(1)申請様式の登録

決裁ルートの基本となる申請様式を登録します。また、申請様式ごとにメッセージの通知方法、ルート変更の可否などの設定を行います。
当システムで初期提供されている申請書(経費精算申請)については、あらかじめ申請様式が決められています。所定の申請様式に対する各種設定を行ってください。

汎用申請の申請書については、汎用申請の設定にて設定を行いますが、Ver3.2c以前から利用している一部の汎用申請の申請様式については当画面でも設定変更できます。汎用申請の設定については、ユーザーズマニュアル 汎用申請設定編 を参照してください。

申請様式を登録する

  1. image7 > 決裁ルートの設定 をクリックします。

  2. 決裁ルートの設定画面のStep.4「申請様式の設定」 をクリックします。

  3. 申請様式一覧画面のimage32をクリックします。

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  4. 申請様式基本情報編集画面に申請様式に関する基本情報を設定します。

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    項目名 説明

    様式コード *

    管理番号となる様式コードを入力します。9000 から zzzz の範囲で入力してください。登録後は変更できません。

    様式名称 *

    申請様式の名称を入力します。

    様式分類

    様式分類を選択します。
    新規に様式分類を登録する場合は、「様式分類の登録」を参照してください。

    使用区分

    この申請様式を使用しなくなった場合に、選択します。選択すると様式選択リストに表示されなくなります。

    ■ルート分岐に関する設定

    ルート判定

    申請時に入力された値によって、ルートを判定し、分岐するかどうかを選択します。登録後は変更できません。

    ルート判定項目

    ルート判定を “する” に設定した場合、ルート判定の基準となる項目の種類を “区分値” と “数値範囲” から選択します。最大3つまで設定できます。項目の種類は、登録後は変更できません。
    「判定項目名」には項目を識別するための名称を入力します。入力した名称は申請種別の登録時に項目名として表示されます。

    ■申請に関する設定

    ルート変更

    申請者が申請を行うときのルート変更に関する、使用範囲を指定します。
    申請者が申請時にルート変更を行うときに、ルートの変更・追加のいずれも許可するか、追加のみ許可するかを選択します。
    また、ルート追加/変更時に決裁者の変更を許可する場合は、"決裁者の変更を許可する" を選択します。
    なお、ルート変更の可否は、各アプリケーション(申請書)の設定に依存します。

    前回ルートの再利用

    取下・差戻し後の再申請時に前回申請時のルートを再利用するかどうかを指定します。ただし、再利用する場合でも、ワークフロールート決定のための条件が変更されている場合は、ルートは再生成されます。

    申請日(ルートの基準となる日付)が、前回申請時と再申請後で異なり、かつ、間に組織の発令がされていた場合、前回ルートは再利用されません。

    ■ルート生成に関する設定

    ルート種別

    ルート種別を選択します。登録後は変更できません。

    "審議・決裁を行う"

    審議・決裁を行う申請書の場合に選択します。すべての審議権限が利用できます。

    "回覧・同報のみ"

    審議・決裁を行わない順番に回覧していく申請書の場合に選択します。

    採番ルール *

    申請番号の採番ルールを選択します。
    新規に採番ルールを作成する場合は、「(2)採番ルールの登録」を参照してください。

    ルート種別が ”回覧・同報のみ” の場合は、付番タイミングを”申請時”に指定した採番ルールのみ選択可能です。

    同一審議者重複

    決裁ルート上に同一審議者が重複した場合の処理を選択します。

    "何もしない"

    何もしません。重複した場合は、複数回の審議が必要です。

    "承認順序の最も低いものを
    残す"

    承認順序内で最初の審議のみを残します。

    "承認順序の最も高いものを
    残す"

    承認順序内の最後の審議のみを残します。

    なお、重複した場合の審議権限などによっては、上記に該当しない場合もあります。例えば、同一社員が"審議"の後に "決裁" で重複した場合は、"承認順序の最も低いものを残す" を選択していたとしても、"決裁" が残ります。

    同一社員に複数権限時の扱い

    生成されたルート上に同一社員が承認、回覧、同報に存在する場合、承認のみにまとめるかどうかを指定します。

    組織図ルートで申請者=決裁者時の扱い

    組織図から生成されたルートが申請者=決裁者になる場合の処理を選択します。

    "何もしない"

    申請者がそのまま決裁者となります。

    "上位役職者を決裁者として
    ルートに加える"

    上位役職者がルートに加えられます。自己決裁を許可しない場合に使用します。

    当設定は、ルート内の最後の組織図ルート(審議)にのみ適用されます。
    例えば、「①組織図レベル3審議 → ②部品 → ③組織図レベル1審議」というルートの場合、申請者=決裁者の判断がされるのは、「③組織図レベル1審議」で生成されたルートに対してのみとなります。
    部門の決裁権限や組織図ルートに指定したレベルの部門が存在しない場合など、「①組織図レベル3審議」で申請者=決裁者となる場合は、当設定は適用されず、エラー「ルート内に必要な権限を持った人が存在しません」になります。

    専決事項

    組織図から自動生成されるルート内の中間審議者を自動的に取り除きます。
    例えば、組織図ルートで、申請者 → 課長 → 部長 と回る場合に、課長を除き申請者 → 部長 と回す場合に選択します。
    なお、ルート種別に "審議・決裁を行う" を選択した場合のみ有効になります。

    フロー後の動作

    ルートの最後に申請者を「戻り」として自動的に付加したい場合に選択します。

    申請者の直後に同一社員連続時の動作

    生成されたルートにおいて申請者の直後に申請者と同じ社員が連続して存在する場合、申請と同時に承認・確認済み状態とする場合に選択します。
    ただし、審議権限:“戻り”、“受付”、“合議受付”、“合議” には適用されません。

    当項目を選択していても、以下の場合は申請と同時に承認・確認状態になりません。

    • 申請者の直後に以下いずれかのルートが存在し、その中に申請者が存在している場合
       ルート部品:グループ1名、指定社員1名
       組織図:審議者1名

    • 汎用申請の審議時の修正・追記が必須に設定されている場合

    • 代理申請した案件

    • 申請者が代行依頼中の場合

    ■審議・決裁に関する設定

    ルート変更

    審議者が審議を行うときに、ルート変更・追加のいずれも許可するか、追加のみ許可するかを選択します。

    同報追加機能

    申請済みの案件に対して、同報追加できるようにするかどうかを指定します。
    承認予定や審議済みの状態でも、随時、ルートの最後に ”同報” 権限で社員を追加することができます。

    後閲機能の使用方法

    後閲機能(審議者を任意にスキップして次の審議者に案件を回す機能)の使用方法を指定します。

    "使用しない"

    後閲機能を使用しません。

    "予定のみ使用する"

    承認予定案件から承認順序の上位者が下位の審議者を後閲する場合のみ許可します。

    "承認時・予定ともに
    使用する"

    審議時に下位審議者が上位審議者を後閲する、予定案件から上位審議者が下位審議者を後閲する場合の両方を使用します。

    ルート種別が “審議・決裁を行う” の場合に、後閲ボタンを「審議」または「決裁」権限の審議者にのみ表示する場合は “後閲は審議・決裁者のみ利用可能とする” を選択します。

    • 後閲機能は、自分の審議権限によって実行できる場合と実行できない場合があります。また、決裁者をスキップ(後閲)できないなど、一部の権限の人をスキップ(後閲)することはできません。

    • 後閲機能を使用する場合、承認予定案件の画面を表示する際に、承認状況欄の「後閲」チェックボックスをあらかじめ選択状態にしておくかどうかを選択できます。設定については「ワークフローシステム環境の設定」を参照してください。

    否認

    審議・決裁時に否認を使用するかどうかを指定します。
    ルート種別が “審議・決裁を行う” の場合のみ選択できます。

    条件付決裁

    決裁時に条件付決裁を使用するかどうかを指定します。

    申請者本人による決裁

    自分が申請した案件を決裁することを許可するかどうかを指定します。
    許可しない場合は自分が申請した案件を決裁する際にエラーメッセージが表示され決裁できなくなるため、ルート変更等で本人以外を決裁者に設定する必要があります。
    ルート種別が “審議・決裁を行う” の場合のみ選択できます。

    決裁取消

    決裁後の回覧者による決裁取消機能を使用するかどうかを指定します。
    決済取消可能者を制限する場合は、権限を設定してください。
    image91 をクリックし、アクセス権限を設定します。
    アクセス権限の設定については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「権限設定」を参照してください。
    設定できる権限は、"公開しない" または "決裁取消可" となります。
    なお、事後処理を使用する場合、決裁取消後の事後処理を別途設定してください。

    補足情報使用区分

    決裁時の補足情報を使用するかどうかを指定します。当機能はアドオン開発にて、補足情報に表示するコンテンツを作成した場合に利用します。

    補足情報表示名

    補足情報使用区分欄を "使用する" に設定した場合に指定します。
    補足情報起動用のボタンの名称を入力します。

    補足情報URL

    補足情報使用区分欄を "使用する" に設定した場合に指定します。
    作成したアドオンプログラムのURLを指定します。

    修正処理使用区分

    審議決裁時に、申請内容の修正処理を使用するかどうかを指定します。
    アドオン開発にて作成した修正を行うプログラムを利用する場合は、“個別アプリケーションを設定する” を選択してください。

    Ver3.2c以前から利用している汎用申請の申請様式については、この項目にて追記機能の利用有無を設定できます。追記機能を利用する場合は、”汎用申請の追記機能を使用する” を選択してください。また、追記が可能な審議者が、審議時に必ず修正・追記を行うように制御したい場合は、“起案内容変更完了制御を行う” にチェックを入れてください。
    なお、追記機能は汎用申請のみ対応しています。汎用申請以外の申請様式に対して ”汎用申請の追記機能を使用する” を設定しても追記機能は利用できません。

    修正処理URL

    修正処理使用区分欄で “個別アプリケーションを設定する” を選択した場合に、修正を行うプログラムのURLを指定します。

    ■アシストメッセージに関する設定

    アシストメッセージ表示方法

    承認依頼のメッセージを個別に表示するか、「その他の承認依頼」にまとめて表示するかを選択します。
    "個別に件数を表示する" を選択した場合は、メッセージ書式、アシストメッセージ分類を選択してください。

    メッセージ書式

    アシストメッセージ表示方法欄で "個別に件数を表示する" を選択した場合に指定します。アシストメッセージに表示する内容を入力します。

    メッセージ文字色

    アシストメッセージの文字色を選択します。アシストメッセージ表示方法欄で "個別に件数を表示する" を選択した場合のみ指定可能です。
    image92 をクリックして色の候補から選択すると、指定した文字色のサンプルが表示されます。

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    「自動」を選択した場合は、未指定と同様となります。

    アシストメッセージ分類

    アシストメッセージ表示方法欄で "個別に件数を表示する" を選択した場合に指定します。アシストメッセージの表示先の分類を選択します。
    アシストメッセージ分類を新規に登録する場合は、「アシストメッセージ分類の登録」を参照してください。

    審議結果通知

    審議・決裁の結果の通知先を選択します。

    ■メール送信に関する設定

    承認依頼

    承認依頼をアシストメッセージだけでなく、メールでも送信する場合に送信先(E-Mail、携帯メール)を選択します。

    審議結果通知

    審議・決裁結果の通知をアシストメッセージだけでなく、メールでも送信する場合に送信先(E-Mail、携帯メール)を選択します。

    コメント通知

    コメント通知、確認・指示コメント通知をアシストメッセージだけでなく、メールでも送信する場合に送信先(E-Mail、携帯メール)を選択します。

    ■連携情報に関する設定

    ファイル管理連携

    Ver3.2c以前から利用している汎用申請の申請様式については、この項目にてファイル管理への連携方法を指定できます。連携する場合は、連携先のフォルダを指定してください。
    なお、ファイル管理への連携は汎用申請のみ対応しています。ファイル管理への連携機能については、ユーザーズマニュアル 汎用申請設定編「汎用申請の設定概要」の「(6)ファイル管理連携」の項を参照してください。

    "連携しない"

    連携しません。

    "決裁時に連携"

    決裁された時にファイル管理にデータが作成されます。ルート種別が "審議・決裁を行う" の場合のみ選択できます。

    "フロー完了時に連携"

    ルート種別が "審議・決裁を行う" の場合は、ルート内のすべての社員の審議(確認)が完了した時にファイル管理にデータが作成されます。
    ルート種別が "回覧・同報のみ" の場合は、回覧完了時にファイル管理にデータが作成されます。

    当項目は、以下の条件を満たす場合のみ表示されます。

    • ライセンス「グループウェア」または「汎用申請」が登録されている

    • 様式番号が9000番以上の場合

  5. image94をクリックします。一覧の最後に追加されます。

一覧にて表示順の変更が可能です。表示順の変更については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「表示順の変更」を参照してください。なお、並び替えは、一覧にて様式分類に ”すべて” を指定した時のみ可能です。

申請様式を変更する

  1. 申請様式一覧から変更する申請様式の名称をクリックします。

  2. 申請様式内容表示画面の申請様式基本情報欄のimage95をクリックします。

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  3. 申請様式基本情報編集画面が表示されます。以降の操作は、「申請様式を登録する」の項を参照してください。

申請様式基本情報編集画面にて、image63をクリックすると、申請様式を削除できます。
ただし、削除は間違えて登録してしまったときなど、この申請様式が使用されていない場合にのみ使用してください。
利用済みの申請様式を使用しなくなった場合は、申請様式基本情報編集画面にて、使用区分を "使用しない" に設定してください。
なお、当システムで初期提供されている申請様式は削除できません。

Ver3.2c以前から利用している汎用申請の申請様式については、1つの申請様式を複数の汎用申請の申請書で共通で使用する設定になっているものがあります。そのため、申請様式の設定を変更すると、その申請様式を使用している汎用申請の申請書すべてに影響します。
申請様式一覧から image97 をクリックし、該当の申請様式がどの汎用申請の申請書で使用されているかを確認し、設定が変更されても問題ないかを事前に確認してください。

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なお、汎用申請の設定において、複数の申請書で共通で使用する設定を解除することができます。詳細は、ユーザーズマニュアル 汎用申請設定編「申請書の変更」の「■Ver3.2c以前から利用している申請書について」を参照してください。

申請様式を参照作成する

作成済みの申請様式を利用して、新しい申請様式を作成できます。
参照作成時には、以下の設定情報が参照元のデータより複写されます。

  • 申請様式基本情報

  • 事後処理設定内容

  • 申請種別情報およびルート設定情報

  • 案件参照権限

  1. 申請様式一覧から参照元の申請様式の名称をクリックします。

  2. 申請様式内容表示画面のimage66をクリックします。

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  3. 参照元の申請様式の情報を複写した状態で、申請様式基本情報編集画面が表示されます。

    画面起動時、様式名称には、参照元の様式名称の先頭に “コピー” の文字列が自動的に編集された状態で表示されます。

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  4. 内容を変更し、image45をクリックすると、新規に申請様式が登録されます。
    登録した申請様式の設定内容を変更する場合は、申請様式を変更する手順と同様です。

    申請様式基本情報と同時に、事後処理設定内容、申請種別情報、案件参照権限等の情報も複写して登録されます。登録後、必要に応じて各設定を修正してください。

申請様式基本情報の「ルート判定」「ルート判定項目」「ルート種別」は、参照作成時に変更できません。
また、参照作成時に複写される申請種別情報は、以下の適用日の設定情報のみとなります。

  • 参照作成した日付以前での最新の適用日

  • 参照作成した日付より未来の適用日すべて

上記より古い適用日の設定情報は複写されません。