スケジュール
スケジュール機能では、自分自身のスケジュール管理以外に他者へのスケジュールの予約・参照など、会社全体でスケジュール情報を共有できます。
スケジュール機能には、主に以下の機能があります。
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自分自身のスケジュールの管理
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他者へのスケジュールの予約、予約時のメール送信
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予約スケジュールに対する回答
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他者スケジュールの確認
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スケジュール登録時に、受付への連絡事項を同時に通知
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スケジュールと施設の同時予約
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秘書による秘書対象者（役員など）のスケジュール管理
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スケジュールデータのCSV出力（自分および秘書対象者のスケジュールのみ）
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スケジュールへのコメント入力
（1）スケジュールに関するメール送信
スケジュールの登録時などにメールを送信できます。メール送信は、メールが送信されるタイミングによって送信先アドレスが異なります。メールの送信されるタイミングによる送信先は以下の通りです。
| 送信先アドレス | タイミング | 送信先社員 |
|---|---|---|
携帯メールアドレス |
スケジュール登録時 |
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登録済みスケジュールに新たに社員（参加者）が追加された時 |
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予約者がスケジュールを削除した時 |
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スケジュールの日時変更時 |
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E-mailメールアドレス |
予約スケジュールに対する出席回答 |
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予約された社員によるスケジュール出席回答後の回答変更 |
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なお、携帯メールアドレス および E-mailアドレス にメール送信を行うには以下の設定が行われている必要があります。 また、Webサーバから設定したSMTPサーバを利用しメール送信が行える必要があります。
システム設定 |
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ユーザ設定 |
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（2）スケジュールの公開・件名のみ公開・非公開
スケジュールに対して公開設定を行うことができます。
スケジュール公開（参照・予約が可能）は以下の2つの設定により決定されます。
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スケジュール1件単位での設定
１件１件のスケジュールごとに『公開』『件名のみ公開』『非公開』の属性をもちます。
『非公開』にした場合、そのスケジュールに関連する社員（スケジュール登録画面の社員に指定されている社員）のみ参照可能となります。
スケジュールを参照する権限がない社員が参照した場合、空き時間かどうかを確認可能とするため、スケジュールの一覧表示、グラフ表示画面には表示されます。但し、件名が「（予定有）」となり、内容を表示することはできません。
『件名のみ公開』にした場合、件名は分かりますが、『非公開』と同じく内容を表示することはできません。
＜非公開の場合の例＞
上図の場合、友野さん自身のスケジュールは参照できますが、非公開のスケジュールは「（予定有）」となり、10時～12時の間に予定があることはわかるが、内容は確認できません。
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特定社員に対するスケジュール公開先の設定
特定社員に対して、スケジュールを参照できる社員を設定できます。
設定する場合は、「スケジュール公開先の登録」で設定します。スケジュール公開先を指定した場合、公開先に指定された社員以外は、対象社員のスケジュールを一切参照することはできません。スケジュールを一切誰にも公開したくない場合は、自分自身を公開先に指定します。
設定しない場合は、全会社全社員または社内の全社員に公開されます。＜非公開の場合の例＞
社員選択欄の上部にメッセージが表示され、選択した社員のスケジュール自体を参照できません。
■公開先の設定例 社員 公開先 A社員
設定なし
B社員
X社員、Y社員のみ参照可能
上記設定を行い、A社員・B社員それぞれのスケジュールをX社員、Y社員、Z社員（その他の社員）が参照した場合、以下のようになります。
”公開”、”件名のみ公開”、”非公開” はスケジュール1件単位での設定を指します。A社員
B社員
公開
件名のみ公開
非公開
公開
件名のみ公開
非公開
X社員・Y社員
○
△
△
○
△
△
Z社員
○
△
△
×
×
×
○：スケジュール参照可能
△：スケジュール一覧の表示は可能。但し、予定内容は参照不可（スケジュールがあることは確認できるが、内容はわからない）
×：スケジュール一覧・予定内容ともに参照不可（スケジュールの有無もわからない） -
他の会社とのスケジュールの共有
他の会社とスケジュールを共有するかどうかを設定可能です。
他の会社とスケジュールを共有しないとした場合、他の会社の社員のスケジュールの参照やスケジュール予約は行えません。
当設定は、2.特定社員に対するスケジュール公開先の設定よりも優先されます。
設定はスケジュール環境の設定から行います。スケジュール環境の設定は、「スケジュール環境の設定」を参照してください。
（3）秘書機能
役員・社員に対して秘書登録を行うことができます。秘書として登録された人は、秘書対象者（役員・社員）のスケジュールに対して秘書対象者と同様の作業（スケジュールの登録など）が行えます。
秘書は秘書対象（役員・社員）のスケジュールに対して以下のことが行えます。
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秘書対象者のスケジュール登録
通常他の社員のスケジュールを登録した場合、”スケジュール予約” となり予約された社員は出席回答が必要ですが、秘書が登録した場合は直接登録となり出席回答は不要となります。
役員にスケジュールが登録された場合、秘書にも予約メールが送信されます。 -
秘書対象者の予約スケジュールの出席回答
秘書対象者の代わりに、秘書が予約スケジュールの出席回答を行えます。秘書が出席回答を行った場合、秘書対象に対しても予約回答メールが送信されます。 -
スケジュールの参照
スケジュール公開先の設定にかかわらず、秘書対象者のスケジュールを参照できます。
ただし、スケジュール１件単位での公開区分を ”非公開” に設定したスケジュールの場合、スケジュール環境の設定により、参照を許可するかしないかを設定可能です。
スケジュール環境の設定に関しては、「スケジュール環境の設定」を参照してください。
秘書は、一人の役員に対して複数の秘書を設定できます。また、一人の社員を複数の役員の秘書に設定することも可能です。
秘書の設定は、スケジュール公開先の登録で行います。スケジュール公開先の設定は、「スケジュール公開先の登録」を参照してください。
（4）スケジュールに関する設定
スケジュール機能に関する設定作業には以下の項目があります。必要に応じて実行してください。
- スケジュール環境の設定
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表示に関する設定やメール送信、出先・空き状況画面の自動更新間隔などスケジュールに関する様々な環境設定を行います。
- 予定区分の登録
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”会議” や ”来客” などのスケジュールの区分（予定区分）を登録します。また、グラフ表示時の予定区分の色を指定します。
予定区分は初期データ登録されています。必要に応じて変更してください。 - 受付場所の登録
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スケジュール登録時に、受付に来訪者の情報を連絡する場合、連絡先の受付場所を登録します。
受付を利用しない場合、「スケジュール環境の設定」にて、受付への連絡事項欄を非表示にできます。 - スケジュール公開先の登録
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スケジュールの参照・予約権限を設定します。また、秘書の設定を行います。
初期設定では、全員のスケジュールが参照可能な状態となります。公開先の制限を行う場合や、秘書を設定する場合に登録してください。
なお、他会社のスケジュールの参照については、「スケジュール環境の設定」にて行います。 - スケジュール件名の登録
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よく使用するスケジュールの件名をあらかじめ登録できます。
登録した件名は、スケジュール登録時に、件名一覧から選択することにより使用できます。 - 役員の登録
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「役員スケジュール」から起動するスケジュールに表示するユーザを指定します。
- 外部連携の設定
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外部システムへの情報更新など、標準機能では実現できない機能を実装する場合に設定します。
ユーザがスケジュールを操作した際に、外部プログラムを呼び出すよう設定を行います。
なお、外部プログラムは別途アドオン開発する必要があります。 - スケジュールデータの使用状況CSV出力
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社員ごとのスケジュールデータの使用状況をCSVファイルに出力し、ダウンロードして確認することができます。
- スケジュールデータの削除
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スケジュールデータを、日付を指定して一括削除できます。特定社員のスケジュールのみ削除することも可能です。