交通費精算

近距離交通費の精算申請を行います。

交通費を精算する

  1. image40 ＞ 経費精算申請 ＞ 交通費精算 をクリックします。

  2. 交通費精算一覧画面の交通費申請検索欄で 本人の申請 か 本人以外の代理申請 かを選択します。
    代理申請をする場合は “本人以外” を選択し、代理申請の対象者を選択し、image8をクリックします。

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    代理申請権限がある場合のみ、“本人以外” を選択できます。
    代理申請の詳細については「代理申請」を参照してください。

    申請した交通費精算の状態によって、交通費精算申請一覧にアイコンが表示されます。
    各アイコンの意味は以下のとおりです。

    • 代理申請を行った場合は、申請日欄に image14 のアイコンが表示されます。

    • 精算金額欄のアイコン

      image42

      …​

      経理確認済みで、精算金を受取予定の場合、表示されます。カーソルを合わせると入金予定日と受取方法が表示されます。ただし、システム設定にて入金予定日を非表示とすると設定している場合、入金予定日は表示されません。

      image43

      …​

      精算金を受取済みの場合、表示されます。
      カーソルを合わせると入金日と受取方法が表示されます。

      image44

      …​

      仮払残金を返金済みの場合、表示されます。
      カーソルを合わせると返金日が表示されます。

  3. 交通費精算一覧画面のimage12をクリックします。

  4. 交通費精算入力画面の以下の項目に交通費精算の基本情報を入力します。

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    項目名 説明

    申請日 *

    交通費精算の申請日を入力します。この日時点のワークフローのルートでフローします。

    申請者

    交通費精算一覧画面の申請者欄で選択した申請者が表示されます。

    交通費種別

    交通費種別を選択します。

    件名 *

    件名を入力します。

    理由等

    理由等を入力します。

    負担部門プロジェクト

    交通費明細で負担先初期値を指定したい場合に選択します。
    システム設定により、「たたんだ状態で表示」「非表示」となります。

    ＜「たたんだ状態で表示」と設定した場合＞
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  5. 引き続き、交通費の明細を入力します。image61 をクリックします。

  6. 交通費明細入力画面に交通費の明細を入力します。

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    項目名 説明

    使用日 *

    使用日を入力します。

    明細種別 *

    明細種別を選択します

    出発地／到着地

    出発地と到着地を入力します。
    往復のチェックボックスを選択すると、入力した明細と出発地と到着地を反転させた明細の2明細が登録されます。

    金額 *

    選択した明細種別により入力項目が変わります。

    入力項目 説明

    単価×数量

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    単価は変更できません。数量のみを入力します。
    単価×数量で金額が自動計算され、表示されます。

    金額

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    金額を入力します。

    課税区分

    選択した明細種別に応じた課税区分が表示されます。課税区分が課税と課税（軽減税率）の場合は、使用日を基準に税率が自動表示されます。変更することも可能です。

    課税区分が課税の場合：
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    課税区分が課税（軽減税率）の場合：
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    支払種別

    支払種別を選択します。
    コーポレートカードが利用可能な場合、”立替払” の他に利用可能なコーポレートカードの一覧が選択肢として表示されます。

    領収書

    領収書の有無を選択します。選択した明細種別により、領収書の添付が必須の場合は、領収書は ”有” となり変更できません。

    免税事業者との取引

    免税事業者との取引、または、適格請求書発行事業者／適格簡易請求書発行事業者ではない業者との取引である場合に選択します。
    課税区分が課税または課税（軽減税率）の場合のみ選択できます。

    訪問先

    訪問先を入力します。

    理由等

    理由等を入力します。

    負担先

    費用の負担先を指定します。システム設定により、「負担先初期値」が非表示となります。

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    “負担先を指定” を選択した場合の負担先を入力する方法については、「負担先の入力」を参照してください。

  7. image22をクリックします。一覧に追加されます。
    必要に応じて、６～７を繰り返してください。

    • 変更する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックします。クリックすると、入力域に内容が表示されます。内容を変更後、image24をクリックします。

    • 削除する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックし、image25 をクリックします。

    • 一覧のラジオボタンをクリックし、内容を変更後、image22をクリックすると、入力した内容をもとに新規登録（参照作成）が可能です。

    • 一覧にて表示順の変更が可能です。表示順の変更については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「表示順の変更」を参照してください。

    • お気に入り経路登録で登録した経路を選択する場合は image68 をクリックします。クリックすると、お気に入り経路選択画面が表示されます。画面の操作方法は、「お気に入り経路から交通費の明細を入力する」を参照してください。

    • 「駅すぱあと」から経路を検索して交通費の明細を入力する場合は image69 をクリックします。「駅すぱあと」が設定されていない場合は、表示されません。駅すぱあとより明細を入力する方法については、「「駅すぱあと」から交通費の明細を入力する」を参照してください。

    • 課税区分にて税率を変更した明細がある場合は、承認画面に “税率変更明細あり” と表示されます。

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    • 手入力した交通費明細がある場合は、承認画面に “手入力明細あり” と注記が表示されます。（注記を表示する／しないはシステム設定によります。）
      また、駅すぱあと定期券区間が登録されている場合は、その情報も表示されます。

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    • 駅すぱあと定期券区間が登録されている場合、駅すぱあとの更新に伴って駅名や路線名の変更により定期経路が無効と判断された場合には、承認画面に “定期経路が有効ではありません” と注記が表示されます。また、手入力された明細として取り扱われ「駅すぱあと」から入力したことを表すアイコン image72 は表示されません。

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    ●「駅すぱあと」を使用している場合

    交通費明細をすべて入力後、確定する前に、明細の金額チェックを行うことができます。チェックを行う場合は、image74をクリックします。（ボタンの表示／非表示はシステム設定によります。）定期経路が有効な場合は、手入力した交通費明細について、入力した乗車区間を条件に「駅すぱあと」を検索し、金額が一致する適切な経路が存在した場合は、「駅すぱあと」から入力したことを表すアイコン image72 が明細に対して表示されます。

  8. 交通費明細入力画面のimage23をクリックします。交通費精算入力画面に戻ります。
    入力した交通費明細をお気に入り経路に登録する場合は、image75 をクリックします。クリックすると、お気に入り経路登録画面が表示されます。画面の操作方法は、「お気に入り経路登録」を参照してください。

  9. 必要に応じて、その他の項目を入力します。

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    項目名 説明

    仮払明細を選択

    仮払明細を選択する場合は、「仮払選択」を参照してください。

    受取方法

    精算金額の受取方法を選択します。精算金額が0円以下の場合は選択できません。

    添付ファイル

    ファイルを添付する場合は、image46 をクリックし、ファイルを添付してください。ファイル添付に関する詳細は、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「添付ファイル」を参照してください。

    関連URL

    image47 をクリックすると、登録する情報に関連する情報のリンクを指定できます。関連URLに関する詳細は、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「関連情報URL」を参照してください。

  10. 交通費精算入力画面のimage48をクリックします。

    • image48のかわりに、image49をクリックすると、一時保存できます。一時保存した案件は、一覧画面からimage50をクリックし、一時保存一覧から申請を行います。一時保存している案件がある場合は、タブに件数が表示されます。なお、交通費精算申請確認画面のルート変更内容は保持しません。

    • 「駅すぱあと」を使用している場合で、システム設定で駅すぱあと交通費明細金額チェックを行う設定になっている場合は、交通費明細入力画面でimage74をクリックした時と同じチェックが行われます。

  11. 交通費精算申請確認画面が表示されます。申請内容が正しく入力されているか確認し、image51をクリックします。交通費精算が申請され一覧画面に戻ります。

    ルート変更が許可されている場合、申請確認画面にて、ルートの変更が行えます。ルート変更の操作方法は、ユーザーズマニュアル 汎用申請利用編「申請者によるルート変更」を参照してください。
    なお、ルート変更後、申請確認画面から入力画面に戻った場合は、ルート変更内容は破棄されます。入力画面に戻った場合は、再度ルート変更を行ってください。

  12. 必要に応じて、領収書貼付台紙を印刷し、領収書の提出を行ってください。詳細は「領収書貼付台紙を印刷する」を参照してください。

交通費精算を変更する

申請した案件を変更します。申請した案件の変更は、現在の決裁状況によって異なります。

決裁状況 説明

審議中

取下げを行うことにより、変更が可能となります。変更後、再申請となります。

決裁

内容は変更できません。ただし、経理担当者が経理確認画面にて差戻しを行うことにより変更が可能となります。変更した場合は再申請となります。

否認

内容は変更できません。

差戻し

内容を変更し、再申請が可能です。取下げを行う必要はありません。

以降は、審議中の案件を変更する手順を説明します。差し戻された案件の変更については、５から参照してください。

  1. 交通費精算一覧画面から、変更する案件の件名をクリックします。

  2. 交通費精算内容表示画面のパスワード欄に承認パスワードを入力します。

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  3. image53をクリックします。

  4. 取下げ確認画面が表示されます。内容を確認し、image53をクリックします。一覧画面に戻ります。

  5. 再度、交通費精算一覧画面から、変更する案件の件名をクリックします。

  6. 交通費精算内容表示画面のimage54をクリックします。

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  7. 交通費精算入力画面が表示されます。以降の操作は、交通費精算入力と同様です。

  • 交通費申請一覧の交通費申請検索欄を使用することで、過去に申請した交通費を検索することができます。申請日の期間と申請者を指定して検索します。

  • 交通費精算内容表示画面でimage56をクリックすると、申請案件を削除できます。ボタンをクリックすると、削除確認画面が表示されます。内容を確認し、image56をクリックします

交通費精算を参照作成する

過去の申請内容を参照し、新規に精算申請を行います。

  1. 交通費精算一覧画面から、参照する案件の件名をクリックします。

  2. 交通費精算内容表示画面のimage57をクリックします。

  3. 交通費精算入力画面が表示されます。以降の操作は、交通費精算入力と同様です。

一覧から件名のリンクをクリックし交通費精算内容表示画面を参照すると、以下の情報を確認できます。

  • コメントの確認
    審議中に入力されたコメントを確認できます。入力されたコメントに対して返信することもできます。
    コメントの入力方法については、ユーザーズマニュアル 汎用申請利用編「コメント入力」を参照してください。

  • 承認状況の確認
    自分が申請した案件の現在の承認状況を確認できます。

領収書貼付台紙を印刷する

交通費の領収書を貼付する台紙（PDFファイル）を印刷します。

  1. 交通費精算一覧画面から領収書貼付台紙を印刷したい明細の image79 アイコンをクリックします。

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  2. 表示されたPDFファイルを印刷し、領収書を貼付してください。

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お気に入り経路から交通費の明細を入力する

交通費精算や出張精算などの交通費明細の入力時に、あらかじめお気に入り経路登録画面で登録した明細を検索し、入力できます。

  1. 交通費明細入力画面の image68 をクリックします。

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  2. お気に入り経路選択画面のお気に入り経路検索欄で登録種別を選択、必要に応じて経路名を入力し、image8をクリックします。

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    ユーザ個別のお気に入り経路を検索する場合、登録種別で “個別” を選択します。
    会社共通のお気に入り経路を検索する場合、“共通” を選択します。

  3. 右ペインの上部にお気に入り経路の一覧が表示されます。
    対象の経路を選択し、使用日を入力し、追加する位置の image83 をクリックします。

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    • 使用日は必ず入力してください。今日の日付が初期表示されます。

    • 負担先はシステム設定により、「負担先初期値」が非表示となります。

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    • クリックした image83 の１つ上の行に選択した経路が追加されます。

    • 訪問先、理由等の両方が未入力の明細については、追加時に、選択した経路の経路名、メモが明細の訪問先、理由等に自動編集されます。（自動編集する／しないはシステム設定によります。）

  4. image23をクリックして交通費明細入力画面に戻ります。交通費明細入力画面の一覧に選択した明細が追加されます。

「駅すぱあと」から交通費の明細を入力する

交通費精算や出張精算などの交通費明細の入力時に、「駅すぱあと」から経路を検索し、明細を入力できます。
なお、「駅すぱあと」を使用する設定がされていない場合は、当機能は使用できません。

  1. 交通費明細入力画面の image69 をクリックします。

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  2. 駅すぱあと検索画面の出発地を入力し、カーソルを移動します。

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    • 負担先はシステム設定により、「負担先初期値」が非表示となります。
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  3. 入力した出発地の候補一覧が表示されます。一覧から出発地を選択します。

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  4. 同様に到着地を入力し、候補から選択します。複数の駅を経由する場合は、到着地欄に経由の通りに駅を指定します。

  5. image88 をクリックすると、探索時の検索オプションを指定できます。

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  6. image90をクリックします。

  7. 探索結果の一覧から該当の経路のimage91をクリックします。

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    • 領域内のスクロールバーを下にスクロールすると、各経路の詳細が表示されます。

    • ICカードで「利用する」を選択して探索した場合で、特定のエリア内でICカード乗車券の運賃が普通乗車券と違う場合は、経路の詳細にてICカード乗車券を利用するか普通乗車券を利用するかを選択できます。ここで選択した運賃が登録対象の経路明細の乗車券（円）欄に表示されます。

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  8. 選択した経路の明細が一覧表示されます。必要に応じて、特別料金などの項目を入力・変更します。

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    ここで入力した訪問先と理由等は、image95のクリックで交通費明細入力画面の一覧に追加されるすべての明細に対して編集されます。

  9. image95をクリックします。交通費明細入力画面の一覧に追加されます。

    申請を行うと駅すぱあと検索結果より選択した明細には、金額欄の左側に image72 が表示されます。また、駅すぱあと検索結果より選択した明細が定期券区間を一部でも含む場合は、定期券区間は表示されません。
    なお、申請者によって使用日、明細種別、出発地／到着地、金額が変更された場合には image72 が表示されなくなります。（ただし、明細種別を変更した時に image72 が表示されなくなるかどうかはシステム設定によります。）

    駅すぱあと定期券区間が登録されている場合、駅すぱあとの更新に伴って駅名や路線名の変更により定期経路が無効と判断された場合には、画面に “定期経路が有効でないため、当画面で登録した明細は手入力扱いとなります” とメッセージが表示されます。
    駅すぱあとでの経路検索を行うことはできますが、金額欄の左側に image72 は表示されません。
    定期経路の再設定につきましては、「定期券区間控除」を参照してください

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