ファイル管理拡張オプション
オプション製品「ファイル管理拡張オプション」を導入すると、PDFファイルへの自動変換機能を利用できます。
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PDFファイルで保管可能
登録されたファイルが自動的にPDFファイルに変換されるので、各種文書をPDFファイルで保管することが可能です。これにより、文書を開くためのアプリケーションがインストールされていないタブレットやスマートフォンなどの端末からも閲覧が可能になります。 -
変換されるPDFファイルに対してセキュリティ属性の付加が可能
事前に印刷禁止、編集・コピー禁止、「社外秘」、「部外秘」などのウォーターマークを設定しておくことで、変換されるPDFファイルにセキュリティ属性が付加されます。 -
PDFファイルをキーワード検索済みの状態で表示可能
ファイル検索機能でキーワードを指定して検索した場合、検索対象になったPDFファイルをキーワード検索済みの状態で表示できます。
（1）事前準備・設定
PDF自動変換機能を使用するには、以下の準備と設定を行う必要があります。
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PDF変換サーバを準備
PDF変換サーバの導入・設定手順、留意事項については、SkyPDF Web Server のマニュアルを参照してください。 -
Webサーバの定義ファイルの設定
当システムのWebサーバにある定義ファイル（poweregg.properties）にて、ファイル管理拡張オプションのPDF変換処理を実行するよう変数が設定されている必要があります。事前に設定値を確認してください。詳細は、当システムのWebインストールガイドの poweregg.properties に関するマニュアルを参照してください。 -
「ファイル管理拡張オプション」のライセンスキーを登録
ライセンスキーの登録については、「ライセンスの登録」を参照してください。 -
ファイル管理環境の設定
システム設定のファイル管理環境設定にて、上記1.で準備したPDF変換サーバのURL、変換対象ファイル種類、変換ログ保存期間（日数）を設定します。また、設定した変換サーバへの接続確認を行います。
ファイル管理環境の設定については、「ファイル管理環境の設定」を参照してください。
（2）PDF自動変換の概要
システム管理者やフォルダを作成する権限を割り当てられた社員が、フォルダの追加・変更画面にてフォルダごとにPDF変換有無を設定します。変換すると設定した場合は、変換するPDFファイルのオプション（印刷禁止、コピー・編集禁止、ウォーターマーク）と原本ダウンロードを許可するか否かも設定します。
PDF変換対象に設定されたフォルダに追加された添付ファイルは自動的にPDFファイルへ変換されます。
（3）留意事項
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PDF変換対象のフォルダに追加された添付ファイルは自動的にPDFファイルへ変換されます。変換処理はサーバ側で逐次行われます。変換には時間がかかることがあります。
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PDF変換でエラーが発生した場合、変換エラーになった添付ファイルを登録したユーザ本人がファイル内容表示画面でエラーの詳細を確認して、エラーの原因を取り除いたファイルを再度登録します。
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ユーザが対処できない変換エラーについては、システム管理者がPDF変換実行履歴の確認画面にて、エラーがあったファイルやエラー内容を確認することができます。
PDF変換実行履歴の確認画面については、「PDF変換実行履歴の確認」を参照してください。
ファイル管理環境の設定
PDF変換サーバURL、変換対象のファイル種類、変換ログ保存期間（日数）を指定します。
ファイル管理環境を設定する
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この項では、「ファイル管理拡張オプション」が登録されている場合に入力可能になるファイル管理拡張オプション欄の設定項目についてのみ説明します。その他の設定項目については、「ファイル管理環境の設定」を参照してください。 |
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＞ ファイル管理の設定 をクリックします。 -
Step.1「ファイル管理環境の設定」 をクリックします。
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ファイル管理環境の設定画面のファイル管理拡張オプション欄に、以下の項目を入力します。
項目名 説明 変換サーバURL
PDF変換サーバのURLを入力します。
をクリックすることで、PDF変換サーバへの接続を確認できます。変換対象ファイル種類
変換を行うファイルの種類を選択します。
ファイルの種類は追加できません。変換対象ファイル種類として選択できるのは、ここに表示されているファイルの種類のみとなります。
変換ログ保存期間 *
変換ログ保存期間（日数）を0～999の範囲で指定します。保存期間を過ぎたログは、夜間バッチにて自動削除されます。なお、保存期間に ”0”（ゼロ）を指定した場合、保存期間は無期限として扱われ自動削除は行われません。
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をクリックします。
ウォーターマーク文字列の設定
変換PDFファイルに加えられるウォーターマーク（「社外秘」、「部外秘」などの透かし）に編集する文字列を設定します。
ウォーターマーク文字列を設定する
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＞ ファイル管理の設定 をクリックします。
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ファイル管理拡張オプション欄のoption.1「ウォーターマークの設定」 をクリックします。
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ウォーターマーク文字列の登録画面にて、以下の項目を入力します。
項目名 説明 区分番号 *
管理番号を登録します。登録後は変更できません。
重複しない番号を指定してください。名称 *
ウォーターマークに編集する文字列を入力します。
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をクリックします。一覧の一番下に追加されます。-
変更する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックします。クリックすると、入力域に内容が表示されます。内容を変更後、
をクリックします。 -
削除する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックし、
をクリックします。 -
をクリックすると、新規入力状態に戻ります。編集中の情報はすべて消去されます。 -
一覧にて表示順の変更が可能です。表示順の変更については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「表示順の変更」を参照してください。
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PDF変換実行履歴の確認
全てのPDF変換処理の実行結果を確認することができます。
変換サーバへの接続エラーや変換サーバ側の問題でエラーが発生した場合など、ユーザが対処できないエラーについては、ここでエラー内容を確認し、対処した上で、再度変換処理を実行します。
実行結果を確認する
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＞ ファイル管理の設定 をクリックします。
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ファイル管理拡張オプション欄のoption.2「PDF変換実行履歴の確認」 をクリックします。
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PDF変換実行履歴画面にて、状態を確認します。
■実行履歴検索欄 項目名 説明 ジョブ登録日 *
ファイルが追加された日を指定します。
ファイル名
変換元ファイル名を指定します。
更新者
ファイル情報を更新した社員を指定します。
状態
実行結果の状態を指定します。
指定した条件で検索を行います。
■状態の表記 状態 説明 未変換
まだ変換されていないことを指します。
変換中
変換中であることを指します。
完了
変換処理が正常終了したことを指します。
対象外
変換対象外のファイルであることを指します。
中止
変換処理が中止されたことを指します。
接続エラー
変換サーバへの接続にエラーがあったことを指します。
変換エラー
変換中にエラーがあったことを指します。
変換元のファイルが削除されている場合、ファイル名の後ろに">> 削除"と表示されます。
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状態欄のリンクをクリックして、結果を確認します。
状態によって詳細表示画面または結果表示画面またはエラー内容表示画面が表示されます。■状態が未変換、変換中の場合
■状態が完了、対象外、中止の場合実行結果が表示されます。
■状態が接続エラー、変換エラーの場合エラー内容が表示されます。
