社員情報の設定

社員情報の設定では、以下の画面に関する設定を行います。

  • 社員名簿
    組織図や役職などから社員を検索できます。また、検索した社員の情報をCSVファイルに出力できます。
    システム管理者は、社員名簿に関する表示設定や、CSVの出力権限などを設定します。

  • 社員プロフィール
    社員のプロフィールを参照できます。
    システム管理者は、社員プロフィールに入力する項目を追加・変更可能です。
    また、社員プロフィール画面からその社員に関する情報を表示するためのリンク(社員リンクボタン)の設定を行います。

  • 社員アイコン(社員名横に表示されるアイコン image140
    アイコンをクリックすると社員に関する様々な情報を表示できます。
    システム管理者は、アイコンクリック時に表示されるメニュー(社員アイコンメニュー)の設定を行います。

  • 在席管理
    社員の在席状況を表示できます。在席状況は、社員アイコンにて表現され、社員名のリンクにマウスポインタを合わせると、在席区分および在席区分の変更日時がポップアップ表示されます。

    image141 frame

    システム管理者は、在席管理の使用有無や、ログイン・ログアウト時の在席区分、在席区分(在席/不在/外出など)の設定を行います。

(1)社員情報に関する設定

社員情報に関する設定作業には以下の項目があります。必要に応じて実行してください。

社員情報環境の設定

社員名簿や社員プロフィールの表示に関する設定、在席管理の使用有無などの設定を行います。

処理の登録

社員リンクボタン・アイコンメニューに追加する処理を登録します。処理の登録時は、処理種別に ”社員リンクボタン・アイコンメニュー用” を選択し、登録してください。
また、社員リンクボタン・アイコンメニューのアクセス権限を設定する場合は、こちらで行います。
処理の登録については、「処理の登録」の項を参照してください。

社員リンクボタン・アイコンメニューの登録

社員リンクボタンおよびアイコンメニューを登録します。新規に追加する場合は、事前に「処理の登録」を行う必要があります。

在席区分の登録

在席管理で使用する在席区分および在席区分に対応する社員アイコンのイメージファイルを設定します。

社員情報環境の設定

社員情報環境の設定では、以下の設定を行います。

  • 社員名簿の組織で探すパネルに関する設定
    組織図の初期表示階層や「配下部門を含める」の初期値を設定します。

  • 社員名簿の検索結果一覧に関する設定
    一覧の初期ソート順、CSVファイルの出力権限、表示項目について設定します。

  • 社員プロフィールに関する設定
    他会社の情報参照有無や表示項目について設定します。

  • 社員アイコンメニューに関する設定
    「E-mail」メニューの表示有無を設定します。

  • 在席管理に関する設定
    在席管理の使用有無、ログイン・ログアウト時の在席区分について設定します。

社員名簿(組織で探すパネル)を設定する

  1. image3 > システム共通 > 社員情報の設定 をクリックします。

  2. Step.1「社員情報環境の設定」 をクリックします。

  3. 社員情報環境の設定画面:社員名簿欄にて、以下の項目を入力します。

    image142 frame

    項目名 説明

    組織図初期表示階層 *

    社員名簿の組織で探すパネルを選択したときに初期表示する組織図の階層レベルを入力します。
    階層レベルを低くする(指定した数字を大きくする)と、一度に表示される情報量が増えるため、画面表示が遅くなる可能性があります。表示速度を考慮のうえ、設定値をご検討ください。

    配下部門の初期値

    社員名簿の組織で探すパネルの「配下部門を含める」チェックボックスの初期値を選択します。なお、当設定は組織で探すパネルのみ有効となります。

  4. image10をクリックします。

社員名簿(検索結果一覧)を設定する

  1. image3 > システム共通 > 社員情報の設定 をクリックします。

  2. Step.1「社員情報環境の設定」 をクリックします。

  3. 社員情報環境の設定画面:社員名簿欄にて、以下の項目を入力します。

    image143 frame

    項目名 説明

    社員名簿のソート順

    社員名簿の検索結果の初期ソート順を選択します。

    社員名簿のCSV出力権限

    社員名簿の検索結果からCSV出力を可能にするかどうかを選択します。
    image60 をクリックし、アクセス権限を設定します。
    アクセス権限の設定については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「権限設定」を参照してください。
    出力できないよう設定した場合、該当社員の社員名簿にCSV出力ボタンは表示されません。

    部門名称表示形式

    社員名簿の検索結果一覧表示画面での「部門」の表示形式を選択します。この設定は、以下画面の部門表示で有効となります。

    • NaviView画面上部のログイン社員情報の部門名

    • 社員名簿の検索結果一覧表示画面の部門名
      (ただし、検索結果のCSV出力でファイルに出力される部門名は対象外)

    • 社員プロフィールの「部門」「兼務」欄に表示される部門名

    • 個人設定「所属の切替」画面の部門名

    なお、スマートフォン版には適用されません。

    表示形式は以下のいずれかを指定します。

    部門名称を表示

    表示対象部門の部門名称(正式名)を単体で表示します。(例:総務課)

    部門略称名を階層表示
    (パターン1)

    表示対象部門の上位部門から表示対象部門まで、各部門の略称名を半角スペースで連結して表示します。(例:東京本社 総務部 総務課)
    上位部門の表示開始レベルは「組織レベル」で指定します。

    部門略称名を階層表示
    (パターン2)

    表示対象部門の略称名に続き、上位部門の略称名を半角スペースで連結して表示します。上位部門はカッコでくくられます。
    (例:総務課(東京本社 総務部))
    上位部門の表示開始レベルは「組織レベル」で指定します。

    「組織レベル」とは、組織図上の部門階層(レベル)を表します。
    表示対象部門のレベルが指定された組織レベル以上の場合は、上位部門は表示されません。

    社員名簿検索結果表示
    項目

    社員名簿の検索結果一覧表示画面に以下の項目を表示するかしないかを選択します。

    • フリガナ(社員名)

    • 社員番号(外部社員番号1)

    • 部門電話番号

    • 部門FAX番号

    • メールアドレス

    • 携帯メールアドレス(ただし、ユーザが個人設定で公開しない設定にした場合は表示されません)

  4. image10をクリックします。

社員プロフィールを設定する

  1. image3 > システム共通 > 社員情報の設定 をクリックします。

  2. Step.1「社員情報環境の設定」 をクリックします。

  3. 社員情報環境の設定画面:社員プロフィール欄にて、以下の項目を入力します。

    image144 frame

    項目名 説明

    社員プロフィール画面
    表示項目

    社員プロフィール画面に以下の項目を表示するかしないかを選択します。

    • 社員区分

    • 社員番号(外部社員コード1)

    • 部門住所

    • 部門電話番号

    • 部門FAX番号

    • メールアドレス

    • 携帯メールアドレス(ただし、ユーザが個人設定で公開しない設定にした場合は表示されません)

    他の会社の社員
    プロフィールの参照

    他の会社の社員プロフィールの参照を許可するかしないかを選択します。
    ”許可しない” に設定した場合、自分が所属する会社の社員のプロフィールのみ参照可能となります。

    社員プロフィールの
    登録用画面

    社員プロフィール画面で、デフォルトで用意されているもの以外に項目を追加する場合に設定します。
    登録用画面は社員プロフィールの登録画面で、参照用画面は社員プロフィール画面で利用されます。
    あらかじめ、項目および登録用・参照用画面の作成が必要です。追加項目の作成方法については、「社員プロフィール追加項目の設定」を参照してください。

    社員プロフィールの
    参照用画面

  4. image10をクリックします。

社員アイコンメニューを設定する

  1. image3 > システム共通 > 社員情報の設定 をクリックします。

  2. Step.1「社員情報環境の設定」 をクリックします。

  3. 社員情報環境の設定画面:社員アイコン欄にて、以下の項目を入力します。

    image145 frame

    項目名 説明

    E-Mail送信表示

    社員アイコンメニューに、メニュー "E-Mail送信" を表示するかしないかを選択します。

  4. image10をクリックします。

在席管理を設定する

  1. image3 > システム共通 > 社員情報の設定 をクリックします。

  2. Step.1「社員情報環境の設定」 をクリックします。

  3. 社員情報環境の設定画面:在席管理欄にて、以下の項目を入力します。

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    項目名 説明

    在席管理

    在席管理機能を利用するかしないかを選択します。

    ログイン時の在席区分

    ログイン時に自動設定する在席区分を選択します。
    ログイン時に自動的に在席区分を変更しない場合は、空白を選択します。

    ログアウト時の在席区分

    ログアウト時に自動設定する在席区分を選択します。
    ログアウト時に自動的に在席区分を変更しない場合は、空白を選択します。
    なお、image147 をクリックした時のみ自動設定されます。

  4. image10をクリックします。

社員リンクボタン・アイコンメニューの登録

社員公開情報画面のボタン(社員リンクボタン)および、社員名・社員アイコン( image140 )クリック時のメニューを登録します。
お客様にて作成したプログラムの組み込みが可能です。社員リンクボタンを新規に登録する場合は、社員番号をパラメタとするアドオンプログラムを開発する必要があります。
なお、社員リンクボタン・アイコンメニューを登録する場合、追加するページを処理に登録する必要があります。処理の登録については、「処理の登録」の項を参照してください。また、アクセス権限を設定する場合や社員番号のパラメタの指定は、「処理の登録」にて行ってください。

■社員リンクボタン(社員プロフィール画面)

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■社員アイコンメニュー

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社員リンクボタン・アイコンメニューを追加する

  1. image3 > システム共通 > 社員情報の設定 をクリックします。

  2. Step.3「社員リンクボタン・アイコンメニューの登録」 をクリックします。

  3. 左ペインの種別選択欄から、社員リンクボタンを追加するのか、社員アイコンメニューを追加するのかを選択します。

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    ここで選択した種別に追加されます。登録後に種別を変更できません。必ず最初に選択してください。

  4. 選択した種別の一覧が表示されます。社員リンクボタン・アイコンメニューの登録画面の以下の項目を入力します。

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    項目名 説明

    ボタン・メニュー名 *

    画面に表示する名称を指定します。

    ○○ボタン・メニュー名

    多言語オプションが登録されている場合、登録した言語の名称入力欄が表示されます。項目名に表示されている言語の名称を入力します。
    (○○には言語名が表示されます。例:英語名称)
    言語ごとの名称が入力されていない場合、日本語の名称が表示されます。

    処理選択 *

    image67 をクリックし、メニューに割り当てる処理を選択します。
    処理選択については、「処理の登録」の「処理を選択する」を参照してください。
    選択できる処理は、処理の登録時に ”社員リンク・アイコメニュー用” に指定した処理のみです。
    当システムで提供している処理を選択したボタン、アイコンメニューは、変更時に処理および表示オプションは変更できません。

    ウィンドウ名

    社員リンクボタン・アイコンメニューをクリックした時は別ウィンドウで表示されます。このときのウィンドウ名を指定します。

    表示オプション

    別ウィンドウで起動する際の表示オプションを指定します。クリック時は、Javascriptの window.open (url, winTitle, option) メソッドを使用して起動します。この第3引数の内容をJavascriptの言語仕様に従い記述してください。
    当システムで提供している処理を選択したボタン、アイコンメニューは、変更時に処理および表示オプションは変更できません。

    使用区分

    登録したボタン、アイコンメニューを使用しない場合は、”表示しない” を選択します。

  5. image51をクリックします。一覧の一番下に追加されます。

    • 一覧には、当システムの初期提供データすべてが表示されます。ライセンス未購入により利用できない場合は、一覧画面の使用列に”(未契約)”と表示されます。

    • 変更する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックします。クリックすると、入力域に内容が表示されます。内容を変更後、image52をクリックします。
      なお、未契約のメニューについては変更できません。また、当システム提供の処理を選択している場合、処理および表示オプションは変更できません。

    • 削除する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックし、image22 をクリックします。

    • 一覧のラジオボタンをクリックし、内容を変更後、image51をクリックすると、入力した内容をもとに新規登録(参照作成)が可能です。

    • image53をクリックすると、新規入力状態に戻ります。編集中の情報はすべて消去されます。

    • 多言語オプションが登録されている場合、一覧の言語を切り替えるには表示言語を選択してください。

    • 一覧にて表示順の変更が可能です。表示順の変更については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「表示順の変更」を参照してください。

    社員アイコンメニューの "E-mail送信" の表示有無については、「社員情報環境の設定」で設定可能です。但し、表示順を変更することはできません。

在席区分の登録

在席管理で使用する在席区分および在席区分に応じた社員アイコンのイメージファイルなどを登録します。

在席区分を追加する

  1. image3 > システム共通 > 社員情報の設定 をクリックします。

  2. Step.4「在席区分の登録」 をクリックします。

  3. 在席区分の登録画面にて、以下の項目を入力します。

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    項目名 説明

    区分番号 *

    管理番号を登録します。登録後は変更できません。
    重複しない番号を指定してください。

    名称 *

    在席区分名を入力します。

    英語名称

    多言語オプションが登録されている場合、登録した言語の名称入力欄が表示されます。項目名に表示されている言語の名称を入力します。
    (○○には言語名が表示されます。例:英語名称)
    言語ごとの名称が入力されていない場合、日本語の名称が表示されます。

    表示アイコン

    在席区分に対応する社員アイコンイメージファイルのURLを指定します。
    指定しない場合、デフォルト社員アイコン( image140 )が表示されます。

    当システムに上記ファイルを格納する場合は、「ファイルアップローダー」の「(3)共通ファイル」を参照してください。
    当システム以外のURLを指定する場合は、「http://」から指定してください。

    表示色
    (スマートフォン)

    スマートフォン版のナビビューに表示される在席状況アイコンの表示色を設定します。表示したい色を英語色名(red, black等)又はRGB値(#ff0000、#000000等)で入力してください。

    使用区分

    登録した在席区分を使用しない場合は、”表示しない” を選択します。

  4. image51をクリックします。一覧の最後に追加されます。

    • 変更する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックします。クリックすると、入力域に内容が表示されます。内容を変更後、image52をクリックします。

    • 削除する場合は、一覧から対象項目を選択し、image22 をクリックします。

    • image53をクリックすると、新規入力状態に戻ります。編集中の情報はすべて消去されます。

    • 多言語オプションが登録されている場合、一覧の言語を切り替えるには表示言語を選択してください。

    • 一覧にて表示順の変更が可能です。表示順の変更については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「表示順の変更」を参照してください。

社員プロフィール追加項目の設定

社員プロフィール画面やそのプロフィールを登録する画面に、項目を追加することができます。
項目や、登録用・参照用の画面の作成は、社員プロフィール用の「データベース」機能にて行います。
なお、当機能はスマートフォン版では利用できません。

(1)利用イメージ

以下は、社員プロフィールの登録画面、参照画面に項目を追加した例です。
枠内が、社員プロフィール用のデータベース機能を使用して作成した画面です。プログラム作成の必要なく以下のような画面を作成可能できます。

登録画面
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参照画面
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(2)設定手順

設定は、以下の手順で行います。

  1. 項目の作成
    社員プロフィール用のデータベースに項目(フィールド)を作成します。

  2. 登録用・参照用画面の作成
    個人プロフィール画面で利用するための登録画面(表示編集画面)、社員プロフィールで表示するための参照画面(表示編集画面)を作成し、項目を配置します。
    登録用と参照用で同じ画面を利用することもできます。

  3. 社員情報環境の設定
    作成した登録画面と参照画面を、社員情報環境の設定で設定します。
    設定方法については、「社員情報環境の設定」の「社員プロフィールを設定する」を参照してください。

(3)設定操作について

社員プロフィール用データベースの設定操作(項目作成、画面作成)は、「Webデータベース」という機能(Webデータベースライセンスにて利用できる機能)と同様です。
ここでは、社員プロフィール用のデータベースに関する操作の概要とポイントを中心にご説明いたします。設定画面や設定項目などの詳細は、ユーザーズマニュアル データベース作成編の各マニュアルを参考にしてください。
なお、社員プロフィールのデータベースで利用できる機能は、以下になります。操作できるのは、システム管理者のみです。

  • データベースのロック・ロック解除

  • フィールド設定(項目を作成する設定)

  • 表示編集画面設定(登録画面・参照画面を作成する設定)

  • 外部DB参照定義(外部のデータベースで管理されている情報を参照して登録したい場合に行う設定)

設定画面を起動する

  1. image3 > システム共通 > 社員情報の設定 をクリックします。

  2. Option 「社員プロフィールの設定」 をクリックします。

  3. 社員プロフィール用のデータベースの設定画面が開きます。image155をクリックしてデータベースをロックすると、設定が行えるようになります。

    image156 frame 2

  4. 引き続き、項目を作成します。

    • 設定を行うには、データベースをロックする必要があります。設定がすべて完了したら、image158をクリックして解除してください。なお、この設定画面は常に管理者モードで動作するため、誰かがロックしていても、他のシステム管理者がimage158でロックを解除することができます。

    • データベースの設定画面に表示されている各種設定項目はシステムで利用しているものとなり、設定の変更は行えません。

項目を作成する

社員プロフィールに追加したい項目(フィールド)を作成します。
項目には様々な入力形式が用意されています。また、作成済みの項目の入力形式を、別の入力形式へ変換することもできます。

  1. 社員プロフィール用のデータベース設定画面で、左ペインの image159 をクリックします。フィールドの設定画面が表示されます。

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  2. 項目を作成します。作成できる入力形式や操作については、以下を参照してください。
    ユーザーズマニュアル データベース作成編「フィールド設定」

    なお、各フィールド設定画面に表示されている以下設定項目は社員プロフィールの登録や参照に関連はありませんので、デフォルト設定のままで問題ありません。

    • ソート対象

    • 再利用

    • キーワード検索

    また、「キー項目」という設定項目にチェックを入れると、複数の社員でその項目に同じ値を登録することができなくなりますのでご注意ください。

  3. 引き続き、画面を作成します。

    • 社員プロフィール用のデータベースには、「対象社員」という、システムで利用するフィールドがあらかじめ登録されています(フィールド一覧画面には表示されません)。そのため、これと同じ名称の項目は作成できません。

    • 社員プロフィール用のデータベース以外から項目をコピーすることはできませんので、参照先マニュアルの「他のデータベースからフィールドをコピーする」の操作は行えません。

登録用・参照用画面を作成する

社員プロフィールの登録用・参照用画面を作成します。登録用として利用できる画面はデフォルトで登録されていませんので、必ず作成してください。

  1. 社員プロフィール用のデータベース設定画面で、左ペインの image161 をクリックします。表示編集画面の設定画面が表示されます。

    image162 frame

    デフォルトで、全項目が表示される表示編集画面「(全項目)」が登録されていますが、表示する項目およびレイアウトは変更できませんので、これは登録用画面として利用できません。

  2. 登録用となる表示編集画面の新規作成画面を開き、項目を配置します。操作については、以下を参照してください。
    ユーザーズマニュアル データベース作成編「表示編集画面設定」の「表示編集画面の作成」

    なお、WebデータベースライセンスやCRMライセンスが登録されている場合、入力形式「WebDB間連携項目」の項目も利用できますが、レイアウト「表示編集画面」「一覧表示画面」は配置しないでください。
    登録用の表示編集画面のレイアウトにこれらが配置されている場合、設定手順の3にて、プロフィールの登録用画面として設定できません。
    また、デフォルトで登録されている項目「対象社員」も同様に、レイアウトに配置すると登録用画面として設定できません。

    レイアウト編集の入力項目設定画面の「編集時デフォルト値設定」は、社員プロフィールの機能では使用できないため、デフォルト設定のままで問題ありません。

  3. 引き続き、画面名などの基本情報を編集して登録します。操作については、以下を参照してください。
    ユーザーズマニュアル データベース作成編「表示編集画面設定」-「表示編集画面の作成」-「表示編集画面の基本情報を設定する」

    設定項目は以下のみとなります。

    • 表示編集画面名

    • 使用区分

    • 表示項目制御

    • 必須項目制御

  4. 画面作成後、「社員情報環境の設定」にて、作成した画面を設定してください。
    登録用画面とは別の画面を参照用画面として利用する場合は、もう一つ表示編集画面を作成した上で、設定を行ってください。登録用画面を参照作成すると、簡単に新規の表示編集画面が作成できます。
    登録用画面と同様、レイアウト「表示編集画面」「一覧表示画面」は配置しないでください。

    社員プロフィール画面では入力した内容を参照(表示)することが目的となるため、表示編集画面のレイアウト編集時に、入力項目の書式設定画面で「表示区分」を ”入力用” と設定しても、社員プロフィールの画面では表示項目として表示され、入力は行えません(ただし、スタンプ項目は ”入力用(編集可能)” と設定することでボタンがクリックできます)。

外部DB参照定義を設定する

項目の作成で「DB参照項目」「DB参照コード入力」という外部データベースから情報を参照する入力形式を利用する場合は、外部データベースの参照定義を設定します。

  1. 社員プロフィール用のデータベース設定画面で、左ペインの image163 をクリックします。外部DB参照定義の設定画面が表示されます。

    image164 frame

  2. 外部データベースの参照定義を設定します。操作については、以下を参照してください。
    ユーザーズマニュアル データベース作成編「外部DB参照定義」