お客様情報の名寄せ
「名寄せ」とは、二重に登録された情報を1つにまとめることです。
お客様情報を蓄積していくと、時間の経過にともない、「同じ担当者が二重に登録されていた」といったケースが発生することが想定されます。そういった場合に、名寄せ機能を使って情報を1つにまとめることができます。
名寄せ機能は、対象の管理単位に対して権限「名寄せ可」が割り当てられたユーザが実行できます。
名寄せ機能では、お客様の名刺情報だけでなく、それに付随した各種関連情報(Webデータベース、汎用申請データベース、CRMデータベースなど)も1つにまとめることができます。
各種データベースの詳細については、ユーザーズマニュアル データベース作成編 を参照してください。
名寄せ機能には、以下の3種類があります。
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企業の名寄せ
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部署の名寄せ
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担当者の名寄せ
企業の名寄せ機能では、企業の名寄せのみが行われ、企業に紐づく部署や担当者の名寄せは行われません。
部署の名寄せ機能では、部署の名寄せのみが行われ、部署に紐づく担当者の名寄せは行われません。
企業情報を名寄せする
重複して登録されている企業情報およびそれに紐づく関連情報を名寄せします。
名寄せ処理は一度実行すると取り消すことができないので、十分ご注意ください。 |
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> お客様情報の管理 > 会社情報の名寄せ をクリックします。
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お客様情報名寄せ画面が表示されます。左ペインのお客様会社検索欄に対象の会社を検索する条件を指定します。
項目名 説明 管理単位
名寄せしたい企業が属する管理単位を選択します。
会社名/フリガナ *
検索する企業の会社名またはフリガナを入力します。必ず一つは入力してください。検索時は、会社名、フリガナ、略称が検索対象になります。
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をクリックします。条件に該当する企業の一覧が表示されます。
一覧から名寄せする企業のチェックボックスを選択します。-
会社名をクリックすると、該当企業の会社情報照会画面が別ウィンドウで表示されます。
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名寄せ対象の会社は2件のみ選択可能です。
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をクリックします。
名寄せ処理画面に、会社一覧で選択した2件の企業の情報とそれに紐づく関連情報が左右に並んで表示されます。名寄せ先および名寄せ先に残す情報をラジオボタンで選択します。■名寄せ先企業の会社名とその企業に対して登録されている部署数と担当者の人数が表示されます。どちらを名寄せ先(名寄せ処理で情報を統合する先)とするか選択します。
■会社基本情報会社名、フリガナ、代表者名、業種などの基本情報が表示されます。
どちらの内容を名寄せ先の情報として残すかを選択します。
添付ファイル、関連情報(URL)については、対象企業の両方にデータがある場合、“両方を残す” を選択することで、すべての情報を残すことができます。
顧客分類、担当部門、担当社員については、対象企業の両方にデータがあり、それらが異なる内容の場合、“両方を残す” を選択することで、すべての情報を残すことができます。■CRMデータベース(顧客リレーション種別:(1:1))企業に1:1の関係で紐づくCRMデータベースの情報が表示されます。
名寄せする単位として “レコード単位で指定する” または “項目単位で指定する” を選択します。
<“レコード単位で指定する” を選択した場合>レコード単位でどちらの情報を残すかを選択します。
<“項目単位で指定する” を選択した場合>項目ごとにどちらの情報を残すかを選択します。
「添付ファイル」項目、「複数社員選択」項目については、名寄せ対象レコードの両方に入力値がある場合、“両方を残す” を選択することで、すべての情報を残すことができます。
「自動計算」項目、「時間量計算」項目、「日付時刻計算」項目、明細行の各項目、システム標準項目は表示されません。“項目単位で指定する” を選択できるCRMデータベースは最大10個までとなります。
■CRMデータベース(顧客リレーション種別:(1:n))企業に1:nの関係で紐づくCRMデータベースが表示されます。
■CRMデータベース(顧客リレーション種別:その他)、Webデータベース、汎用申請データベース企業に紐づくその他のCRMデータベース、Webデータベース、汎用申請データベースが表示されます。
なお、下記の情報も名寄せ処理で更新されます。
対象企業の部署情報、担当者所属情報、フォロー設定情報、スケジュール情報、作業情報、最近選択した顧客の情報(選択履歴)
CRMデータベース(顧客リレーション種別:(1:1)の場合のみ):
明細行レコード、レコードの未読/既読、コメント、コメントに対するリアクション、関連情報URL
データベース共通:
一覧表示画面の条件付き書式、絞り込み条件、個人用絞り込み条件、通知条件企業の名寄せ処理によって各情報がどのように更新されるかについては、「補足:名寄せ処理(企業)による情報更新」を参照してください。
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をクリックします。
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名寄せ処理確認画面で名寄せ後の情報と削除される情報が表示されます。
内容を確認し、問題がなければをクリックします。
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CRMデータベース(顧客リレーション種別(1:1))欄で
をクリックすると、表示されているすべてのCRMデータベース(顧客リレーション種別(1:1))の各項目の情報が展開された状態で表示されます。
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CRMデータベース(顧客リレーション種別(1:1))欄の
をクリックすると、該当のCRMデータベースの各項目の情報が展開された状態で表示されます。
-
補足:名寄せ処理(企業)による情報更新
※下表では、名寄せ処理画面の「名寄せ先」欄で選択した企業を “名寄せ先”、「名寄せ先」欄で選択しなかった企業を “名寄せ元” と記載します。
情報の種類 | 更新方法 | |
---|---|---|
会社基本情報 |
画面で選択した値が、名寄せ先のレコードとして残ります。 |
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担当部門・担当社員の情報 |
画面で選択した担当部門・社員が、名寄せ先の情報として残ります。 |
|
CRMデータベース |
レコード |
画面で選択した値が、名寄せ先に紐づくレコードとして残ります。 |
明細行レコード |
名寄せ元/先に紐づく全ての明細行レコードが、名寄せ先に紐づく明細行レコードとして残ります。 |
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レコードの |
名寄せ後、レコードは全て未読状態になります。 |
|
コメント |
名寄せ元/先に紐づく全てのコメント、コメントに対するリアクションが、名寄せ先に紐づくレコードのコメントとして残ります。 |
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関連情報URL |
名寄せ元/先に紐づく全ての関連情報URLが、名寄せ先に紐づくレコードの関連情報URLとして残ります。 |
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CRMデータベース |
名寄せ元に紐づくレコードの「顧客リレーション」項目と「お客様選択」項目が、名寄せ先の値で上書きされます。 |
|
CRMデータベース |
名寄せ元に紐づくレコードの「お客様選択」項目が、名寄せ先の値で上書きされます。 |
|
Webデータベース |
||
汎用申請データベース |
||
部署情報 |
名寄せ元に紐づくすべての部署が、名寄せ先に紐づく部署になります。 |
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担当者所属情報 |
名寄せ元に紐づくすべての担当者所属が、名寄せ先に紐づく担当者所属になります。 |
|
フォロー設定情報 |
名寄せ元に紐づくフォロー設定情報が、名寄せ先に紐づくフォロー設定情報になります。 |
|
スケジュール情報 |
名寄せ元に紐づくスケジュール情報の「顧客」項目が、名寄せ先の値で上書きされます。 |
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作業情報 |
名寄せ元に紐づく作業情報の「顧客」項目が、名寄せ先の値で上書きされます。 |
|
最近選択した顧客の情報 |
名寄せ元の選択履歴が、名寄せ先の選択履歴になります。 |
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Web/汎用申請/ |
一覧表示画面の条件付き書式 |
各条件に指定されている企業が名寄せ先の値で上書きされます。 |
絞り込み条件 |
||
個人用絞り込み条件 |
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通知条件 |
部署情報を名寄せする
重複して登録されている部署情報およびそれに紐づく関連情報を名寄せします。
名寄せ処理は一度実行すると取り消すことができないので、十分ご注意ください。 |
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> お客様情報の管理 > 部署情報の名寄せ をクリックします。
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お客様情報名寄せ画面が表示されます。左ペインのお客様部署検索欄に対象の部署を検索する条件を指定します。
項目名 説明 管理単位
名寄せしたい部署が属する管理単位を選択します。
「会社」欄ではここで選択した管理単位に属するお客様のみ選択可能となります。最初に選択してください。
会社 *
名寄せしたい部署が属する企業を指定します。
部署名 *
検索する部署の部署名を入力します。必ず一つは入力してください。
-
をクリックします。条件に該当する部署の一覧が表示されます。
一覧から名寄せする部署のチェックボックスを選択します。-
部署名をクリックすると、該当部署の部署情報照会画面が表示されます。
-
名寄せ対象の部署は2件のみ選択可能です。
-
-
をクリックします。
名寄せ処理画面に、部署一覧で選択した2件の部署の情報とそれに紐づく関連情報が左右に並んで表示されます。名寄せ先および名寄せ先に残す情報をラジオボタンで選択します。■名寄せ先部署名とその部署に所属している担当者の人数が表示されます。どちらを名寄せ先(名寄せ処理で情報を統合する先)とするか選択します。
■部署基本情報部署名、部署住所、電話番号、FAX番号の基本情報が表示されます。
どちらの内容を名寄せ先の情報として残すかを選択します。■CRMデータベース(顧客リレーション種別:(1:1))部署に1:1の関係で紐づくCRMデータベースの情報が表示されます。
名寄せする単位として “レコード単位で指定する” または “項目単位で指定する” を選択します。<“レコード単位で指定する”を選択した場合>
レコード単位でどちらの情報を残すかを選択します。
<“項目単位で指定する” を選択した場合>
項目ごとにどちらの情報を残すかを選択します。
「添付ファイル」項目、「複数社員選択」項目については、名寄せ対象レコードの両方に入力値がある場合、“両方を残す”を選択することで、すべての情報を残すことができます。
「自動計算」項目、「時間量計算」項目、「日付時刻計算」項目、明細行の各項目、システム標準項目は表示されません。“項目単位で指定する” を選択できるCRMデータベースは最大10個までとなります。
■CRMデータベース(顧客リレーション種別:(1:n))部署に1:nの関係で紐づくCRMデータベースが表示されます。
■CRMデータベース(顧客リレーション種別:その他)、Webデータベース、汎用申請データベース部署に紐づくその他のCRMデータベース、Webデータベース、汎用申請データベースが表示されます。
なお、下記の情報も名寄せ処理で更新されます。
担当者所属情報、最近選択した顧客の情報(選択履歴)
CRMデータベース(顧客リレーション種別:(1:1)の場合のみ:
明細行レコード、レコードの未読/既読、コメント、コメントに対するリアクション、関連情報URLデータベース共通:
一覧表示画面の条件付き書式、絞り込み条件、個人用絞り込み条件、通知条件部署の名寄せ処理によって各情報がどのように更新されるかについては、「補足:名寄せ処理(部署)による情報更新」を参照してください。
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をクリックします。
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名寄せ処理確認画面で名寄せ後の情報と削除される情報が表示されます。
内容を確認し、問題がなければをクリックします。
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CRMデータベース(顧客リレーション種別(1:1))欄で
をクリックすると、表示されているすべてのCRMデータベース(顧客リレーション種別(1:1))の各項目の情報が展開された状態で表示されます。
-
CRMデータベース(顧客リレーション種別(1:1))欄の
をクリックすると、該当のCRMデータベースの各項目の情報が展開された状態で表示されます。
-
補足:名寄せ処理(部署)による情報更新
※下表では、名寄せ処理画面の「名寄せ先」欄で選択した部署を “名寄せ先”、「名寄せ先」欄で選択しなかった部署を “名寄せ元” と記載します。
情報の種類 | 更新方法 | |
---|---|---|
部署基本情報 |
画面で選択した値が、名寄せ先のレコードとして残ります。 |
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CRMデータベース |
レコード |
画面で選択した値が、名寄せ先に紐づくレコードとして残ります。 |
明細行レコード |
名寄せ元/先に紐づく全ての明細行レコードが、名寄せ先に紐づく明細行レコードとして残ります。 |
|
レコードの |
名寄せ後、レコードは全て未読状態になります。 |
|
コメント |
名寄せ元/先に紐づく全てのコメント、コメントに対するリアクションが、名寄せ先に紐づくレコードのコメントとして残ります。 |
|
関連情報URL |
名寄せ元/先に紐づく全ての関連情報URLが、名寄せ先に紐づくレコードの関連情報URLとして残ります。 |
|
CRMデータベース |
名寄せ元に紐づくレコードの「顧客リレーション」項目と「お客様選択」項目が、名寄せ先の値で上書きされます。 |
|
CRMデータベース |
名寄せ元に紐づくレコードの「お客様選択」項目が、名寄せ先の値で上書きされます。 |
|
Webデータベース |
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汎用申請データベース |
||
最近選択した顧客の情報 |
名寄せ元の選択履歴が、名寄せ先の選択履歴になります。 |
|
Web/汎用申請/CRMデータベース共通 |
一覧表示画面の条件付き書式 |
各条件に指定されている部署が名寄せ先の値で上書きされます。 |
絞り込み条件 |
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個人用絞り込み条件 |
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通知条件 |
担当者情報を名寄せする
重複して登録されている担当者情報およびそれに紐づく関連情報を名寄せします。
名寄せ処理は一度実行すると取り消すことができないので、十分ご注意ください。 |
企業をまたがった担当者情報の名寄せはできません。 |
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> お客様情報の管理 > 担当者情報の名寄せ をクリックします。
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お客様情報名寄せ画面が表示されます。左ペインのお客様担当者検索欄に対象の担当者を検索する条件を指定します。
項目名 説明 管理単位
名寄せしたい担当者が属する管理単位を選択します。
「会社」欄ではここで選択した管理単位に属するお客様のみ選択可能となります。最初に選択してください。
会社 *
名寄せしたい担当者が所属する企業を指定します。
企業に所属しない担当者を検索する場合は “所属なしを対象” を選択します。“所属なしを対象” を選択した場合、企業を指定しなくても検索可能です。氏名/フリガナ
担当者名または氏名フリガナにて検索する場合に入力します。
メールアドレス
担当者のメールアドレスにて検索する場合に入力します。
-
をクリックします。条件に該当する担当者の一覧が表示されます。
一覧から名寄せする担当者のチェックボックスを選択します。
-
氏名をクリックすると、該当担当者の担当者情報照会画面が表示されます。
-
名寄せ対象の担当者は2件のみ選択可能です。
-
-
をクリックします。
名寄せ処理画面に、担当者一覧で選択した2件の担当者の情報とそれに紐づく関連情報が左右に並んで表示されます。名寄せ先および名寄せ先に残す情報をラジオボタンで選択します。
■名寄せ先担当者の氏名が表示されます。どちらを名寄せ先(名寄せ処理で情報を統合する先)とするか選択します。
■担当者基本情報担当者の氏名、フリガナ、性別、部署名・役職などの基本情報が表示されます。
どちらの内容を名寄せ先の情報として残すかを選択します。
部署名・役職については、“両方を残す” を選択することで、すべての情報を残すことができます。■CRMデータベース(顧客リレーション種別:(1:1))担当者に1:1の関係で紐づくCRMデータベースの情報が表示されます。
名寄せする単位として “レコード単位で指定する” または “項目単位で指定する” を選択します。<“レコード単位で指定する” を選択した場合>
レコード単位でどちらの情報を残すかを選択します。
<“項目単位で指定する” を選択した場合>
項目ごとにどちらの情報を残すかを選択します。「添付ファイル」項目、「複数社員選択」項目については、名寄せ対象レコードの両方に入力値がある場合、“両方を残す” を選択することで、すべての情報を残すことができます。
「自動計算」項目、「時間量計算」項目、「日付時刻計算」項目、明細行の各項目、システム標準項目は表示されません。“項目単位で指定する” を選択できるCRMデータベースは最大10個までとなります。
■CRMデータベース(顧客リレーション種別:(1:n))担当者に1:nの関係で紐づくCRMデータベースが表示されます。
■CRMデータベース(顧客リレーション種別:その他)、Webデータベース、汎用申請データベース担当者に紐づくその他のCRMデータベース、Webデータベース、汎用申請データベースが表示されます。
なお、下記の情報も名寄せ処理で更新されます。
担当者職歴情報、名刺交換情報、シークレット情報、最近選択した顧客の情報(選択履歴)
CRMデータベース(顧客リレーション種別:(1:1)の場合のみ:
明細行レコード、レコードの未読/既読、コメント、コメントに対するリアクション、関連情報URL
データベース共通:
一覧表示画面の条件付き書式、絞り込み条件、個人用絞り込み条件、通知条件担当者の名寄せ処理によって各情報がどのように更新されるかについては、「補足:名寄せ処理(担当者)による情報更新」を参照してください。
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をクリックします。
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名寄せ処理確認画面で名寄せ後の情報と削除される情報が表示されます。
内容を確認し、問題がなければをクリックします。
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CRMデータベース(顧客リレーション種別(1:1))欄で
をクリックすると、表示されているすべてのCRMデータベース(顧客リレーション種別(1:1))の各項目の情報が展開された状態で表示されます。
-
CRMデータベース(顧客リレーション種別(1:1))欄の
をクリックすると、該当のCRMデータベースの各項目の情報が展開された状態で表示されます。
-
補足:名寄せ処理(担当者)による情報更新
※下表では、名寄せ処理画面の「名寄せ先」欄で選択した担当者を“名寄せ先”、「名寄せ先」欄で選択しなかった担当者を “名寄せ元” と記載します。
情報の種類 | 更新方法 | |
---|---|---|
担当者基本情報(部署名・役職以外) |
画面で選択した値が、名寄せ先のレコードとして残ります。 |
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担当者基本情報の部署名・役職 |
画面で選択した部署名・役職が、名寄せ先の部署名・役職として残ります。 |
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CRMデータベース |
レコード |
画面で選択した値が、名寄せ先に紐づくレコードとして残ります。 |
明細行レコード |
名寄せ元/先に紐づく全ての明細行レコードが、名寄せ先に紐づく明細行レコードとして残ります。 |
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レコードの |
名寄せ後、レコードは全て未読状態になります。 |
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コメント |
名寄せ元/先に紐づく全てのコメント、コメントに対するリアクションが、名寄せ先に紐づくレコードのコメントとして残ります。 |
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関連情報URL |
名寄せ元/先に紐づく全ての関連情報URLが、名寄せ先に紐づくレコードの関連情報URLとして残ります。 |
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CRMデータベース |
名寄せ元に紐づくレコードの「顧客リレーション」項目と「お客様選択」項目が、名寄せ先の値で上書きされます。 |
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CRMデータベース |
名寄せ元に紐づくレコードの「お客様選択」項目が、名寄せ先の値で上書きされます。 |
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Webデータベース |
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汎用申請データベース |
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名刺交換情報 |
名寄せ元/先に紐づく全ての名刺交換情報が、名寄せ先に紐づく情報として残ります。 |
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担当者職歴 |
名寄せ元/先に紐づく全ての職歴情報が、名寄せ先に紐づく情報として残ります。 |
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シークレット情報 |
名寄せ元/先に紐づく全てのシークレット情報が、名寄せ先に紐づく情報として残ります。 |
|
最近選択した顧客の情報 |
「部署名・役職」欄で選択されている部署での選択履歴が残ります。 |
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Web/汎用申請/ |
一覧表示画面の条件付き書式 |
各条件に指定されている担当者が名寄せ先の値で上書きされます。 |
絞り込み条件 |
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個人用絞り込み条件 |
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通知条件 |