組織図の作成・運用

組織図作成の手順について説明します。

（1）組織図の作成

組織に関するメンテナンスとして、組織図の作成やグループの登録などがあります。

1）初期導入時の組織図作成の流れ

当システム導入時に、初めて組織図を作成する場合、登録・設定を行います。また、新しい会社を作成する場合も同様の手順となります。

順序 作業名 説明

1

会社の登録 *

当システムを利用する会社を登録します。
会社の基本情報を指定します。

2

社員の登録 *

当システムを利用する社員（ユーザ）を登録します。
社員の基本情報（ユーザID、パスワード、氏名など）を指定します。また、利用する機能ライセンスの割り当てを行います。

3

地区の登録

”東京”、”大阪”といった地区マスタを登録します。
登録した地区は、組織図の作成にて部門に割り当てます。また、登録した地区は、権限設定で利用できます。

4

役職の登録 *

”社長”、”部長”といった役職のマスタを登録します。
登録した役職は、組織図の作成にて社員を所属時に使用します。また、登録した役職は、権限設定で利用できます。

5

社員区分の登録

”正社員”、”アルバイト”といった社員区分のマスタを登録します。
登録した社員区分は、組織図の作成にて社員を所属時に使用します。また、登録した社員区分は権限設定で利用できます。

6

組織図の作成 *

会社に対する組織図を作成します。組織図では、部門を作成し、作成した部門に社員の登録にて登録した社員を所属させます。
そのほか、会社別グループや申請部門、審議者の登録を行います。

7

登録内容の確認
（リスト印刷）

リスト印刷を行い、登録内容を確認します。
リスト出力については、「組織に関するリスト出力」を参照してください。

8

組織の発令

組織図の作成で作成した組織図の発令処理を行います。発令処理を行うことにより、作成した会社の社員でログインが可能になります。
組織図の発令日を今日の日付にした場合は、手動で発令処理を行います。

その他

共通グループの登録

会社をまたがるグループを登録します。また、システム管理者を設定します。
登録した共通グループは、権限設定やワークフローで利用できます。

その他

社員設定情報照会

日付・社員を条件に、選択した社員の所属や、指定した社員が個別に設定されている権限やルートの設定情報を照会できます。

（2）運用管理

組織の運用にあたり、以下の管理・設定を行います。

1）システム管理者・会社担当者の設定

システムを運用するシステム管理者を設定します。システム管理者の登録は、共通グループの登録から行います。
共通グループの登録については、「共通グループの登録」の「システム管理者を設定する」 の項を参照してください。なお、システム管理者については、設定を行う機能のライセンスが必要となります。上記設定のほか、社員の登録画面にて設定を行う機能を使用する設定を行ってください。

また、会社の登録時に、その会社の組織に対する設定権限を付与できます。この権限を付与された担当者を『会社担当者』と呼びます。
会社担当者は、指定された会社に対する以下の設定が可能です。

  • 役職の登録

  • 社員区分の登録

  • 組織図の作成変更

  • 組織の発令

  • 組織図リストの出力

  • 社員所属リストの出力

複数会社で運用する際などに、組織図の運用のみそれぞれの会社に割り当てる場合などに使用できます。
設定は、会社の登録画面にて行います。会社の登録については、「会社の登録」を参照してください。
なお、会社担当者は共通グループ単位で指定します。会社の登録の前に事前に共通グループの作成が必要となります。
また、会社の登録にて設定を行うだけでは、設定を行うためのメニューは表示されません。
別途、共通グループ『会社担当者』に該当社員を所属させる必要があります。共通グループ『会社担当者』に割り当てることにより、会社担当者用のメニューが表示されます。

2）社員の退職時

2.社員の登録にて、退職日、ＩＤ有効期限を設定します。
これにより、退職者（当システムを利用しないユーザ）として設定されます。
そのほか、退職した社員のデータの削除やグループからの削除、ワークフロー設定の変更、代行先の設定など、退職者に関する情報のメンテナンスを必要に応じて行ってください。

3）社員追加時

社員を新規に追加する場合、以下の作業を行います。

  1. ライセンスの確認
    ライセンスキーの登録画面にてライセンス数を確認し、社員の追加が可能か確認してください。
    ライセンスが足りない場合は、ライセンスをご購入いただき、ライセンスキーの登録を行ってください。
    ライセンスキーの登録については、「ライセンスの登録」の項を参照してください。

  2. 社員の登録
    新しい社員を登録します。

  3. 組織図の変更
    現行の組織図を変更し、登録した新しい社員の所属情報を登録します。

4）組織変更、社員所属異動時

部門の統廃合、追加や、社員の所属や役職の変更時は、組織図の作成にて、発令日を指定した新しい組織図を作成します。
新しい組織図は、発令日の前日迄に登録をしなければなりません。
また、設定の際には、以下の点もあわせて考慮のうえ設定してください。

  • グループの変更
    所属部門の異動により、グループ所属が変わる場合は、合わせて変更を行ってください。
    また、組織図内に作成した会社別グループの場合、社員のグループ所属時に、所属部門を指定します。異動に伴い、所属部門が変更になる場合は、グループの所属についても、同様に変更してください。

  • 審議者の変更
    ワークフロー機能を利用している場合、各部門の審議者情報もあわせて変更してください。

そのほか、権限設定やワークフローの設定など必要に応じて変更してください。
社員設定情報照会画面を利用すると、選択した社員の所属情報、権限設定情報、ワークフロー設定情報を照会できます。所属の異動時や退職時など、どの設定を変更する必要があるかを確認する参考情報として利用できます。社員設定情報照会については、「社員設定情報照会」を参照してください。