員の追加はできないため、“追加された社員のみ” を選択した場合は誰にも通知されません。“形式：スタンプ” の場合
：
“スタンプ項目” 形式のフィールドから一つ選択します。スタンプを押下した社員本人またはその上司を指定します。
-
特定部門、特定部門配下、形式：部門選択 での “審議者” とは、各部門（申請部門は除く）に設定されている審議者全員を指します。
（例）部門に部長と副部長が両方審議者として設定されていた場合、その両者が通知対象です
形式：社員選択 での “上司” は、各部門に設定されている第一審議者を指します。部門の審議者は、システム管理者が組織図のメンテナンス画面にて設定します。設定については、システム管理者へ確認してください。 -
「形式：社員選択」や「形式：部門選択」など、フィールドの登録値から通知先が決まる場合、レコードの該当項目にデータが登録されていない場合は、通知されません。
■”形式：社員選択”を指定した場合フィールド、通知先（”本人” または ”上司”）、上司の場合の通知先を指定します。
項目名 説明 （選択項目）
“社員選択” 形式のフィールド、登録者、最終更新者から選択します。
”本人” または ”上司”
登録値の社員に通知するか、その上司に通知するかを指定します。
なお、”上司”とは各部門に設定されている第一審議者を指します。上司の場合
“上司” を指定した場合、以下から選択できます。
-
”指定社員所属部門の○○の上司まで通知”の場合
”直属”
：
選択項目に指定した値に該当する社員の主所属部門の第一審議者
n階層上(1～10)
：
選択項目に指定した値に該当する社員の主所属部門から、指定した階層分だけ上位部門をたどり、そのすべての部門の第一審議者
-
組織レベルnまでの上司に通知
(1～10)
：
選択項目に指定した値に該当する社員の主所属部門から、指定した組織レベルまで上位部門をたどり、そのすべての部門の第一審議者
■”形式：スタンプ”を指定した場合フィールド、通知先（”本人” または ”上司”）、上司の場合の通知先を指定します。
項目名 説明 （選択項目）
“スタンプ項目” 形式のフィールドから選択します。
”本人” または ”上司”
スタンプを押した社員に通知するか、その上司に通知するかを指定します。
なお、”上司” とは各部門に設定されている第一審議者を指します。上司の場合
“上司” を指定した場合、以下から選択できます。
-
”指定社員所属部門の○○の上司まで通知” の場合
”直属”
：
スタンプを押した社員の主所属部門の第一審議者
n階層上(1～10)
：
スタンプを押した社員の主所属部門から、指定した階層分だけ上位部門をたどり、そのすべての部門の第一審議者
-
組織レベルnまでの上司に通知
(1～10)
：
スタンプを押した社員の主所属部門から、指定した組織レベルまで上位部門をたどり、そのすべての部門の第一審議者
-
-
をクリックします。通知先が追加されます。
さらに、条件を追加する場合は、１１～１２を繰り返します。-
変更する場合は、一覧から選択し
をクリックします。 -
削除する場合は、一覧から選択し
をクリックします。
-
-
登録が完了したら、
をクリックします。通知設定画面に戻ります。 -
設定が完了したら、
をクリックします。一覧画面に戻ります。
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レコード登録・更新・削除の操作やコメント登録を行った社員が「通知先設定」と同一社員の場合、操作した本人に通知されるかどうかは、以下のとおり通知条件の設定により異なります。なお、メールは本人には送信されません。
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新しく通知設定の登録を行った場合や登録済みの通知設定を変更した場合は、設定の登録または変更を行った後に条件を満たしたレコードのみが通知対象となります。 |
補足：通知条件に会計年度の条件値を指定した場合について
通知条件の指定レコード値に「当年度」「前年度」「次年度」などの会計年度の条件を指定していた場合、通知は以下のように行われます。
会計年度は、当システムの会社の登録で設定された「年度開始月」に準じます。
画面からレコードを登録・更新する場合は、登録・更新を行うユーザのログインしている所属会社の「年度開始月」に従って通知条件が判定されます。
バッチによる取り込みで通知を行う場合は、バッチファイルに指定したユーザの所属会社の「年度開始月」に従って判定されますが、指定したユーザが複数会社に所属を持っている場合は、システム設定の会社一覧画面で設定された表示順の内、最も上位の会社に従います。
補足：通知対象となる操作について
通知設定を行っていた場合に、データが通知対象となる処理は以下の通りとなります。
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レコード登録、更新、削除など（データ1件単位での操作）
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レコード一覧からの削除
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汎用申請の申請、審議などの処理（データ1件単位での操作）
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汎用申請データCSV取込（画面、バッチ処理）
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データベース設定 - データベースの削除
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データベース設定 - レコードの全削除
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データベース設定 - 参照作成：定義とレコード
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データベース作成 - CSVから作成
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データベース作成 - DB定義を取込（データの取り込みを行う場合）
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データ削除（汎用申請データ）
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データベースCSV取込処理（画面、バッチ処理）
補足：汎用申請データの通知について
汎用申請データベース の場合、ライセンス「Webデータベース」が登録されている場合は、通知機能を利用することができます。汎用申請データベースはデータベースのユーザ利用機能で直接レコードの登録・編集・削除を行うことはできず、汎用申請の申請データが通知対象のデータ（レコード）となります。
以下に、汎用申請での操作と通知について記載します。
| 汎用申請の操作 | 通知対象 | 該当する通知条件 |
|---|---|---|
新規一時保存 |
× |
レコードの登録 |
新規申請（参照申請も含む） |
○ |
|
一時保存状態からの一時保存 |
× |
レコードの更新 |
一時保存状態からの新規申請 |
○ |
|
追記機能を利用し申請データへ追記 |
○ |
|
再申請可能状態からの一時保存 （※1） |
× |
|
再申請可能状態からの一時保存を申請 （※1） |
○ |
|
再申請可能状態からの再申請 （※1） |
○ |
|
その他決裁状況が変更となる操作 （※2） |
○ |
|
一時保存状態からの削除 |
× |
レコードの削除 |
再申請可能状態からの削除 （※1） |
○ |
※1：再申請可能状態とは、申請済みデータを取下げたり、差戻しされたりした場合など、再編集が可能な状態を指します。
※2：申請者による取下げや審議者による差戻しなど、決裁状況（“取下げ”、“差戻し” 、“決裁” など）が変更となる処理を行った場合を指します。
※上記の通知条件（レコードの登録・更新・削除）以外でも、申請データの値が指定した通知条件に一致した場合は、設定内容に従って通知されます。
※一時保存をしたデータも、データベースのレコード一覧や内容表示画面から参照可能となりますが、通知対象とはなりません。
※申請（新規申請、再申請）時は、通知条件で “はじめて条件を満たした場合のみ通知する” が選択されていても、レコードの項目値が指定した条件に一致した場合は必ず通知されます。
追記機能を利用し申請データへ追記時は、通知条件で “はじめて条件を満たした場合のみ通知する” が選択されている場合はその設定が有効になります。
通知データを確認する
通知設定によって意図した通りに通知されているかを確認したい場合などに、作成されている通知データを確認できます。
通知設定の「通知条件」で指定されている操作（レコード登録・更新など）が行われた際、レコードが通知条件を満たしている場合、通知データが作成されます。そのデータをもとに、通知先に設定されているユーザの NaviView のデータベースタブやアシストメッセージに通知が表示されます。
なお、通知されるタイミングは下記２つのパターンがあります。
-
即時に通知
-
算出した通知予定日が未来日の場合は予定日が来た時に通知
「通知条件」で指定されている操作が行われた際に、レコードが通知条件を満たしている場合、「通知タイミング」から通知予定日を算出します。算出した通知予定日が未来日の場合、即時には通知されず、通知される予定のデータが作成されます。
通知予定日が来ると、日次バッチ処理（夜間バッチ処理）で再度レコードが通知条件を満たしているかチェックが行われます。満たしていれば、予定のデータが削除され、通知データが作成されます。満たしていなければ、予定のデータが削除され、通知データは作成されません。
-
通知の設定（一覧）画面の
をクリックします。
-
通知データ確認画面が表示されます。左ペインの通知データ検索欄に条件を指定します。
項目名 説明 通知名
通知名を選択します。
削除済みの通知設定を対象にする場合は “(削除済通知設定)” を選択します。
削除済みの通知設定や「使用区分」が “使用しない” の通知設定については、過去に作成された通知データが検索対象になります。ただし、削除済み通知設定の過去に作成された通知予定データは予定日が来ても通知されないため、検索対象になりません。通知先社員
通知先社員を選択します。
通知日
通知日の範囲を指定します。
通知データ作成日
通知データや通知の予定データが作成された日の範囲を指定します。
通知設定の「通知条件」で指定されている操作（レコード登録・更新など）が行われた際、レコードが通知条件を満たしている場合、通知データが作成されます。そのデータをもとに、通知先に設定されているユーザの NaviView のデータベースタブやアシストメッセージに通知が表示されます。
通知データの詳細については、上記「■通知データについて」を参照してください。確認状態
通知の確認状態を選択します。いずれか一つは選択する必要があります。
“(予定)”： 通知予定のデータを対象にする場合に選択します。
“確認済”： 通知先社員が確認済みの通知を対象にする場合に選択します。
“未確認”： 通知先社員が未確認の通知を対象にする場合に選択します。
通知元レコードNo
通知元レコードの「No」を指定します。
通知先社員が確認後1ヶ月経過した通知データは削除されるため、検索されません。
-
をクリックします。指定した条件すべてに該当する通知データの一覧が表示されます。
-
件名をクリックすると通知内容を参照できます。通知元レコードNoをクリックすると通知元レコードの内容を参照できます。
設定間違いにより意図しない通知データが作成されている場合などは、チェックボックスで選択して、
をクリックすることで、通知データを削除することができます。
通知データを削除すると元に戻せませんのでご注意ください。