社内メール

社内メールでは、社内の当システムを利用している社員に対してメールを送信できます。通常のE-Mailと異なり宛先に指定された社員が開封したかどうかを確認できます。
社内メール機能には、主に以下の機能があります。

  • メールの送信。宛先としてToとCcとBccを指定可能（Bccはシステム設定にて使用可否を設定可能）

  • メールに対するコメント入力（システム設定にて使用可否を設定可能）

  • 受信メールに対する返信

  • メールの転送

  • 受信者の開封状況の確認

  • フラグの設定

  • フォルダを作成し、受信・送信したメールをフォルダに移動可能

  • ローカル（クライアントパソコン）への保存（システム設定に使用可否を設定可能）

  • 送信済みの社内メールに宛先を追加可能

  • メールの振り分け

なお、外部へのE-mailの送信やE-mailの受信は行えません。

（1）社内メールに関する設定

社内メール機能に関する設定作業には以下の項目があります。必要に応じて実行してください。

社内メール環境の設定

開封確認のタイミングや携帯メール送信の有無など社内メールに関する様々な環境設定を行います。

社内メールデータの使用状況CSV出力

社員ごとの社内メールデータの使用状況をCSVファイルに出力し、ダウンロードすることができます。

社内メールデータの削除

社内メールデータを一括削除します。

社内メール環境の設定

開封確認のタイミングや携帯メール送信の有無など社内メールに関する様々な環境設定を行います。

社内メール環境を設定する

  1. image5 ＞ グループウェア ＞社内メールの設定 をクリックします。

  2. Step.1「社内メール環境の設定」 をクリックします。

  3. 社内メール環境の設定画面に、以下の項目を入力します。

    image119 frame

    項目名 説明

    開封確認

    社内メールの開封確認のタイミングを指定します。

    ”内容表示で確認する”

    ：

    社内メールの内容表示画面を開いた段階で自動的に開封状態とします。
    一覧画面では既読にするボタンが表示され、複数の社内メールを一括で開封状態にできます。

    ”確認ボタンで確認する”

    ：

    社内メールの内容表示画面にて、確認ボタンをクリックした段階で開封状態とします。
    ”確認ボタンで確認する” を選択した場合、内容表示画面に確認ボタンが表示されます。また、一覧画面にも確認ボタンが表示され、複数の社内メールを一括で開封状態にできます。

    携帯メールの送信

    携帯メール送信機能の使用有無を指定します。
    "使用しない" を選択した場合、携帯メールは送信されません。
    "使用する" を選択した場合、メール送信の初期値および携帯メール送信時の本文の最大文字数（半角）を指定します。本文全てを携帯メールで送信する場合は、"0" を指定します。なお、携帯端末によっては本文が長すぎる場合にメールを受信できない場合がありますので留意してください。

    コメント機能の使用

    コメント機能の使用有無を指定します。“使用する” にした場合、コメントの登録とコメントに対してリアクションをすることが可能です。

    ローカルに保存機能の
    許可

    クライアントパソコンにメールを保存する機能を許可するかしないかを指定します。

    ゴミ箱データ自動削除

    ゴミ箱に格納されたデータを指定日数経過後に自動的に削除したい場合、経過日数を指定します。なお、ゴミ箱データの削除は、夜間バッチで自動削除されます。
    自動削除を行わない場合は、"0" を指定します。

    デフォルト検索期間

    社内メール検索画面の検索期間の初期値を指定します。

    宛先追加

    宛先追加機能の使用有無を指定します。
    宛先追加は、メール送信時に受信者による宛先追加を許可するかしないかを指定できます。宛先追加機能を "使用する" に指定した場合、初期値を指定できます。

    Bccの使用

    Bcc機能の使用有無を指定します。
    Bccの使用を "使用する" に指定した場合、メール送信時に宛先にBccとして送信する社員を指定可能となります。

    一覧の差出人に部門名を表示

    一覧画面の差出人欄に部門名を表示するかしないかを指定します。

  4. image10をクリックします。

社内メールデータの使用状況CSV出力

社員ごとの社内メールデータの使用状況をCSVファイルに出力し、ダウンロードすることができます。

社内メールデータの使用状況をCSVファイルに出力する

  1. image5 ＞ データ使用状況CSV出力 をクリックします。

  2. 左ペインの image120 をクリックします。

  3. 社内メールデータの使用状況CSV出力画面で、出力条件を指定します。

    image121 frame

    項目名 説明

    送信日 *

    送信日時が指定した日付以前のデータが対象となります。

    特定社員のデータを出力

    社員を選択した場合、選択した社員の社内メールデータのみ出力の対象となります。社員を選択しない場合は、全社員のデータが対象となります。最大100名まで指定できます。
    退職した社員を選択する場合、基準日を退職者が所属していた日に変更し、社員を選択してください。指定した基準日時点での組織図から社員を選択できます。

  4. image46をクリックします。

  5. 確認メッセージが表示されます。内容を確認し、image47をクリックします。

  6. image48をクリックします。
    実行結果の確認を行います。詳細は、「CSV出力結果を確認する」の項を参照してください。

CSV出力結果を確認する

CSV出力結果を確認します。手順は「スケジュールデータの使用状況CSV出力」の「CSV出力結果を確認する」を参照してください。
出力されるCSVファイルのレイアウトは以下の通りです。

■CSVレイアウト（ファイルの文字コード：Shift-JIS）
項目名 説明

1

ユーザID

ユーザIDが出力されます。

2

社員名

社員名が出力されます。

3

退職区分

対象社員が退職している場合、”退職” と出力されます。

4

退職日

対象社員が退職している場合、退職日が出力されます。

5

レコード件数

対象社員の社内メールデータ件数が出力されます。
送信者本人が自分自身を宛先（To, Cc, Bcc）に指定して送信した社内メールの場合、2件としてカウントされます。
また、ゴミ箱にあるデータもカウントされます。

6

添付ファイルサイズ合計

当システムのデータベース（Symfoware Server）内で対象データが占有している容量の推定値が出力されます。

社内メールデータの削除

社内メールデータの一括削除を行います。一度削除すると元に戻せませんのでご注意ください。

社内メールデータを削除する

  1. image5 ＞ データ削除 をクリックします。

  2. 左ペインの image120 をクリックします。

  3. 社内メールデータの削除画面で、削除条件を指定します。

    image122 frame

    項目名 説明

    送信日 *

    送信日時が指定した日付以前のデータが削除されます。また、指定した日付以前に退職した社員（退職日で判定）でメールが存在しない場合、フォルダも削除されます。

    特定社員のデータを削除

    社員を選択した場合、選択した社員の社内メールデータのみ削除の対象となります。社員を選択しない場合は、全社員のデータが対象となります。
    退職した社員を選択する場合、基準日を退職者が所属していた日に変更し、社員を選択してください。指定した基準日時点での組織図から社員を選択できます。

  4. image46をクリックします。

  5. 確認メッセージが表示されます。内容を確認し、image47をクリックします。

  6. image58をクリックします。実行結果を確認してください。
    バッチ実行履歴の確認画面の操作方法については、「バッチ実行履歴の確認」を参照してください。

    image123 frame

  7. 一覧の状態列のリンクをクリックすると、実行結果表示画面が表示され、実行時に指定した条件や実行結果の件数、異常終了時の理由が表示されます。

    image124 frame

    ■条件
    条件 説明

    送信日

    実行時に送信日に指定した日付が表示されます。

    社員

    “特定社員のデータを削除” で社員を指定した場合、選択した社員名が表示されます。社員を未指定の場合、“全て” と表示されます。