作業

作業機能では、自分自身の作業管理を行えます。また、他者への作業の依頼を行うことができ、依頼した作業に関してコメントのやりとりができ、作業に関わる進捗情報を一元管理することができます。
作業機能には、主に以下の機能があります。

  • 自分自身の作業の管理

  • 他者への作業の依頼

  • 他者の作業の参照

  • 作業状況の管理

  • コメントの入力

  • 作業の依頼、依頼した作業の削除時の携帯メールアドレスへのメール送信

（1）作業に関する設定

作業機能に関する設定作業には以下の項目があります。必要に応じて実行してください。

作業環境の設定

他の会社との作業情報の共有および携帯メール送信の使用有無など作業に関する様々な環境設定を行います。

作業優先度の登録

作業優先度の選択肢を登録します。作業優先度は初期データ登録されています。必要に応じて変更してください。

作業状況区分の登録

作業状況区分の選択肢を登録します。作業状況区分は初期データ登録されています。必要に応じて変更してください。

作業データの使用状況CSV出力

社員／完了状態ごとの作業データの使用状況をCSVファイルに出力し、ダウンロードして確認することができます。

作業データの削除

作業データを、日付を指定して一括削除できます。特定社員が登録した作業のみ削除することも可能です。

作業環境の設定

他の会社との作業情報の共有および携帯メール送信の使用有無など作業に関する様々な環境設定を行います。

作業環境を設定する

  1. image5 ＞ グループウェア ＞ 作業の設定 をクリックします。

  2. Step.1「作業環境の設定」 をクリックします。

  3. 作業環境の設定画面にて、以下の項目を入力します。

    image77 frame

    項目名 説明

    他の会社との作業情報の共有

    他の会社と作業情報を共有するかどうかを指定します。
    ”共有しない” にした場合、他の会社の作業の参照や作業依頼は行えません。

    携帯メールの送信

    携帯メール送信機能の使用有無と、使用する場合の初期値を指定します。
    "使用しない" を選択した場合、携帯メールは送信されません。

    公開・非公開の
    デフォルト設定

    作業登録画面起動時の公開／非公開の初期値を指定します。

    第三者によるコメント
    登録

    依頼元・依頼先社員・関係者以外の社員によるコメント登録を許可するかしないかを指定します。“許可する” にした場合、コメントの登録とコメントに対してリアクションをすることが可能です。

  4. image10をクリックします。

作業優先度の登録

作業の優先度を登録します。当システム標準で、”通常”、”優先”、”緊急” の３つの区分が準備されています。必要に応じて追加・削除を行ってください。

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作業優先度を追加する

  1. image5 ＞ グループウェア ＞ 作業の設定 をクリックします。

  2. Step.2「作業優先度の登録」 をクリックします。

  3. 作業優先度の登録画面にて、以下の項目を入力します。

    image79 frame 2

    項目名 説明

    区分番号 *

    管理番号を登録します。登録後は変更できません。

    名称 *

    優先度の名称を入力します。

    ○○名称

    多言語オプションが登録されている場合、登録した言語の名称入力欄が表示されます。項目名に表示されている言語の名称を入力します。
    （○○には言語名が表示されます。例：英語名称）
    言語ごとの名称が入力されていない場合、日本語の名称が表示されます。

    文字色

    一覧表示時に文字色を変更したい場合は、表示したい色を英語色名（red, black等）又は RGB値（#ff0000、#000000等）で入力してください。

    使用区分

    過去に利用した作業優先度を使用しなくなる場合は、”表示しない” を選択してください。
    ”表示しない” を選択すると、優先度の選択肢に表示されなくなります。

  4. image15をクリックします。一覧の一番下に追加されます。

    • 変更する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックします。クリックすると、入力域に内容が表示されます。内容を変更後、image17をクリックします。

    • 削除する場合は、一覧から対象項目を選択し、image18 をクリックします。利用済みの作業優先度を削除すると登録データに影響します。利用済みの場合は、削除せずに使用区分を”表示しない”に変更してください。

    • image19をクリックすると、新規入力状態に戻ります。編集中の情報はすべて消去されます。

    • 多言語オプションが登録されている場合、一覧の言語を切り替えるには表示言語を選択してください。

    • 一覧にて表示順の変更が可能です。表示順の変更については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「表示順の変更」を参照してください。

作業状況区分の登録

作業状況区分を登録します。当システム標準で、”未着手”、”作業中”、”完了” の３つの区分が準備されています。必要に応じて追加・変更を行ってください。

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作業状況区分を追加する

  1. image5 ＞ グループウェア ＞ 作業の設定 をクリックします。

  2. Step.3「作業状況区分の登録」 をクリックします。

  3. 作業状況区分の登録画面に、以下の項目を入力します。

    image81 frame 2

    項目名 説明

    区分番号 *

    管理番号を登録します。登録後は変更できません。

    名称 *

    作業状況の名称を入力します。

    ○○名称

    多言語オプションが登録されている場合、登録した言語の名称入力欄が表示されます。項目名に表示されている言語の名称を入力します。
    （○○には言語名が表示されます。例：英語名称）
    言語ごとの名称が入力されていない場合、日本語の名称が表示されます。

    使用区分

    過去に利用した作業状況区分を使用しなくなる場合は、”表示しない” を選択してください。
    ”表示しない” を選択すると、作業状況の選択肢に表示されなくなります。

  4. image15をクリックします。一覧の一番下に追加されます。

    • 変更する場合は、一覧から対象項目のラジオボタンをクリックします。クリックすると、入力域に内容が表示されます。内容を変更後、image17をクリックします。

    • 削除する場合は、一覧から対象項目を選択し、image18 をクリックします。利用済みの区分を削除すると登録データに影響します。利用済みの場合は、削除せずに使用区分を”表示しない”に変更してください。

    • システム提供により変更・削除できない項目は、一覧から選択できません。

    • image19をクリックすると、新規入力状態に戻ります。編集中の情報はすべて消去されます。

    • 多言語オプションが登録されている場合、一覧の言語を切り替えるには表示言語を選択してください。

    • 一覧にて表示順の変更が可能です。表示順の変更については、ユーザーズマニュアル 基本編「共通操作」の「表示順の変更」を参照してください。

作業データの使用状況CSV出力

社員／完了状態ごとの作業データの使用状況をCSVファイルに出力し、ダウンロードすることができます。

作業データの使用状況をCSVファイルに出力する

  1. image5 ＞ データ使用状況CSV出力 をクリックします。

  2. 左ペインの image82 をクリックします。

  3. 作業データの使用状況CSV出力画面で、出力条件を指定します。

    image83 frame

    項目名 説明

    日付 *

    指定した日付以前に登録されたデータが対象となります。

    特定社員のデータを出力

    社員を選択した場合、選択した社員が依頼元の作業データのみ出力の対象となります。社員を選択しない場合は、全社員のデータが対象となります。最大100名まで指定できます。
    退職した社員を選択する場合、基準日を退職者が所属していた日に変更し、社員を選択してください。指定した基準日時点での組織図から社員を選択できます。

  4. image46をクリックします。

  5. 確認メッセージが表示されます。内容を確認し、image47をクリックします。

  6. image48をクリックします。
    実行結果の確認を行います。詳細は、「CSV出力結果を確認する」の項を参照してください。

CSV出力結果を確認する

CSV出力結果を確認します。手順は「スケジュールデータの使用状況CSV出力」の「CSV出力結果を確認する」を参照してください。
出力されるCSVファイルのレイアウトは以下の通りです。

■CSVレイアウト（ファイルの文字コード：Shift-JIS）

社員ごとに完了した作業、まだ完了していない作業のレコード件数とサイズ合計が出力されます。

項目名 説明

1

ユーザID

ユーザIDが出力されます。

2

社員名

社員名が出力されます。

3

退職区分

対象社員が退職している場合、”退職” と出力されます。

4

退職日

対象社員が退職している場合、退職日が出力されます。

5

完了/未完了

作業の完了状態が出力されます。

6

レコード件数

対象社員が依頼元の作業データ件数が出力されます。
ユーザが作業を削除した場合、内部的にデータは削除されていません。このデータもカウントされます。

7

添付ファイルサイズ合計

当システムのデータベース（Symfoware Server）内で対象データが占有している容量の推定値が出力されます。

作業データの削除

作業データの一括削除を行います。一度削除すると元に戻せませんのでご注意ください。

作業データを削除する

  1. image5 ＞ データ削除 をクリックします。

  2. 左ペインの image82 をクリックします。

  3. 作業データの削除画面で、削除条件を指定します。

    image84 frame

    項目名 説明

    日付 *

    指定した日付以前に登録されたデータが削除されます。

    削除条件

    以下のいずれかから削除条件を選択、指定します。

    "すべて削除"

    ：

    指定日以前に登録されたデータをすべて削除します。

    "完了状態のデータを
    削除"

    ：

    指定日以前に登録された完了データを削除します。

    "削除状態のデータを
    削除"

    ：

    ユーザが作業を削除した場合、内部的にデータは削除されていません。このデータを物理的に削除する場合に指定します。

    特定社員のデータを削除

    社員を選択した場合、選択した社員が依頼元の作業データのみ削除の対象となります。社員を選択しない場合は、全社員のデータが対象となります。
    退職した社員を選択する場合、基準日を退職者が所属していた日に変更し、社員を選択してください。指定した基準日時点での組織図から社員を選択できます。

  4. image46をクリックします。

  5. 確認メッセージが表示されます。内容を確認し、image47をクリックします。

  6. image58をクリックします。実行結果を確認してください。
    バッチ実行履歴の確認画面の操作方法については、「バッチ実行履歴の確認」を参照してください。

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  7. 一覧の状態列のリンクをクリックすると、実行結果表示画面が表示され、実行時に指定した条件や実行結果の件数、異常終了時の理由が表示されます。

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    ■条件
    条件 説明

    日付

    実行時に指定した日付が表示されます。

    削除条件

    実行時に選択した削除条件が表示されます。

    社員

    “特定社員のデータを削除” で社員を指定した場合、選択した社員名が表示されます。未指定の場合、“全て” と表示されます。