伝言メモ
伝言メモ機能は、電話メモを送信し、外出中または離席中の社員に内容を連絡することができます。また、携帯メールに内容を送信することができ、外出先でも伝言メモの内容を確認できます。
伝言メモ機能には、主に以下の機能があります。
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伝言メモの送信
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伝言メモ送信時の携帯メールアドレスへのメール送信
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伝言メモの確認状況の確認
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他の社員の伝言メモの参照
（2）伝言メモに関する設定
伝言メモ機能に関する設定作業には以下の項目があります。必要に応じて実行してください。
- 伝言メモ環境の設定
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他の社員の伝言メモ参照可否や他の会社との共有可否、携帯メール送信の使用有無など伝言メモに関する環境設定を行います。
- 用件の登録
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”電話をしてください”、”電話がありました” など伝言メモの用件を登録します。用件は初期データが登録されています。必要に応じて変更してください。
- 伝言メモデータの削除
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伝言メモデータを日付を指定して一括削除できます。特定社員が送信した伝言メモのみ削除することも可能です。
伝言メモ環境の設定
他の社員の伝言メモ参照可否や他の会社との共有可否、携帯メール送信の使用有無など伝言メモに関する環境設定を行います。
伝言メモ環境を設定する
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＞ グループウェア ＞ 伝言メモの設定 をクリックします。 -
Step.1「伝言メモ環境の設定」 をクリックします。
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伝言メモ環境の設定画面に、以下の項目を入力します。
項目名 説明 他の社員の伝言メモの
参照他の社員の伝言メモを参照可能にするかどうかを指定します。
”許可しない” にした場合、本人のみ伝言メモの参照が可能となります。他の会社との伝言メモの共有
他の会社と伝言メモを共有するかどうかを指定します。
”共有しない” にした場合、他の会社の伝言メモの参照や伝言メモ送信は行えません。携帯メールの送信
携帯メール送信機能の使用有無と、使用する場合の初期値を指定します。
"使用しない" を選択した場合、携帯メールは送信されません。公開・非公開の
デフォルト設定伝言メモ送信画面起動時の公開／非公開の初期値を指定します。
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をクリックします。
用件の登録
伝言メモの用件を登録します。登録済みの標準データを確認いただき、必要に応じて追加・削除を行ってください。
用件を追加する
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＞ グループウェア ＞ 伝言メモの設定 をクリックします。
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Step.2「用件の登録」 をクリックします。
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用件の登録画面に、以下の項目を入力します。
項目名 説明 区分番号 *
管理番号を登録します。登録後は変更できません。
名称 *
用件の名称を入力します。
○○名称
多言語オプションが登録されている場合、登録した言語の名称入力欄が表示されます。項目名に表示されている言語の名称を入力します。
（○○には言語名が表示されます。例：英語名称）
言語ごとの名称が入力されていない場合、日本語の名称が表示されます。 -
をクリックします。一覧の一番下に追加されます。-
変更する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックします。クリックすると、入力域に内容が表示されます。内容を変更後、
をクリックします。 -
削除する場合は、一覧から対象項目を選択し、
をクリックします。 -
をクリックすると、新規入力状態に戻ります。編集中の情報はすべて消去されます。 -
多言語オプションが登録されている場合、一覧の言語を切り替えるには表示言語を選択してください。
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一覧にて表示順の変更が可能です。表示順の変更については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「表示順の変更」を参照してください。
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伝言メモデータの削除
伝言メモデータの一括削除を行います。一度削除すると元に戻せませんのでご注意ください。
伝言メモデータを削除する
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＞ データ削除 をクリックします。
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左ペインの
をクリックします。 -
伝言メモデータの削除画面で、削除条件を指定します。
項目名 説明 日付 *
受付日時が指定した日付以前のデータが削除されます。
特定社員のデータを削除
社員を選択した場合、選択した社員が送信した伝言メモデータのみ削除の対象となります。社員を選択しない場合は、全社員のデータが対象となります。
退職した社員を選択する場合、基準日を退職者が所属していた日に変更し、社員を選択してください。指定した基準日時点での組織図から社員を選択できます。 -
をクリックします。 -
確認メッセージが表示されます。内容を確認し、
をクリックします。 -
をクリックします。実行結果を確認してください。
バッチ実行履歴の確認画面の操作方法については、「バッチ実行履歴の確認」を参照してください。
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一覧の状態列のリンクをクリックすると、実行結果表示画面が表示され、実行時に指定した条件や実行結果の件数、異常終了時の理由が表示されます。
■条件 条件 説明 日付
実行時に指定した日付が表示されます。
社員
“特定社員のデータを削除” で社員を指定した場合、選択した社員名が表示されます。社員を未指定の場合、“全て” と表示されます。